Google PlusFacebookTwitter

Bezpieczne zarządzanie korespondencją

dodano przez dn. Lip 11, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie korespondencją |

Na internetowych stronach Business Magazine został opublikowany artykuł „Korespondencja masowa może być szybka i bezpieczna” na temat rozwiązań do obsługi korespondencji masowej takich jak adresarki, kopertownice czy otwieraczki. Wszystkie te narzędzia są efektywniejsze niż nawet najbardziej skrupulatni i wydajni pracownicy. Jednocześnie zastosowanie adresarek czy kopertownic np. przez spółdzielnie czy firmy dostarczające media oznacza kres doręczania listów przez oddelegowanych pracowników czy zatrudnianych na godziny studentów, którzy nie zawsze dokładali należytych starań do odpowiedniej ochrony danych osobowych. Pamiętajmy, że dbałość o dane wrażliwe dotyczy w zasadzie każdego obszaru w biurze, także odbierania i wysyłania listów. W ostatnim półroczu przepisy sławnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), stały się niemałym wyzwaniem dla menadżerów i zarządzających firmami czy instytucjami. Coraz częściej poszukiwane były i wciąż są narzędzia zwiększające bezpieczeństwo procesów obsługi korespondencji. Dostępne w ofercie Arcusa rozwiązania do obsługi korespondencji masowej amerykańskiego producenta Pitney Bowes spełniają wymagania RODO. Są równie przydatne co narzędzia umożliwiające bezpieczne zarządzanie i monitorowanie kopiowanych, skanowanych i wysyłanych dokumentów przy wykorzystaniu drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych japońskiej Kyocery. Cytowany przez Business Magazine, Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA. Zauważa: „Kopertownice, takie jak model DI 380, nie tyko szybciej zapakują dokumenty czy opłaty, ale jednocześnie chronią dane osobowe zgodnie z wymaganiami RODO. Z tego też powodu obserwujemy w ostatnim czasie wzrost zainteresowania naszymi produktami”. Tak jak modele drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera, tak również rozwiązania od obsługi korespondencji masowej Pitney Bowes, mogą być zakupione, ale nie koniecznie. Arcus proponuje swoim partnerom i klientów dzierżawę drukarek i mfp, ale również kopertownic czy adresarek amerykańskiego producenta. Miesięczny czynsz za szybkie i bezpieczne korzystanie z tych ostatnich narzędzi to wydatek rzędu kilkuset złotych....

Szybkie zarządzanie korespondencją masową

dodano przez dn. Lip 2, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, RODO, Zarządzanie korespondencją |

Żmudne i czasochłonne, odrywające od codziennych obowiązków i męczące – tak postrzegane są w firmach zadania związane z przygotowaniem w określonym czasie kilkuset czy kilku tysięcy pism do wysłania. Na rynku dostępne są jednak rozwiązania, które doskonale zastępują pracowników w realizacji takich czynności, jak przygotowanie korespondencji do wysyłki czy otwieranie wpływających listów. Na temat efektywności kopertownic i adresarek można przeczytać w artykule „Szybsza komunikacja z klientem”, dostępnym na internetowych stronach dziennika „Rzeczpospolita”.   Zarządzający spółdzielniami mieszkaniowymi, urzędami czy firmami dostarczającymi media co najmniej kilka, a nawet kilkanaście razy w roku, muszą przygotować do wysyłki tysiące pism. Ta konieczność wymaga zorganizowania w odpowiedni sposób pracy zespołu, a czasem nawet oddelegowania pracowników z innych komórek. Pozostaje jeszcze presja czasu. Wszystko dlatego, że dokumenty muszą dotrzeć do adresata w ściśle określonym terminie. Nie jest to łatwe zadanie, tym bardziej że wejście w życie przepisów RODO wymusza na samorządach, firmach czy spółdzielniach większą dbałość o przetwarzanie danych i dostarczenie korespondencji. Idealnym rozwiązaniem w tej sytuacji jest skorzystanie z urządzenia takich jak otwieraczki, adresarki czy kopertownice amerykańskiej firmy Pitney Bowes dostępne w ofercie Arcusa.   Czas pracy urządzeń realizujących korespondencję masową jest zdecydowanie krótszy niż czas, jaki przeznaczy człowiek, zajmując się taką samą liczbą pism. Jak zauważa Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus S.A. w publikacji „Rzeczpospolitej”: „Pracownik jest w stanie przygotować do wysyłki jeden list na minutę, czyli około 60 listów na godzinę. Trudno się spodziewać, aby utrzymał jednakowe tempo pracy przez cały dzień. Potrzebuje również przerw w przeciwieństwie do kopertownic. Urządzenia zapakują nawet 3000 pism w ciągu godziny, czyli tyle samo co człowiek przez jakieś sześć dni”.   Wśród rozwiązań do obsługi korespondencji równie efektywne jak kopertownice są adresarki i otwieraczki. Te pierwsze urządzenia, wykorzystując druk atramentowy w wysokiej rozdzielczości, są w stanie zaadresować od 10 000 do 30 000 kopert w ciągu godziny i to niezależnie od ich formatu. Z kolei otwieraczki usprawniają proces odbioru korespondencji przychodzącej. Wykorzystując tego rodzaju urządzenia, firmy i instytucje mogą otwierać korespondencję w tempie od 400 nawet do 600 kopert na minutę.   Biorąc pod uwagę efektywność, z jaką pracują urządzenia obsługujące korespondencję masową, nie może dziwić, że coraz więcej klientów interesuje się zakupem czy dzierżawą otwieraczek, adresarek czy kopertownic. W ostatnim czasie to drugie rozwiązanie zyskuje na popularności. Czynsze dzierżawne są niewielkie w porównaniu do korzyści, sięgają zaledwie kilkaset złotych miesięcznie....

