Google PlusFacebookTwitter

Optymalizacja korespondencji z klientem

dodano przez dn. Lut 9, 2018 w Optymalizacja procesów, Zarządzanie korespondencją |

Aktywny kontakt z klientem to podstawy działania większych przedsiębiorstw i instytucji, również tam gdzie konieczna jest korespondencja papierowa. Ręczne przygotowanie wysyłki tysięcy listów zajmuje wiele czasu – przy 1000 listach jest to ok. 17 godzin pracy jednego pracownika. Firmy coraz częściej optymalizują ten proces dzięki systemom kopertującym. Kopertownice (inaczej koperciarki) zapewniają one nawet 3500 zakopertowań na godzinę. Przygotowanie rozliczeń i faktur oraz terminowe dostarczenie dokumentów do odbiorców ma duży wpływ na płynność finansową firm takich jak np. dostawcy energii czy przedsiębiorstwa wodno-kanalizacyjne. Dodatkowym atutem jest możliwość pakowania przesyłek o zmiennej ilości kartek w kopercie oraz dodawanie informacji marketingowej. Usprawnienie korespondencji biurowej opiera się również na ciągłym badaniu efektywności na podstawie raportów z wykonanych prac. Wiele firm decyduje się na coraz popularniejsze rozwiązanie, którym jest dzierżawa kopertownicy (wynajem kopertownicy). Instytucje i firmy, w których występuje korespondencja masowa muszą przygotować często kilka razy w miesiącu rozliczenia i faktury do wysyłki. Ręczne wykonanie tego zadania wymaga oddelegowania na całe dni robocze jednej czy nawet kilku osób. Doszło do tego u jednego z klientów, który skorzystał z rozwiązania Pitney Bowes. – Jeden z Urzędów Miasta w województwie kujawsko-pomorskim jak co roku musiał uporać się z przygotowaniem do wysyłki wymiaru podatku lokalnego. Do zakopertowania było około 100 000 decyzji. W przypadku pakowania ręcznego zajmowało to kilkunastu osobom ponad miesiąc. Do pakowania angażowano wszystkich pracowników z działu księgowości i innych działów. Zwykła praca urzędu była paraliżowana na kilka tygodni. Kopertownica obsługiwana przez dwóch pracowników wykonała to zadanie przez około 3 tygodnie. Coraz więcej urzędów miast i gmin inwestuje w urządzenia do kopertowania, by znacząco usprawnić pracę urzędu w pierwszym kwartale każdego roku – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w firmie Arcus...

Korespondencja masowa – jak usprawnić

dodano przez dn. Gru 20, 2017 w Zarządzanie korespondencją |

Korespondencja masowa może być znacznym utrudnieniem w organizacji pracy biura firmowego. Nawet wysyłka raz w miesiącu kilkuset pism np. faktur, może zabrać ogrom czasu pracownika przy żmudnej czynności przygotowywania i nadawania listów. Proces ten można bardzo łatwo usprawnić i zoptymalizować, dzięki czemu korespondencja masowa przestaje być problemem. Urządzenia firmy Pitney Bowes są w stanie wykonać te czynności kilkaset razy szybciej niż nawet najszybszy i najsprawniejszy pracownik. Wyjątkowo przydatnymi urządzeniami przy zarządzaniu korespondencją są kopertownice, adresarki i otwieraczki. Odpowiednio zaprogramowane i skonfigurowane urządzenia potrafią same złożyć zawartość koperty, nadrukować adres, logo, reklamę lub otworzyć otrzymane listy. Kopertownice, adresarki i otwieraczki Adresarki to urządzenia służące do drukowania adresów na przesyłkach, przeważnie wykorzystujące druk atramentowy. W ofercie Arcus można wskazać modele adresarek, które adresują od 10 000 do 30 000 kopert w ciągu godziny, w zależności od wybranego rodzaju urządzenia. Te najbardziej wydajne potrafią wykonać w ciągu godziny pracę, którą pracownikowi zajęłoby trzy miesiące. Adresarki potrafią nanieść adres, nadruk w wielu kolorach lub wypełnić nawet tzw. zwrotki. Adresarki idealnie uzupełniają prace kopertownic służących do automatycznego składania i wkładania do kopert dokumentów, które również zamyka i zakleja. Przy usprawnianiu zarządzania korespondencją ważna jest również poczta przychodząca. Dzięki otwieraczkom, czyli urządzeniom pozwalającym na szybkie otwarcie dużej liczby pism, zyskujemy równie dużo czasu. Otwieraczka w ciągu godziny może otworzyć nawet kilkanaście tysięcy listów. Najmniejsze otwieraczki otwierają listy w tempie 300 kopert na minutę, a te najbardziej wydajne nawet 36 000 kopert na godzinę.   Korespondencja masowa – co się przyda w mojej firmie? Bardzo ważne jest zanalizowanie, które rozwiązanie zoptymalizuje prace naszego biura. Istnieje na rynku mnóstwo urządzeń i oprogramowań, jednak bez umiejętnego zaimplementowania ich na potrzeby własnego biznesu – nie osiągniemy oczekiwanego efektu. Dlatego też, eksperci Arcus początkowo analizują potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa i doradzają w doborze najlepszych modeli i systemów. Dzięki temu korespondencja masowa oraz zarządzanie korespondencją w całej firmie  przestają być...

