Google PlusFacebookTwitter

Zarządzanie obiegiem dokumentów to fundament firmy

dodano przez dn. Maj 29, 2017 w Systemy informatyczne |

Prowadząc przedsiębiorstwo każdy skupia się na jak najkorzystniejszych kontraktach biznesowych i inwestycjach. To klienci zapewniają firmie utrzymanie, rozwój i funkcjonowanie. Patrząc na biznes w skali makro, często zapominamy o elementach „u podstaw”, których się nie dostrzega, a które odpowiednio zaplanowane, mogą przynieść realne korzyści dla firmy. Takim elementem jest zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Już w niewielkim przedsiębiorstwie sprawny obieg materiałów wymaga ogromnej dyscypliny i dużej liczby segregatorów. Gdy biznes robi się większy, a dokumenty przemieszczają się pomiędzy różnymi działami, a nawet siedzibami firmy, nie sposób opanować tematu bez odpowiedniego oprogramowania.   Jednym z takich rozwiązań jest system obiegu dokumentów Vario, który zdecydowanie ułatwia i usprawnia pracę. Vario jest autorskim systemem opracowanym przez ekspertów z Grupy Arcus. Pozwala na elektroniczną archiwizację dokumentów, obsługę korespondencji, tworzenie zadań, modelowanie procesów oraz dokumentowanie i rozliczanie projektów. Oprogramowanie może być dopasowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa i funkcjonujących dotychczas procedur. Workflow dokumentów w firmie staje się dzięki temu zdecydowanie sprawniejszy, ponieważ można obsługiwać procesy przez urządzenia mobilne. Dodatkowo system może być zintegrowany z innym oprogramowaniem funkcjonującym w firmie, np. systemem ERP lub systemem bankowym. Wybierając nowoczesny system zarządzania dokumentami zdecydowanie usprawniamy przepływ informacji w firmie.   Sprawdzone zarządzanie obiegiem dokumentów w dziale księgowości Przykładem zastosowania systemu może być dział księgowy w firmie. Dzięki Vario księgowość ma stałą kontrolę nad dokumentami finansowymi od samego momentu ich pojawienia się w firmie. Oprogramowanie informuje o wpłynięciu faktury, sczytuje dane z faktury – nagłówki oraz pozycje, automatyzuje proces obiegu, pozwala przypisać koszty do właściwych MPK oraz współpracuje z systemami ERP. Dodatkowo można powiązać obieg faktury z realizowanymi projektami, co pozwoli na kontrolowanie kosztów z danego projektu. Wiele firm decyduje się również na implementację procesów akceptacji i rozliczania delegacji, zamówień, reklamacji oraz zaliczek. Wszystko po to, aby usprawnić procesy administracyjne w firmie. Zyskujemy w ten sposób czas, ponieważ znaczną część za pracowników wykonuje oprogramowanie, a w dalszej perspektywie oszczędności – ten czas pracownik może poświęcić na działania bardziej...

