Google PlusFacebookTwitter

Pełna kontrola procesu druku z aplikacją MyQ

dodano przez dn. Maj 17, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Zarządzanie dokumentem |

Pięciu pracowników biura architektonicznego spotyka się przy drukarce. Wszyscy oczekują na odebranie wydruków. Pierwsza osoba chwyta kartkę, ale dwie inne nie mają czasu dłużej czekać. Wracają do swoich biurek bez materiałów. Miła rozmowa szybko zamienia się w irytację. Wszystko dlatego, że maszyna drukuje liczący kilkadziesiąt stron materiał pełen danych wrażliwych. Jego właściciel nie jest żadną z osób stojących przy drukarce. Pewnie kiedyś przyjdzie odebrać materiał? Tego typu sytuacje zdarzają się w wielu firmach czy zespołach. Nadmierne obciążenie poszczególnych urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek jest  jednym z problemów, z którymi muszą borykać się pracownicy biur. Do niektórych maszyn tworzą się kolejki osób oczekujące na wydruk, a inne wykorzystywane są jedynie sporadycznie. Czasem zdarza się, że wydrukowane dokumenty  pozostają nieodebrane. Niektóre leżą nawet kilka dni przy drukarce chociaż zawierają cenne lub wrażliwe dane, a tego typu sytuację mogą rodzić różne problemy dla firm. Pamiętajmy, że niebawem wchodzi w życie rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO. Firmy i instytucją mogą uniknąć wyżej wymienionych sytuacji o czym możemy przeczytać w opublikowanym na stronie rp.pl artykule „Na miarę potrzeb”.  Wystarczy wykorzystać np. aplikację MyQ, będącą rozbudowanym serwerem zapewniającym zarządzanie procesem przetwarzania dokumentów.  Użytkownik wybierając opcję „drukuj”, nie musi wskazywać konkretnego urządzenia. Aplikacja sama wybierze i wskaże użytkownikowi najmniej obciążone urządzenie. Dzięki zainstalowaniu na serwerze, MyQ komunikuje się na bieżąco ze wszystkimi działającymi w biurze drukarkami czy urządzeniami wielofunkcyjnymi, zapewniając płynność w procesie wydruku. Aplikacja umożliwia również kopiowanie, skanowanie i drukowanie dokumentów w czym pomocne są spersonalizowane skróty poszczególnych funkcji oraz prosty i wygodny w obsłudze interfejs. Z kolei opcja „skan do siebie” pozwala na przesyłanie dokumentu na adres mailowy użytkownika. Każda osoba może również za sprawą funkcji zarządzenie pracami poznać koszty wydruku albo oznaczyć prace jako ulubione. Dzięki system MyQ użytkownik może korzystać z wielu innych, niezwykle ważnych funkcji takich jak: wydruk bezpośredni, podążający, bezpieczny czy opcji raportów zarówno ilościowych, jak i kosztowych. Aplikacja pozwala na wygenerowanie precyzyjnych statystyk na temat druku każdego z użytkowników, danego działu czy projektu. Jej niezwykle bogate funkcjonalności ułatwiają efektywnie korzystać tak z urządzeń Kyocery jak również innych producentów. Aplikacja MyQ umożliwia również obsługę urządzeń mobilnych oraz zasobów chmurowych takich jak GoogleDrive czy One Drive. Więcej na temat MyQ oraz innych aplikacji na stronie www.rp.pl oraz w dodatku „ABC nowoczesnych...