Pitney Bowes w firmach wodno-kanalizacyjnych

dodano przez dn. Lis 30, 2016 w Zarządzanie korespondencją |

Firma Arcus od 2001 roku jest autoryzowanym partnerem firmy Pitney Bowes i oferuje na polskim rynku kopertownice, adresarki, otwieraczki, składarki, a także oprogramowanie i systemy kopertujące. Jednym słowem: pełne spektrum urządzeń i rozwiązań ułatwiających zarządzanie korespondencją. Przygotowanie i pakowanie korespondencji to istotna część zadań realizowanych przez przedsiębiorstwa, zwłaszcza te, które obsługują dużą liczbę klientów. – Często zwracają się do nas przedsiębiorstwa wodociągów i kanalizacji z całego kraju z prośbą o pomoc przy organizacji procesu przygotowania korespondencji. To ważne dla tego typu spółek, ponieważ od bezbłędnego i terminowego dostarczenia do adresatów rozliczeń i faktur zależy płynność finansowa firmy – mówi Maciej Ziemski, Dyrektor ds. Sprzedaży w Arcus S.A. Proponując system obsługi korespondencji dla danego Klienta eksperci firmy Arcus nie tylko wykorzystują nowoczesne urządzenia Pitney Bowes, ale również oprogramowanie i wiedzę na temat integracji z funkcjonującymi systemami informatycznymi. – Jedna ze spółek wodociągowych z Mazowsza musiała uporać się z przygotowaniem rozliczeń i faktur do wysyłki, które następowało trzy razy w miesiącu. Za każdym razem do wysyłki trzeba było przygotować ok. 1000 przesyłek. Ręczne wykonanie tego zadania zabierało jednej osobie około dwóch dni roboczych – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w firmie Arcus SA. Aby usprawnić proces przygotowania korespondencji zapadła decyzja o kupnie kopertownicy Pitney Bowes DI380 OMR, która skraca proces kopertowania 1000 przesyłek do zaledwie 30 min. Kopertownica Pitney Bowes DI380 OMR umożliwia kopertowanie zmiennej liczby kartek do przesyłek (różni odbiorcy mają faktury i rozliczenia o różnej ilości kartek). – Informacje o tym ile kartek ma zostać zakopertowanych do danej przesyłki, urządzenie pobiera z kodów sterujących OMR naniesionych na faktury podczas ich generowania. Dzięki kodom sterującym i wydajnej kopertownicy Pitney Bowes DI380 OMR kwestia nadania przesyłek do klientów nie stanowi problemu, a sam proces uległ skróceniu z kliku dni roboczych do kilku godzin – podsumowuje Maciej...

