Google PlusFacebookTwitter

Czy warto ręcznie wprowadzać dane do systemów?

dodano przez dn. Maj 22, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne |

Share On GoogleShare On FacebookShare On Twitter

Pisma, wnioski, faktury, oferty, podania… każda firma czy instytucja codziennie otrzymuje setki czy tysiące dokumentów. Zawarte na nich dane trafiają do systemów informatycznych. Zwykle są wprowadzane ręcznie, ale jest też inny sposób, o którym można przeczytać w opublikowanym na internetowych stronach Rzeczpospolitej artykule „Automatyczne zaczytywanie danych”. Mowa w nim o Fakturomacie, czyli narzędziu do rozpoznania, zinterpretowania, sprawdzania i wreszcie wysłanie danych z faktur do dalszego wykorzystania. Fakturomat opracowała wchodzącą w skład grupy Arcus spółka Docusoft.

Pracownik wprowadzając kolejne dane z faktur takie jak: numer, data wystawienia, wartości netto i brutto szybko może się nudzić i stopniowo tracić koncentrację. O błędy nie trudno. Wprowadzone do systemów księgowych danych muszą zostać dodatkowo sprawdzone. To wszystko kosztuje. Jak mówią szacunki 70 groszy wynosi koszt wprowadzenia przez pracownika jednej faktury do systemu. Dzięki rozwiązaniom informatycznym to około 20-30 groszy.

Działanie Fakturomatu jest niezwykle proste i skuteczne. W pierwszym etapie dane są zaczytywane z faktury papierowej  lub jej postaci elektronicznej. Potem, już w etapie interpretacji następuje ich selekcja zgodnie z przyjętymi założeniami. Może to być np. data, NIP czy wartość. Wreszcie po  weryfikacji sum czy poprawności podanego konta bankowego dane zostają przesłane do systemu obiegu dokumentów.

Narzędzie oferowane przez Docusoft może zostać z powodzeniem wykorzystane podczas weryfikacji dostaw towarów. Zaczytując faktury towarowe, porównuje informacje z zamówieniami i dokumentami magazynowymi. Dzięki temu szybko i sprawnie wykrywa wszelkie niezgodności. Fakturomat może być stosowany jako niezależny produkt. Jest również dostępny jako moduł systemu Vario czyli oprogramowania, które m.in. od strony operacyjnej, dokumentacyjnej czy realizacji budżetu wspiera zarządzanie projektami.

Fakturomat podczas odbywającej się w kwietniu Gali Technobiznes otrzymał tytuł Hit 2018 roku. Wyróżnienie przyznaje Kapituła Redakcji Gazety Bankowej doceniając produkty i usługi, które mogą stać się popularne na rynku w najbliższych miesiącach.

Na stronie docusoft.pl można znaleźć więcej informacji nt. potencjału elektronicznego obiegu dokumentów.