Pitney Bowes i Kyocera pomogą zmierzyć się z RODO

dodano przez dn. Kwi 16, 2018 w Drukarki, RODO, Zarządzanie dokumentem, Zarządzanie korespondencją |

Za ponad miesiąc wejdą w życie nowe przepisy dotyczące wszystkich podmiotów przetwarzających dane osobowe. Firmy i urzędy, banki i szpitale, samorządy i spółdzielnie mieszkaniowe muszą zmienić nie tylko filozofię myślenia nt. ochrony informacji ale przede wszystkim stosowane procedury zabezpieczenia danych.  26 maja br. zacznie obowiązywać Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych czyli RODO/GDPR (ang. General Data Protection Regulation). Za dużo dostępnych danych prywatnych W ostatnich latach konsumenci i klienci w różnych krajach Europy coraz częściej podnosili problemy związane z niewystarczającym zabezpieczeniem i przetwarzaniem danych osobowych przez firmy oraz instytucje. W ostatnim czasie również w Polsce było głośno chociażby o wyciekach informacji nt. pacjentów szpitali, klientów operatorów telefonicznych czy uczniów szkół. Udostępnianie informacji prywatnych, niekontrolowany wypływ i udostępnianie danych i coraz większe ryzyko cyberataków wywoływały w skali makro głosy oburzenia. Podobne głosy, tylko w mniejszej skali wywołują praktyki roznoszenia przez wspólnoty mieszkaniowe i spółdzielnie mieszkaniowe rozliczeń opłat z mieszkańcami bez odpowiedniej anonimizacji danych lub wręczanie przez samorządy nakazów czy wezwań w innej formie niż w kopercie. UE wkracza z rozporządzeniem Unia Europejska obserwując skalę zjawiska i wsłuchując się w głosy organizacji konsumenckich zdecydowała się na zaostrzenie przepisów regulujących cały obszar ochrony danych. Mało kto pamięta, że poprzednia dyrektywa regulująca te kwestie na terenie Unii była z … 1995 r. W tym czasie dokonała się niekwestionowany postęp technologiczny w zakresie gromadzenia i przetwarzanie danych. Przygotowania na wejście w życie przepisów RODO Zgodnie z przepisami to na firmach, samorządach czy spółdzielniach spoczywać będzie odpowiedzialność za wdrożenie procedur przetwarzania danych, zabezpieczania zbiorów czy dostarczenie korespondencji. Konieczność dostosowania prowadzonych działań przez firmy i instytucje do nowych regulacji, wymaga odpowiedniego przygotowania. A czasu jest coraz mniej. Jeszcze w lutym tylko 3 proc. przedsiębiorców badanych przez PwC stwierdziło, że ich firmy są gotowe na wejście w życie przepisów RODO. Co piąty ankietowany przyznał, że w ogóle nie jest na to przygotowany. Od badania PwC minęło trochę czasu. Zarządzający urzędami, spółdzielniami mieszkaniowymi czy nieruchomościami, gdzie każdego dnia drukowanych i wysyłanych muszą być setki stron dokumetów, pełnych danych wrażliwych, intensyfikują prace. Wszystko po to aby uniknąć ogromnych kar, które mogę sięgać nie tylko kilkudziesięciu czy kilkuset tysięcy złotych, ale w skrajnych sytuacjach nawet kilku milionów. „Obecnie obserwujemy coraz większe zainteresowanie, w szczególności ze strony spółdzielni mieszkaniowych kopertownicami Pitney Bowes. Nasi klienci wprost przyznają, że dzięki tym urządzeniom będą mogli, chroniąc dane osobowe zgodnie z wymaganiami RODO, dostarczać pisma i inne dokumenty mieszkańcom. Kopertownice takie jak model DI 380 szybciej i sprawniej zapakują rozliczenia opłat za wodę czy ścieki niż pracownik, który w tym czasie może wykonać inne czynności” – mówi Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów  Pitney Bowes w firmie Arcus. Kyocera już gotowa na RODO Przez lata utarła się tendencja dbania o zabezpieczenia głównie antywirusowe komputerów, a już nie koniecznie o obszar zarządzania drukiem. Nieprzypadkowo w urządzeniach Kyocery zainstalowane są rozwiązanie wzmacniające bezpieczeństwo. Jednym z nich jest identyfikacja użytkownika poprzez kod PIN lub kartę. Zapewnia ona otrzymanie do rąk osób zlecających wydruk dokumentów takich jak decyzje płatnicze, rozliczenia czy wezwania, w których nie brakuje danych osobowych. „Zapewniamy zróżnicowany ze względu na prowadzoną działalność poziom zabezpieczeń, dzięki czemu jesteśmy w stanie sprostać niełatwym wymaganiom stawianym przez RODO. Przedsiębiorca prowadzący średnią firmę, prezes spółdzielni mieszkaniowej czy dyrektor szpitala może być spokojny o ochronę danych w obszarze drukowania. Urządzenia japońskiego producenta posiadają rozwiązania, które zabezpieczają informacje na dyskach urządzeń wielofunkcyjnych czy drukarek oraz funkcje zapewniające bezpieczne monitorowanie i zarządzanie skanowanymi, kopiowanymi i wysyłanymi dokumentami” – mówi Michał Czeredys, prezes spółki...