Osobisty ochroniarz naszej sieci IT

dodano przez dn. Mar 16, 2017 w Systemy informatyczne |

Pierwsze skojarzenie jakie mamy na hasło: włamanie? Dwóch osiłków w kominiarkach plądruje mieszkanie, w poszukiwaniu pieniędzy, które trzymamy w kopercie w górnej półce kredensu. Ten obraz, pewnie jeszcze dziś poniekąd prawdziwy, jest tak silny, że zapominamy o tym, że przestępcy nie śpią i zakradają się również do naszych firm. O każdej porze dnia i nocy. I o ile pokusimy się o kupno i instalację alarmu w naszym mieszkaniu, o tyle zapominamy już o ochronie naszego biznesu, a ściśle mówiąc – systemów informatycznych, bez których naszego biznesu nie ma. Wyobraźmy sobie zwykły dzień w naszej firmie, pracownicy stawiają się do pracy, prowadzimy zebranie, delegujemy zadania, spotkamy się z klientem, przeglądamy raporty finansowe. Nagle następuje awaria systemu informatycznego w całej firmie, wywołana cyberatakiem. Specjaliści przez parę godzin walczą ze sprzętem, dane kontrahentów wyciekają, pracownicy przecierają oczy ze zdumienia, a my możemy już tylko biernie się temu przyglądać i raz po raz powiedzieć:  „To nie tak miało być”. – Włamywacze z klawiaturą mogą być groźniejsi od tych, którzy używają łomów. Tyle że menedżerowie marginalizują wirtualne zagrożenia, w przeciwieństwie do zagrożeń w realu. Przejawia się to w unikaniu inwestycji w rozwiązania IT pozwalające na zachowanie ciągłości działania przedsiębiorstwa — jak serwery w konfiguracji wysokiej dostępności, centra zapasowe, backup – podkreśla Krzysztof Jaśkiewicz, Prezes Arcus Systemy Informatyczne. Marginalizacja zagrożeń to pierwszy ze zgubnych argumentów przeciwko inwestycji w bezpieczny system monitorujący. Kolejny – to oszczędności. Okazuje się, że najgorzej z bezpieczeństwem IT jest w małych i średnich firmach, ich kierownictwo usprawiedliwia brak dobrej ochrony systemu IT właśnie skromnym budżetem. Tymczasem, jak przyznaje Krzysztof Jaśkiewicz, to mit, że cena za bezpieczeństwo musi być wysoka. – Dziś rynek oferuje cały wachlarz rozwiązań, narzędzi monitorujących  w przystępnej cenie. Dlatego powinny być wdrażane w każdym przedsiębiorstwie bez względu na wielkość. Związane z tym wydatki mogą przynieść oszczędności dzięki redukcji zatrudnienia w IT. Choć jeszcze długo czynnik ludzki w cyberbezpieczeństwie będzie nieodzowny. Jakim elementom systemu powinniśmy zapewnić „osobistego ochroniarza”? Tak, by spać spokojnie? — Monitoring powinien obejmować serwery fizyczne, przełączniki i urządzenia sieciowe, następnie usługi i najważniejsze aplikacje. Warto również analizować usługi pod kątem ilościowym i jakościowym, np. liczby sesji użytkowników, czasu odpowiedzi z bazy danych, obciążenia procesora, ramu i dysku — wymienia Krzysztof Jaśkiewicz. I nie ma co liczyć na łut szczęścia, że akurat nas cyberwłamanie ominie lub nie wyrządzi większych szkód. W biznesie wyznacznikiem jakości usług i obsługi klientów jest przede wszystkim – bezpieczeństwo informacji. Zapraszamy do lektury artykułu, który ukazał się na stronach Pulsu...

Drukarka Kyocera ECOSYS P3055dn na testach

dodano przez dn. Lut 23, 2017 w Zarządzanie dokumentem |

Szukamy drukarki do biura, do firmy? Zawsze ten sam problem: jakie wybrać urządzenia? Która drukarka zapewni dobrą jakość wydruku i za najniższą cenę? Odpowiedzi na te pytania starają się udzielić testerzy Gazety Prawnej i portalu conowego.pl. Tym razem testom poddali drukarkę Kyocera ECOSYS P3055dn. Według testerów największymi zaletami drukarki Kyocera ECOSYS P3055dn są: dużo sposobów przesyłania danych, łatwy dostęp do ustawień druku, dodatkowy port USB, wysoka jakość wydruków, duża prędkość drukowania, funkcja kontroli dostępu i kosz wydruku na poziomie minimum. Niewątpliwie podoba im się także cena wydruku, która wynosi zaledwie 2 grosze za wydruk czarno-biały. Jak podkreślali testerzy „najważniejszym zadaniem urządzenia P3055dn jest oczywiście drukowanie, dlatego klienci z pewnością będą wymagali, aby ten element został wykonany doskonale. Moim zdaniem, rzeczywiście tak jest – urządzenie oferuje najwyższą jakość druku monochromatycznego oraz świetną prędkość wydruku. W urządzeniu zastosowano klasyczną technologię laserową. Drukarka jest w stanie drukować w wysokiej rozdzielczości 1200 dpi – dzięki temu wszystkie krawędzie są bardzo wyraźne. Zgodnie ze specyfikacją opublikowaną przez producenta, P3055dn powinien drukować z prędkością dochodzącą do 55 stron na minutę. W czasie testów wartość ta oscylowała w okolicach 53 str./min. Jest więc bardzo, bardzo wysoka i prawie równa temu, co obiecywał producent.” Testerzy zwracają też uwagę na wysoką żywotność drukarki. Toner o wartość 570 złotych powinien zapewnić możliwość wydrukowania aż 25000 stron! Jak zwracają uwagę w podsumowaniu: „drukarkę Kyocera ECOSYS P3055dn można nazwać prawdziwym agentem do zadań specjalnych – dzięki podzespołom o dużej wytrzymałości powinna ona sobie poradzić z setkami tysięcy wydrukowanych stron. Ponadto jest ona w stanie zaoferować świetną jakość wydruków przy bardzo dużej szybkości wynoszącej ponad 50 stron na minutę. W teście podkreślają, że „urządzenie jest dostępne na rynku w cenie oscylującej wokół kwoty 2400 złotych. W porównaniu do cen konkurencyjnych urządzeń w tej klasie, jest ona bardzo atrakcyjna. Kyocera P3055dn potrafi wygrać ze swoimi przeciwnikami nie tylko pod względem statystyk (miesięczna ilość drukowanych stron itp.), ale także ceny. Będzie to bardzo dobre rozwiązanie dla małych i średnich firm, które drukują bardzo dużo dokumentów, a także tych, które swój system archiwizacji ciągle opierają o rozwiązania tradycyjne – drukowanie. Więcej w artykule na łamach Gazety...

