Google PlusFacebookTwitter

Rzeczpospolita: zarządzanie korespondencją w biurze

dodano przez dn. Paź 5, 2016 w Zarządzanie korespondencją |

Michał Gembal Share On GoogleShare On FacebookShare On Twitter

Ręczne pakowanie kopert, adresowanie listów, składanie ulotek powoduje, że sprawna obsługa dużej ilości korespondencji w przedsiębiorstwie lub urzędzie często jest żmudna i pracochłonna. Niesie też ryzyko błędów popełnianych przez pracowników. Dziennik Rzeczpospolita opisuje na swoich stronach internetowych urządzenia firmy Pitney Bowes, które automatyzują i przyspieszają zarządzanie korespondencją w biurze.

Jak sprawnie przygotować wysyłkę kilku tysięcy listów?

Proces nadania kilku tysięcy sztuk korespondencji może zablokować na kilka dni działanie biura. Na rynku dostępne są urządzenia, które mogą wykonać tą pracę za ludzi wielokrotnie szybciej: składarki, kopertownice, adresarki i otwieraczki. Arcus oferuje na polskim rynku urządzenia amerykańskiej firmy Pitney Bowes.

Jak wyjaśnia w artykule Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA pracownik może ręcznie przygotować jeden list do wysyłki w minutę, czyli 60 listów na godzinę. Natomiast kopertownica potrafi zapakować nawet 3000 pism w ciągu godziny, co człowiekowi zajęłoby ponad tydzień.

Jak przyspieszyć spływ należności, usprawnić komunikację z klientem i ograniczyć ryzyko wysłania korespondencji do niewłaściwego adresata?

Według Macieja Ziemskiego maszyny ułatwiające zarządzanie korespondencją nie tylko oszczędzają czas pracowników dzięki uwolnieniu ich od nużących zadań. Sprawna wysyłka korespondencji jest nie tylko wygodna, ale też pozwala np. na szybsze uzyskanie należności (jeżeli wysyłane są faktury, wezwania do zapłaty czy wymiary podatku), a także zachowanie poufności danych i ograniczenie niebezpieczeństwa pomyłkowego wysłania korespondencji na niewłaściwy adres.

Aby uniknąć błędów przy ręcznym adresowaniu i zadbać o estetykę, warto użyć adresarki do kopert (adresarki kopert), która na każdą kopertę naniesie adres i nadruk w wielu kolorach lub wypełni tzw. „zwrotki”, czyli formularze, z których korzysta się w przypadku korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Najprostsza adresarka może zaadresować do 10 000 kopert, a najbardziej wydajna do 30 000 w ciągu godziny – ręczne zaadresowanie takiej liczby kopert zajęłoby pracownikowi ponad trzy miesiące.

W celu usprawnieniu obsługi korespondencji przychodzącej pomocna jest otwieraczka (otwieracz do kopert), która w ciągu godziny może otworzyć nawet kilkanaście tysięcy listów. Arcus oferuje urządzenia Pitney Bowes, które pozwalają otwierać korespondencję w tempie od 400 kopert na godzinę aż do nawet 36 000 kopert na godzinę.

Pełna treść artykułu:

http://www.rp.pl/Telekomunikacja-i-IT/161009847-Sprawne-zarzadzania-korespondencja-w-biurze.html