Google PlusFacebookTwitter

Szybkie zarządzanie korespondencją masową

dodano przez dn. Lip 2, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, RODO, Zarządzanie korespondencją |

Share On GoogleShare On FacebookShare On Twitter

Żmudne i czasochłonne, odrywające od codziennych obowiązków i męczące – tak postrzegane są w firmach zadania związane z przygotowaniem w określonym czasie kilkuset czy kilku tysięcy pism do wysłania. Na rynku dostępne są jednak rozwiązania, które doskonale zastępują pracowników w realizacji takich czynności, jak przygotowanie korespondencji do wysyłki czy otwieranie wpływających listów. Na temat efektywności kopertownic i adresarek można przeczytać w artykule „Szybsza komunikacja z klientem”, dostępnym na internetowych stronach dziennika „Rzeczpospolita”.

 

Zarządzający spółdzielniami mieszkaniowymi, urzędami czy firmami dostarczającymi media co najmniej kilka, a nawet kilkanaście razy w roku, muszą przygotować do wysyłki tysiące pism. Ta konieczność wymaga zorganizowania w odpowiedni sposób pracy zespołu, a czasem nawet oddelegowania pracowników z innych komórek. Pozostaje jeszcze presja czasu. Wszystko dlatego, że dokumenty muszą dotrzeć do adresata w ściśle określonym terminie. Nie jest to łatwe zadanie, tym bardziej że wejście w życie przepisów RODO wymusza na samorządach, firmach czy spółdzielniach większą dbałość o przetwarzanie danych i dostarczenie korespondencji. Idealnym rozwiązaniem w tej sytuacji jest skorzystanie z urządzenia takich jak otwieraczki, adresarki czy kopertownice amerykańskiej firmy Pitney Bowes dostępne w ofercie Arcusa.

 

Czas pracy urządzeń realizujących korespondencję masową jest zdecydowanie krótszy niż czas, jaki przeznaczy człowiek, zajmując się taką samą liczbą pism. Jak zauważa Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus S.A. w publikacji „Rzeczpospolitej”: „Pracownik jest w stanie przygotować do wysyłki jeden list na minutę, czyli około 60 listów na godzinę. Trudno się spodziewać, aby utrzymał jednakowe tempo pracy przez cały dzień. Potrzebuje również przerw w przeciwieństwie do kopertownic. Urządzenia zapakują nawet 3000 pism w ciągu godziny, czyli tyle samo co człowiek przez jakieś sześć dni”.

 

Wśród rozwiązań do obsługi korespondencji równie efektywne jak kopertownice są adresarki i otwieraczki. Te pierwsze urządzenia, wykorzystując druk atramentowy w wysokiej rozdzielczości, są w stanie zaadresować od 10 000 do 30 000 kopert w ciągu godziny i to niezależnie od ich formatu. Z kolei otwieraczki usprawniają proces odbioru korespondencji przychodzącej. Wykorzystując tego rodzaju urządzenia, firmy i instytucje mogą otwierać korespondencję w tempie od 400 nawet do 600 kopert na minutę.

 

Biorąc pod uwagę efektywność, z jaką pracują urządzenia obsługujące korespondencję masową, nie może dziwić, że coraz więcej klientów interesuje się zakupem czy dzierżawą otwieraczek, adresarek czy kopertownic. W ostatnim czasie to drugie rozwiązanie zyskuje na popularności. Czynsze dzierżawne są niewielkie w porównaniu do korzyści, sięgają zaledwie kilkaset złotych miesięcznie.