Aurora optymalnie zarządzi energią firmy

dodano przez dn. Lut 17, 2017 w Smart Control, Smart Grid |

Nagle ciemność i nic nie działa. Winne korki czy koparka? Jak długo nie będzie prądu? Boleśnie doświadczamy, że bez energii elektrycznej nie da się żyć, a w każdym razie jest to bardzo utrudnione i często oznacza dodatkowe koszty, przestoje lub nawet straty. Przerwy w dostawie energii elektrycznej bowiem nie omijają przedsiębiorstw, instytucji, urzędów, szpitali, szkół, przedszkoli, zakładów produkcyjnych czy przetwórstwa żywności. Czy można się przygotować na lokalny blackout? A może da się go w ogóle uniknąć? Tak. Wystarczy powierzyć swoją wewnętrzną sieć instalacji i urządzeń elektrycznych Aurorze. To nowoczesny system monitoringu i komunikacji ze wszystkimi odbiornikami, miernikami i generatorami energii elektrycznej, jakie zainstalowano za licznikiem. Monitoring może obejmować zarówno kilkanaście, jak i kilkaset urządzeń jednocześnie. Aurora spina je – przewodowo lub bezprzewodowo, w sieć i podłącza do tzw. gatewaya, który zbiera dane i przesyła do centralnej aplikacji systemu. Administrator otrzymuje w czasie rzeczywistym dane o poborze energii przez konkretne urządzenie wraz z historią oraz jego aktualny status. Żeby było łatwiej, dostaje wizualizację na mapach lokalizujących. W prosty sposób można zweryfikować określone trendy dla każdego obserwowanego parametru, dowolnie konfigurowanego przez użytkownika. System daje możliwość ustawienia indywidualnych alertów i powiadomień dla wszystkich monitorowanych urządzeń, co jest kluczowe dla szybkiego zidentyfikowania przerw w dostawie energii i ograniczenia ich niekorzystnych skutków. Według producenta Aurory, amerykańskiej firmy Blue Pillar, dotychczas zrealizowane wdrożenia systemu pozwalają szacować oszczędności w poborze energii elektrycznej na poziomie 15-20%. Dodatkowo w każdym z 5 000 monitorowanych zasobów, zanotowano spadek roboczogodzin o 100. To efekt uzyskany dzięki dokładnemu monitoringowi sieci oraz powiadomieniom o usterkach i przerwach w dostawie energii. T-matic Systems, polski partner Blue Pillar może zainstalować system na lokalnych serwerach klienta albo w chmurze. Transmisja danych jest szyfrowana, więc zapewniony jest maksymalny poziom bezpieczeństwa. Rozwiązanie to ma jeszcze jedną istotną funkcjonalność – umożliwia szybkie uruchomienie awaryjnych agregatów mocy oraz zdalne testowanie urządzeń, dostarczając informacji np. o nienormatywnym zużyciu energii. Może to być podstawą do wymiany urządzeń na bardziej niezawodne i energooszczędne. Aurorę sprowadził na polski rynek T-matic Systems z grupy kapitałowej Arcus. System doskonale sprawdził się na amerykańskim rynku – monitoruje 5 tys sieci elektrycznych u ponad 400 klientów z wielu sektorów gospodarki. Łącznie kontroluje ponad 400 MW energii. Czas, by to sprawdzone rozwiązanie zaczęło wspierać polskie przedsiębiorstwa i...