Aplikacje na miarę potrzeb, czyli jak zarządzać procesem drukowania

dodano przez dn. Kwi 25, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Jak możemy przeczytać na stronach internetowych dziennika Rzeczpospolita systemy przetwarzania dokumentów przestały być wykorzystywane wyłącznie w obszarze podstawowych procesów drukowania, skanowania czy kopiowania. W artykule opublikowanym na  rp.pl „Na miarę potrzeb” możemy przeczytać, jak ważny jest wybór optymalnego dla danej organizacji oprogramowania wspierającego proces przetwarzania dokumentów. W dobie walki o miano lidera swojej branży nowoczesne i dynamiczne firmy oczekują nowych funkcjonalności w tym obszarze. Coraz większym zainteresowaniem cieszą się rozwiązania dostosowujące system przetwarzania dokumentów do specyfiki pracy danej organizacji, w czym niezwykle pomocne okazują się aplikacje oferowane przez Arcus S.A. Dzięki nim użytkownicy zyskują dostęp do często zaawansowanych informacji, mogą w pełni dysponować obszarem bezpieczeństwa oraz precyzyjnie kontrolować koszty. Aplikacje pozwalają w sposób prosty i komfortowy zarządzać środowiskiem druku oraz wspierać przepływ i przetwarzanie dokumentów w formie elektronicznej. Wśród dostępnych na rynku rozwiązań wskazać można unikalny, mocno rozbudowany system serwerowy dedykowany do kompleksowego zarządzania całym procesem przetwarzania dokumentów, czyli aplikację MyQ, ale również systemy dedykowane poszczególnym branżom: administracji, edukacji czy sektorowi medycznemu. Nie brakuje aplikacji przygotowanych z myślą o wygodnym i komfortowym drukowaniu, czego przykładem jest MyPanel. Umożliwia on zdalną obsługą urządzeń Kyocery poprzez tablet, smartfon lub sieć Wi-Fi dzięki czemu użytkownik może zdalnie kopiować, skanować, wysyłać dokumenty oraz drukować ze swojej skrzynki. Z kolei aplikacja Skanner Vision jest wyjątkowym narzędziem w przetwarzaniu dokumentów w formie elektronicznej. System przechwytuje dokumenty otrzymane mailem lub zeskanowane za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego, pozwala na ich odczytanie dzięki OCR oraz wysłanie np. do systemu księgowego. Jednocześnie system zapewnia uzyskanie wersji edytowalnej materiałów. Więcej na temat wyżej wymienionych i innych polecanych przez ekspertów Arcusa aplikacji w dodatku „ABC nowoczesnych technologii” oraz na stronie...

Pitney Bowes i Kyocera pomogą zmierzyć się z RODO

dodano przez dn. Kwi 16, 2018 w Drukarki, RODO, Zarządzanie dokumentem, Zarządzanie korespondencją |