Rzeczpospolita: zarządzanie korespondencją w biurze

dodano przez dn. Paź 5, 2016 w Zarządzanie korespondencją |

Ręczne pakowanie kopert, adresowanie listów, składanie ulotek powoduje, że sprawna obsługa dużej ilości korespondencji w przedsiębiorstwie lub urzędzie często jest żmudna i pracochłonna. Niesie też ryzyko błędów popełnianych przez pracowników. Dziennik Rzeczpospolita opisuje na swoich stronach internetowych urządzenia firmy Pitney Bowes, które automatyzują i przyspieszają zarządzanie korespondencją w biurze. Jak sprawnie przygotować wysyłkę kilku tysięcy listów? Proces nadania kilku tysięcy sztuk korespondencji może zablokować na kilka dni działanie biura. Na rynku dostępne są urządzenia, które mogą wykonać tą pracę za ludzi wielokrotnie szybciej: składarki, kopertownice, adresarki i otwieraczki. Arcus oferuje na polskim rynku urządzenia amerykańskiej firmy Pitney Bowes. Jak wyjaśnia w artykule Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA pracownik może ręcznie przygotować jeden list do wysyłki w minutę, czyli 60 listów na godzinę. Natomiast kopertownica potrafi zapakować nawet 3000 pism w ciągu godziny, co człowiekowi zajęłoby ponad tydzień. Jak przyspieszyć spływ należności, usprawnić komunikację z klientem i ograniczyć ryzyko wysłania korespondencji do niewłaściwego adresata? Według Macieja Ziemskiego maszyny ułatwiające zarządzanie korespondencją nie tylko oszczędzają czas pracowników dzięki uwolnieniu ich od nużących zadań. Sprawna wysyłka korespondencji jest nie tylko wygodna, ale też pozwala np. na szybsze uzyskanie należności (jeżeli wysyłane są faktury, wezwania do zapłaty czy wymiary podatku), a także zachowanie poufności danych i ograniczenie niebezpieczeństwa pomyłkowego wysłania korespondencji na niewłaściwy adres. Aby uniknąć błędów przy ręcznym adresowaniu i zadbać o estetykę, warto użyć adresarki do kopert (adresarki kopert), która na każdą kopertę naniesie adres i nadruk w wielu kolorach lub wypełni tzw. „zwrotki”, czyli formularze, z których korzysta się w przypadku korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Najprostsza adresarka może zaadresować do 10 000 kopert, a najbardziej wydajna do 30 000 w ciągu godziny – ręczne zaadresowanie takiej liczby kopert zajęłoby pracownikowi ponad trzy miesiące. W celu usprawnieniu obsługi korespondencji przychodzącej pomocna jest otwieraczka (otwieracz do kopert), która w ciągu godziny może otworzyć nawet kilkanaście tysięcy listów. Arcus oferuje urządzenia Pitney Bowes, które pozwalają otwierać korespondencję w tempie od 400 kopert na godzinę aż do nawet 36 000 kopert na godzinę. Pełna treść artykułu:...

Outsourcing druku w Rzeczpospolitej

dodano przez dn. Wrz 25, 2016 w Zarządzanie dokumentem, Zarządzanie korespondencją |

Aby korzystać z wydajnych i nowoczesnych drukarek laserowych i urządzeń wielofunkcyjnych firmy Kyocera nie trzeba ich kupować. Jak możemy przeczytać na stronach internetowych Rzeczpospolitej Arcus oferuje outsourcing druku oraz dzierżawę urządzeń drukujących. Outsourcing druku ma szereg zalet. Pozyskanie nowoczesnego sprzętu nie wymaga inwestycji, urządzenia są wypożyczane w zamian za niewielką miesięczną opłatę. Niewielki koszt usługi oraz rozłożenie wydatków w czasie nie naruszają płynności finansowej. Ponadto opłaty za dzierżawę traktowane są w całości jako koszt uzyskania przychodu, obniżając wysokość podatku dochodowego. Specjaliści z firmy Arcus przejmują pełną odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie urządzeń biurowych (serwisowanie, dostawa i wymiana materiałów eksploatacyjnych, dostarczenie urządzenia zastępczego w razie awarii czy aktualizację oprogramowania). Oferta dzierżawy firmy Arcus dotyczy całego asortymentu urządzeń biurowych – drukarek laserowych, urządzeń wielofunkcyjnych japońskiej marki Kyocera. Dzierżawić można też adresarki, kopertownice, otwieraczki i składarki firmy Pitney Bowes, po oprogramowanie do zarządzania obiegiem dokumentów....