Optymalizacja korespondencji z klientem

dodano przez dn. Lut 9, 2018 w Optymalizacja procesów, Zarządzanie korespondencją |

Aktywny kontakt z klientem to podstawy działania większych przedsiębiorstw i instytucji, również tam gdzie konieczna jest korespondencja papierowa. Ręczne przygotowanie wysyłki tysięcy listów zajmuje wiele czasu – przy 1000 listach jest to ok. 17 godzin pracy jednego pracownika. Firmy coraz częściej optymalizują ten proces dzięki systemom kopertującym. Kopertownice (inaczej koperciarki) zapewniają one nawet 3500 zakopertowań na godzinę. Przygotowanie rozliczeń i faktur oraz terminowe dostarczenie dokumentów do odbiorców ma duży wpływ na płynność finansową firm takich jak np. dostawcy energii czy przedsiębiorstwa wodno-kanalizacyjne. Dodatkowym atutem jest możliwość pakowania przesyłek o zmiennej ilości kartek w kopercie oraz dodawanie informacji marketingowej. Usprawnienie korespondencji biurowej opiera się również na ciągłym badaniu efektywności na podstawie raportów z wykonanych prac. Wiele firm decyduje się na coraz popularniejsze rozwiązanie, którym jest dzierżawa kopertownicy (wynajem kopertownicy). Instytucje i firmy, w których występuje korespondencja masowa muszą przygotować często kilka razy w miesiącu rozliczenia i faktury do wysyłki. Ręczne wykonanie tego zadania wymaga oddelegowania na całe dni robocze jednej czy nawet kilku osób. Doszło do tego u jednego z klientów, który skorzystał z rozwiązania Pitney Bowes. – Jeden z Urzędów Miasta w województwie kujawsko-pomorskim jak co roku musiał uporać się z przygotowaniem do wysyłki wymiaru podatku lokalnego. Do zakopertowania było około 100 000 decyzji. W przypadku pakowania ręcznego zajmowało to kilkunastu osobom ponad miesiąc. Do pakowania angażowano wszystkich pracowników z działu księgowości i innych działów. Zwykła praca urzędu była paraliżowana na kilka tygodni. Kopertownica obsługiwana przez dwóch pracowników wykonała to zadanie przez około 3 tygodnie. Coraz więcej urzędów miast i gmin inwestuje w urządzenia do kopertowania, by znacząco usprawnić pracę urzędu w pierwszym kwartale każdego roku – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w firmie Arcus...