Za ponad miesiąc wejdą w życie nowe przepisy dotyczące wszystkich podmiotów przetwarzających dane osobowe. Firmy i urzędy, banki i szpitale, samorządy i spółdzielnie mieszkaniowe muszą zmienić nie tylko filozofię myślenia nt. ochrony informacji ale przede wszystkim stosowane procedury zabezpieczenia danych.  26 maja br. zacznie obowiązywać Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych czyli RODO/GDPR (ang. General Data Protection Regulation). Za dużo dostępnych danych prywatnych W ostatnich latach konsumenci i klienci w różnych krajach Europy coraz częściej podnosili problemy związane z niewystarczającym zabezpieczeniem i przetwarzaniem danych osobowych przez firmy oraz instytucje. W ostatnim czasie również w Polsce było głośno chociażby o wyciekach informacji nt. pacjentów szpitali, klientów operatorów telefonicznych czy uczniów szkół. Udostępnianie informacji prywatnych, niekontrolowany wypływ i udostępnianie danych i coraz większe ryzyko cyberataków wywoływały w skali makro głosy oburzenia. Podobne głosy, tylko w mniejszej skali wywołują praktyki roznoszenia przez wspólnoty mieszkaniowe i spółdzielnie mieszkaniowe rozliczeń opłat z mieszkańcami bez odpowiedniej anonimizacji danych lub wręczanie przez samorządy nakazów czy wezwań w innej formie niż w kopercie. UE wkracza z rozporządzeniem Unia Europejska obserwując skalę zjawiska i wsłuchując się w głosy organizacji konsumenckich zdecydowała się na zaostrzenie przepisów regulujących cały obszar ochrony danych. Mało kto pamięta, że poprzednia dyrektywa regulująca te kwestie na terenie Unii była z … 1995 r. W tym czasie dokonała się niekwestionowany postęp technologiczny w zakresie gromadzenia i przetwarzanie danych. Przygotowania na wejście w życie przepisów RODO Zgodnie z przepisami to na firmach, samorządach czy spółdzielniach spoczywać będzie odpowiedzialność za wdrożenie procedur przetwarzania danych, zabezpieczania zbiorów czy dostarczenie korespondencji. Konieczność dostosowania prowadzonych działań przez firmy i instytucje do nowych regulacji, wymaga odpowiedniego przygotowania. A czasu jest coraz mniej. Jeszcze w lutym tylko 3 proc. przedsiębiorców badanych przez PwC stwierdziło, że ich firmy są gotowe na wejście w życie przepisów RODO. Co piąty ankietowany przyznał, że w ogóle nie jest na to przygotowany. Od badania PwC minęło trochę czasu. Zarządzający urzędami, spółdzielniami mieszkaniowymi czy nieruchomościami, gdzie każdego dnia drukowanych i wysyłanych muszą być setki stron dokumetów, pełnych danych wrażliwych, intensyfikują prace. Wszystko po to aby uniknąć ogromnych kar, które mogę sięgać nie tylko kilkudziesięciu czy kilkuset tysięcy złotych, ale w skrajnych sytuacjach nawet kilku milionów. „Obecnie obserwujemy coraz większe zainteresowanie, w szczególności ze strony spółdzielni mieszkaniowych kopertownicami Pitney Bowes. Nasi klienci wprost przyznają, że dzięki tym urządzeniom będą mogli, chroniąc dane osobowe zgodnie z wymaganiami RODO, dostarczać pisma i inne dokumenty mieszkańcom. Kopertownice takie jak model DI 380 szybciej i sprawniej zapakują rozliczenia opłat za wodę czy ścieki niż pracownik, który w tym czasie może wykonać inne czynności” – mówi Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów  Pitney Bowes w firmie Arcus. Kyocera już gotowa na RODO Przez lata utarła się tendencja dbania o zabezpieczenia głównie antywirusowe komputerów, a już nie koniecznie o obszar zarządzania drukiem. Nieprzypadkowo w urządzeniach Kyocery zainstalowane są rozwiązanie wzmacniające bezpieczeństwo. Jednym z nich jest identyfikacja użytkownika poprzez kod PIN lub kartę. Zapewnia ona otrzymanie do rąk osób zlecających wydruk dokumentów takich jak decyzje płatnicze, rozliczenia czy wezwania, w których nie brakuje danych osobowych. „Zapewniamy zróżnicowany ze względu na prowadzoną działalność poziom zabezpieczeń, dzięki czemu jesteśmy w stanie sprostać niełatwym wymaganiom stawianym przez RODO. Przedsiębiorca prowadzący średnią firmę, prezes spółdzielni mieszkaniowej czy dyrektor szpitala może być spokojny o ochronę danych w obszarze drukowania. Urządzenia japońskiego producenta posiadają rozwiązania, które zabezpieczają informacje na dyskach urządzeń wielofunkcyjnych czy drukarek oraz funkcje zapewniające bezpieczne monitorowanie i zarządzanie skanowanymi, kopiowanymi i wysyłanymi dokumentami” – mówi Michał Czeredys, prezes spółki...

Poszukiwanie oszczędności w firmie – HBR

dodano przez dn. Cze 22, 2017 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne, Zarządzanie dokumentem |