Oszczędności w firmie dzięki Arcus

dodano przez dn. Wrz 20, 2016 w Optymalizacja procesów, Smart Control, Systemy informatyczne, Zarządzanie dokumentem, Zarządzanie korespondencją |

Rzeczpospolita opublikowała na swoich stronach internetowych artykuł na temat Grupy Arcus i jej oferty skierowanej do przedsiębiorstw i instytucji. Oszczędności w firmie i urzędzie możliwe są m.in. dzięki nowoczesnym technologiom IT. Jak możemy przeczytać w artykule na stronach rp.pl zarządzanie flotą pojazdów, zarządzanie dokumentem, systemy workflow, systemy informatyczne – to narzędzia pozwalające na oszczędności w firmie i urzędzie. Grupa Arcus, czyli firma Arcus i jej spółki zależne oferują zarówno doradztwo w doborze narzędzi, jak i outsourcing IT. Nowoczesne technologie IT pozwalają na oszczędności, ponieważ przyspieszają pracę i ograniczają ryzyko błędów. Dziś nawet menedżerowie niewielkich firm mogą pozwolić sobie na zakup lub dzierżawę wydajnych urządzeń drukujących (np. oferowanych przez Arcus drukarek laserowych i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera), systemu monitoringu floty, elektronicznego obiegu dokumentów, CRM czy zintegrowanej komunikacji. Coraz częściej menedżerowie kierują się także TCO, czyli pełnymi kosztami użytkowania rozwiązania, czy urządzenia. Do historii przechodzi niebezpieczna zasada polegająca na wpisaniu w wyszukiwarce frazy „tania drukarka do biura”. Z doświadczenia wiemy, że „tania drukarka” w zakupie oznacza w długim okresie „urządzenie drogie”. W utrzymaniu i eksploatacji. Jak zauważa w artykule Michał Czeredys, Prezes Zarządu Arcus SA klienci chcący ograniczyć koszty druku coraz częściej decydują się nie na zakup urządzeń drukujących Kyocera ale na dzierżawę drukarek albo outsourcing druku. W ramach niewielkich miesięcznych opłat eksperci Arcusa biorą na siebie pełny zakres obowiązków związanych z zapewnieniem serwisu i materiałów eksploatacyjnych. Na takie rozwiązanie coraz częściej decydują się firmy oraz administracja publiczna. Michał Czeredys zauważa też, że klienci decydują się na coraz bardziej zaawansowane rozwiązania. Nie tylko decydują się na trwałe i wydajne drukarki laserowe Kyocera, ale sięgają po bardziej zaawansowane rozwiązania jak np. ARCUS Kyocera MDS, czyli kompleksowy system umożliwiający pełne zarządzanie dokumentami. Oszczędności w firmie generuje też monitoring pojazdów. Dzięki połączeniu technologii GPS i oprogramowania dostarczanego przez T-matic Systems koszty paliwa, serwisu i składek ubezpieczeniowych potrafią spaść w skali całej organizacji nawet o kilkadziesiąt procent. Grupa Arcus oferuje również system Vario do zarządzania dokumentami w wersji elektronicznej oraz nowoczesne urządzenia Pitney Bowes do bardzo szybkiej obsługi korespondencji (kopertownice, adresarki, otwieraczki i składarki). Należąca do Grupy spółka Arcus Systemy Informatyczne odpowiada za wdrożenia i integrację systemów informatycznych. Arcus SI oferuje zarówno aplikacje Microsoft, ale także własne rozwiązania. Są to m.in. systemy ERP, CRM, unified communication. Jak wyjaśnia w artykule Michał Czeredys klientami Grupy Arcus są organizacje różnej wielkości: od małych przedsiębiorców prowadzących niewielkie biura po największe korporacje i urzędy centralne. Pełna treść artykułu:...