Korespondencja masowa – jak usprawnić

dodano przez dn. Gru 20, 2017 w Zarządzanie korespondencją |

Korespondencja masowa może być znacznym utrudnieniem w organizacji pracy biura firmowego. Nawet wysyłka raz w miesiącu kilkuset pism np. faktur, może zabrać ogrom czasu pracownika przy żmudnej czynności przygotowywania i nadawania listów. Proces ten można bardzo łatwo usprawnić i zoptymalizować, dzięki czemu korespondencja masowa przestaje być problemem. Urządzenia firmy Pitney Bowes są w stanie wykonać te czynności kilkaset razy szybciej niż nawet najszybszy i najsprawniejszy pracownik. Wyjątkowo przydatnymi urządzeniami przy zarządzaniu korespondencją są kopertownice, adresarki i otwieraczki. Odpowiednio zaprogramowane i skonfigurowane urządzenia potrafią same złożyć zawartość koperty, nadrukować adres, logo, reklamę lub otworzyć otrzymane listy. Kopertownice, adresarki i otwieraczki Adresarki to urządzenia służące do drukowania adresów na przesyłkach, przeważnie wykorzystujące druk atramentowy. W ofercie Arcus można wskazać modele adresarek, które adresują od 10 000 do 30 000 kopert w ciągu godziny, w zależności od wybranego rodzaju urządzenia. Te najbardziej wydajne potrafią wykonać w ciągu godziny pracę, którą pracownikowi zajęłoby trzy miesiące. Adresarki potrafią nanieść adres, nadruk w wielu kolorach lub wypełnić nawet tzw. zwrotki. Adresarki idealnie uzupełniają prace kopertownic służących do automatycznego składania i wkładania do kopert dokumentów, które również zamyka i zakleja. Przy usprawnianiu zarządzania korespondencją ważna jest również poczta przychodząca. Dzięki otwieraczkom, czyli urządzeniom pozwalającym na szybkie otwarcie dużej liczby pism, zyskujemy równie dużo czasu. Otwieraczka w ciągu godziny może otworzyć nawet kilkanaście tysięcy listów. Najmniejsze otwieraczki otwierają listy w tempie 300 kopert na minutę, a te najbardziej wydajne nawet 36 000 kopert na godzinę.   Korespondencja masowa – co się przyda w mojej firmie? Bardzo ważne jest zanalizowanie, które rozwiązanie zoptymalizuje prace naszego biura. Istnieje na rynku mnóstwo urządzeń i oprogramowań, jednak bez umiejętnego zaimplementowania ich na potrzeby własnego biznesu – nie osiągniemy oczekiwanego efektu. Dlatego też, eksperci Arcus początkowo analizują potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa i doradzają w doborze najlepszych modeli i systemów. Dzięki temu korespondencja masowa oraz zarządzanie korespondencją w całej firmie  przestają być...

Pitney Bowes w firmach wodno-kanalizacyjnych

dodano przez dn. Lis 30, 2016 w Zarządzanie korespondencją |

Firma Arcus od 2001 roku jest autoryzowanym partnerem firmy Pitney Bowes i oferuje na polskim rynku kopertownice, adresarki, otwieraczki, składarki, a także oprogramowanie i systemy kopertujące. Jednym słowem: pełne spektrum urządzeń i rozwiązań ułatwiających zarządzanie korespondencją. Przygotowanie i pakowanie korespondencji to istotna część zadań realizowanych przez przedsiębiorstwa, zwłaszcza te, które obsługują dużą liczbę klientów. – Często zwracają się do nas przedsiębiorstwa wodociągów i kanalizacji z całego kraju z prośbą o pomoc przy organizacji procesu przygotowania korespondencji. To ważne dla tego typu spółek, ponieważ od bezbłędnego i terminowego dostarczenia do adresatów rozliczeń i faktur zależy płynność finansowa firmy – mówi Maciej Ziemski, Dyrektor ds. Sprzedaży w Arcus S.A. Proponując system obsługi korespondencji dla danego Klienta eksperci firmy Arcus nie tylko wykorzystują nowoczesne urządzenia Pitney Bowes, ale również oprogramowanie i wiedzę na temat integracji z funkcjonującymi systemami informatycznymi. – Jedna ze spółek wodociągowych z Mazowsza musiała uporać się z przygotowaniem rozliczeń i faktur do wysyłki, które następowało trzy razy w miesiącu. Za każdym razem do wysyłki trzeba było przygotować ok. 1000 przesyłek. Ręczne wykonanie tego zadania zabierało jednej osobie około dwóch dni roboczych – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w firmie Arcus SA. Aby usprawnić proces przygotowania korespondencji zapadła decyzja o kupnie kopertownicy Pitney Bowes DI380 OMR, która skraca proces kopertowania 1000 przesyłek do zaledwie 30 min. Kopertownica Pitney Bowes DI380 OMR umożliwia kopertowanie zmiennej liczby kartek do przesyłek (różni odbiorcy mają faktury i rozliczenia o różnej ilości kartek). – Informacje o tym ile kartek ma zostać zakopertowanych do danej przesyłki, urządzenie pobiera z kodów sterujących OMR naniesionych na faktury podczas ich generowania. Dzięki kodom sterującym i wydajnej kopertownicy Pitney Bowes DI380 OMR kwestia nadania przesyłek do klientów nie stanowi problemu, a sam proces uległ skróceniu z kliku dni roboczych do kilku godzin – podsumowuje Maciej...