Poszukiwanie oszczędności w firmie jest podstawą do tego, aby skutecznie konkurować na rynku. W poszukiwaniu oszczędności warto zwrócić uwagę na te obszary w firmie, które często bywają pomijane w kontekście poprawy rentowności. A przecież dysponujemy dziś nowoczesnymi systemami informatycznymi, które pozwalają lepiej zarządzać zasobami firmy. Dziennikarze Harvard Business Review przyjrzeli się najnowocześniejszym rozwiązaniom poprawiającym rentowność firm, które w swojej ofercie posiada Grupa Arcus S.A. Poszukiwanie oszczędności w firmie – to słowa klucze, które odmieniane są przez wszystkie przypadki. Właściciele firm często jednak mają z tym nie lada problem. Na szczęście posiadamy dziś nowe technologie, które usprawniają i przyśpieszają niemal każdy rodzaj pracy. Jednym z takich rozwiązań oferowanych przez Arcus Systemy Informatyczne jest platforma informatyczna one4all. Zawiera ona zintegrowane i dostosowane systemy informatyczne, a także szereg zunifikowanych narzędzi do komunikacji, zarządzania infrastrukturą czy obiegiem dokumentów. Dla wielu będzie to pewnie spore zaskoczenie, ale według szacunków koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów pochłaniają od 5% do nawet 15% przychodów dużych firm. Skuteczna optymalizacja tego procesu pozwala osiągnąć bardzo wysokie oszczędności, sięgające nawet 30%. Jednak drogą do tego nie jest inwestycja w „tanie drukarki do biura” i urządzenia wielofunkcyjnych, tylko rzetelny audyt kosztów wydruku. Wynikiem takiego audytu są rekomendacje dotyczące nie tylko obniżenia kosztów związanych z drukiem, ale również tego, jak uczynić organizację pracy biura bardziej efektywną. Podobnie jak systemy kontrolujące obieg dokumentów także dobrze zaprojektowane zarządzanie flotą samochodów firmowych może przynieść realne korzyści w postaci zwiększenia oszczędności i efektywności. Najlepiej w tym pomogą systemy Brumgo i T‑matic Management System. Zacząć jednak trzeba od zainstalowania w samochodach urządzeń lokalizacyjnych z odbiornikami GPS i kartami GSM, które gromadzą dane na temat aktualnej pozycji pojazdu oraz jego parametrów, na przykład prędkości czy wysokości obrotów silnika. Taka baza danych jest następnie przesyłana do serwera monitoringu, który podejmuje działania, przygotowując odpowiednie raporty i analizy. O skuteczności takiego rozwiązania przekonał się m.in. Bank Pocztowy, który dysponował około 90 pojazdami użytkowanymi przez menedżerów, handlowców i pracowników oddziałów. Blisko 80% tych aut to pojazdy, które zgodnie z polityką banku nie mogły być użytkowane prywatnie. Dlatego zdecydowano się na wprowadzenie monitoringu GPS w pojazdach służbowych. W ciągu pół roku cała flota pokonała o ponad 110 tysięcy kilometrów mniej, choć liczba podróży służbowych znacznie wzrosła. Zarządzanie drukiem, flotą samochodową czy procesami informacyjnymi – na tym właśnie polega poszukiwanie oszczędności w firmie, chociaż często nie zdajemy sobie z tego sprawy i szukamy oszczędności zupełnie gdzie indziej. To błąd, bo wykorzystując nowoczesne technologie jesteśmy w stanie uwolnić ogromną ilość środków niezbędnych do prowadzenie działalności. Cały artykuł w Harvard Business Review do przeczytania tutaj...

Ranking drukarek laserowych. Kyocera zwycięzcą!

dodano przez dn. Cze 19, 2017 w Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne, Zarządzanie dokumentem |