MFP za 300 złotych czy 11 tysięcy?

dodano przez dn. Sty 20, 2017 w Zarządzanie dokumentem |

Nowe zlecenie, nowy wygrany przetarg w Urzędzie Miejskim. Firma się rozwija. Trzeba zatrudnić paru nowych pracowników, wyposażyć ich w telefony, komputery, drukarki. Jak to zrobić najszybciej, najefektywniej? Najpierw dobra drukarka, najlepiej z funkcjami skanowania, faksu i oczywiście monitoringu wydruku. Wybór pada na urządzenie wielofunkcyjne (MFP) TASKalfę 3252ci. Kosztuje bagatela 11.000. Spory wydatek, do tego jeszcze amortyzacja przez 5 lat, koszty serwisu (godzina 100 złotych) i wymiany co jakiś czas tonera (600 złotych). A może dzierżawa, wynajem? I tu zaskoczenie, co prawda umowa na 36 miesięcy, ale firma płaci miesięcznie 300 złotych, do tego koszt wydruku 3 grosze (czarno-biały) i 20 groszy (kolory). Serwis w opłacie, wymiana tonera też i szybka reakcja pracowników z firmy wynajmującej drukarki. Do tego dokładny monitoring ile każdy z pracowników drukuje, w jakim formacie. Kalkulacja jest prosta: po co zamrażać znaczny kapitał skoro można w ramach dzierżawy ponosić nieznaczną w skali miesiąca opłatę, a o jakość wydruku tak naprawdę zadbają specjaliści od...

Dzierżawa drukarek i MFP – nowy trend

dodano przez dn. Gru 7, 2016 w Zarządzanie dokumentem |

Rozwiązania IT w dzierżawie? Jak możemy przeczytać w artykule „Przedsiębiorcy wolą wynająć, niż mieć”, opublikowanym przez Puls Biznesu, wśród przedsiębiorców wzrasta zainteresowanie wynajmem rozwiązań informatycznych, w tym dzierżawą drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych do biura, co wynika z kilku powodów. Po pierwsze osoby zarządzające firmami coraz częściej ostrożniej podchodzą do kwestii wydatków i inwestycji ze względu na ograniczenie w ostatnich latach unijnych funduszy. Po drugie, coraz więcej przedsiębiorców dochodzi do przekonania, że zasoby informatyczne ze względu na dodatkowe koszty związane z utrzymaniem czy bezpieczeństwem, lepiej używać niż posiadać.   Oszczędnie i komfortowo Autor artykułu przytacza przykład firmy Mericon, która zdecydowała się na dzierżawę sprzętu drukującego od firmy Arcus, przedstawiciela japońskiego koncernu Kyocera Document Solutions w Polsce. W ramach umowy Arcus dba o prawidłowe funkcjonowanie laserowych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, dzięki czemu zniknęły obawy związane z awariami czy przestojami sprzętu. Wynajem sprzętu biurowego oznacza również dla Mericonu brak konieczności dokonywania kosztownych inwestycji związanych z zakupem i korzystanie wyłącznie z bieżących pieniędzy. Pracownicy firmy nie muszą angażować się dłużej w obsługę sprzętu i zamówienia materiałów eksploatacyjnych, Arcus na bieżąco monitoruje stan techniczny urządzeń i zużycie tonerów.   Dzierżawa drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, ale to nie wszystko Oferta firmy Arcus obejmuje nie tylko dzierżawę monochromatycznych i kolorowych drukarek oraz urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera, lecz również zarządzanie sprzętem, dostawę materiałów eksploatacyjnych, wsparcie serwisowe i optymalizację kosztów wydruków. Dzierżawa urządzeń drukujących, według cytowanego Michała Czeredysa Prezesa Zarządu firmy Arcus, to nie tylko rozwiązanie dedykowane dla małych biur, lecz również dla korporacji. Więcej w artykule Pulsu...

Pitney Bowes w firmach wodno-kanalizacyjnych

dodano przez dn. Lis 30, 2016 w Zarządzanie korespondencją |

Firma Arcus od 2001 roku jest autoryzowanym partnerem firmy Pitney Bowes i oferuje na polskim rynku kopertownice, adresarki, otwieraczki, składarki, a także oprogramowanie i systemy kopertujące. Jednym słowem: pełne spektrum urządzeń i rozwiązań ułatwiających zarządzanie korespondencją. Przygotowanie i pakowanie korespondencji to istotna część zadań realizowanych przez przedsiębiorstwa, zwłaszcza te, które obsługują dużą liczbę klientów. – Często zwracają się do nas przedsiębiorstwa wodociągów i kanalizacji z całego kraju z prośbą o pomoc przy organizacji procesu przygotowania korespondencji. To ważne dla tego typu spółek, ponieważ od bezbłędnego i terminowego dostarczenia do adresatów rozliczeń i faktur zależy płynność finansowa firmy – mówi Maciej Ziemski, Dyrektor ds. Sprzedaży w Arcus S.A. Proponując system obsługi korespondencji dla danego Klienta eksperci firmy Arcus nie tylko wykorzystują nowoczesne urządzenia Pitney Bowes, ale również oprogramowanie i wiedzę na temat integracji z funkcjonującymi systemami informatycznymi. – Jedna ze spółek wodociągowych z Mazowsza musiała uporać się z przygotowaniem rozliczeń i faktur do wysyłki, które następowało trzy razy w miesiącu. Za każdym razem do wysyłki trzeba było przygotować ok. 1000 przesyłek. Ręczne wykonanie tego zadania zabierało jednej osobie około dwóch dni roboczych – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w firmie Arcus SA. Aby usprawnić proces przygotowania korespondencji zapadła decyzja o kupnie kopertownicy Pitney Bowes DI380 OMR, która skraca proces kopertowania 1000 przesyłek do zaledwie 30 min. Kopertownica Pitney Bowes DI380 OMR umożliwia kopertowanie zmiennej liczby kartek do przesyłek (różni odbiorcy mają faktury i rozliczenia o różnej ilości kartek). – Informacje o tym ile kartek ma zostać zakopertowanych do danej przesyłki, urządzenie pobiera z kodów sterujących OMR naniesionych na faktury podczas ich generowania. Dzięki kodom sterującym i wydajnej kopertownicy Pitney Bowes DI380 OMR kwestia nadania przesyłek do klientów nie stanowi problemu, a sam proces uległ skróceniu z kliku dni roboczych do kilku godzin – podsumowuje Maciej...

„Rzeczpospolita”: Kyocera Scan Extension KIT (A)

dodano przez dn. Lis 29, 2016 w Systemy informatyczne |

Co zaoferowała światu firma Google w 1998 r.? Możliwość łatwego wyszukiwania potrzebnych informacji w internecie. Tego samego oczekują tysiące pracowników biurowych, którzy pracują z dokumentami. Aplikacja Kyocera Scan Extension KIT (A) umożliwia im to. Na stronach internetowych dziennika „Rzeczpospolita” opublikowany został artykuł na temat Kyocera Scan Extension KIT (A). Zaletą dokumentów zapisanych w formacie PDF jest możliwość ich szybkiego przeszukania.  W otwartym dokumencie wystarczy wcisnąć klawisze Control i F i wpisać poszukiwaną frazę. Sytuacja nie jest prosta, gdy dokument nie składa się z tekstu, ale ze skanowanych obrazów. Z pomocą przychodzi Kyocera Scan Extension KIT (A) – to opcjonalna funkcjonalność wybranych urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera, która przy wykorzystaniu funkcji OCR pozwala na uzyskanie dokumentu w wersji  elektronicznej w formie przeszukiwalnego PDF. Aplikacja jest płatna. Pełna treść artykułu:...