Imponująca szybkość wydruku i szybkość przetwarzanych danych, rewelacyjna cena oryginalnego tonera, niskie koszty druku i zaskakująco niska głośność pracy – ranking drukarek laserowych wypadł dla Kyocery ECOSYS P3055dn niezwykle pomyślnie. W przeprowadzonych w laboratorium PC World testach drukarek, Kyocera ECOSYS P3055dn zdobyła również wyróżnienie za najlepszą wydajność i najlepszą opłacalność. Ranking drukarek laserowych powstał w laboratorium PC World po przetestowaniu sześciu profesjonalnych laserowych drukarek monochromatycznych w cenie do 3 000 zł. Eksperci przetestowali drukarki laserowe na wiele sposobów. Jednym z kryteriów stworzonego rankingu drukarek monochromatycznych była szybkość druku. Drukarka Kyocera ECOSYS P3055dn okazała się w tej kategorii bezkonkurencyjna. Najszybciej ze wszystkich drukarek, które wzięły udział w rankingu laserowych drukarek monochromatycznych, jest w stanie wydrukować pierwszą stronę. Iście sprinterski wynik Kyocera ECOSYS P3055dn osiąga również przy wydruku 10 stron oraz 10 stron dwustronnie, uzyskując odpowiednio czas 16 i 38 sekund. Gotowość do rozpoczęcia pracy i szybkość wydruku to jedno. Równie ważne są koszty. I bynajmniej nie te związane z samym zakupem drukarki są najważniejsze, ale te związane z zakupem materiałów eksploatacyjnych. Jednym z ważniejszych elementów większości drukarek laserowych jest bęben światłoczuły. Zazwyczaj przeciętny bęben wystarcza na wydrukowanie około 50 tys. stron. Kyocera w tej kwestii pozostawia konkurencje daleko w tyle. Żywotność bębnów ceramicznych Kyocery określa się bowiem na 500 tys. stron. Równie ważny jest fakt, że w Kyocera ECOSYS P3055dn zastosowano klasyczną technologię laserową. Dzięki temu, drukarka jest w stanie drukować w wysokiej rozdzielczości 1200 dpi. Daje nam to gwarancję, że wszystkie krawędzie są bardzo wyraźne. W przeprowadzonym w laboratorium PC World teście i rankingu laserowych drukarek monochromatycznych Kyocera ECOSYS P3055dn okazała się bezkonkurencyjna. Dalsze miejsca zajęły: Xerox VersaLink B400, Canon i-SENSYS LBP312x, Brother L6400DW, OKI B721dn, Lexmark MS517dn. Szczegóły techniczne Kyocera ECOSYS P3055dn: Drukowanie z prędkością 55 stron A4 i A5 na minutę Czas wydruku pierwszej strony: tylko 6,6 sekundy Gigabit LAN w standardzie, opcjonalnie Wi-Fi z Wi-Fi Direct Drukowanie mobilne: obsługa AirPrint, Mopria, KYOCERA Mobile Print Drukowanie dwustronne i N-up ograniczające zużycie papieru Do 6 podajników papieru zwiększających elastyczność urządzenia Optymalizacja przepływu dokumentów dzięki funkcji Print&FollowTM (opcjonalnie) Zaawansowane funkcje obsługi dokumentów, opcjonalne karty SD Przyjazne środowisku: trwałe podzespoły, niski pobór energii Wyjątkowo niskie koszty druku w swojej klasie Zwycięstwo w prestiżowym rankingu to niejedyny sukces Kyocery w ostatnim czasie. Model Kyocera ECOSYS P3055dn równie dobrze wypadł podczas testów przeprowadzonych przez Gazetę Prawną i portal conowego.pl...

Drukarka Kyocera ECOSYS P3055dn na testach

dodano przez dn. Lut 23, 2017 w Zarządzanie dokumentem |

Szukamy drukarki do biura, do firmy? Zawsze ten sam problem: jakie wybrać urządzenia? Która drukarka zapewni dobrą jakość wydruku i za najniższą cenę? Odpowiedzi na te pytania starają się udzielić testerzy Gazety Prawnej i portalu conowego.pl. Tym razem testom poddali drukarkę Kyocera ECOSYS P3055dn. Według testerów największymi zaletami drukarki Kyocera ECOSYS P3055dn są: dużo sposobów przesyłania danych, łatwy dostęp do ustawień druku, dodatkowy port USB, wysoka jakość wydruków, duża prędkość drukowania, funkcja kontroli dostępu i kosz wydruku na poziomie minimum. Niewątpliwie podoba im się także cena wydruku, która wynosi zaledwie 2 grosze za wydruk czarno-biały. Jak podkreślali testerzy „najważniejszym zadaniem urządzenia P3055dn jest oczywiście drukowanie, dlatego klienci z pewnością będą wymagali, aby ten element został wykonany doskonale. Moim zdaniem, rzeczywiście tak jest – urządzenie oferuje najwyższą jakość druku monochromatycznego oraz świetną prędkość wydruku. W urządzeniu zastosowano klasyczną technologię laserową. Drukarka jest w stanie drukować w wysokiej rozdzielczości 1200 dpi – dzięki temu wszystkie krawędzie są bardzo wyraźne. Zgodnie ze specyfikacją opublikowaną przez producenta, P3055dn powinien drukować z prędkością dochodzącą do 55 stron na minutę. W czasie testów wartość ta oscylowała w okolicach 53 str./min. Jest więc bardzo, bardzo wysoka i prawie równa temu, co obiecywał producent.” Testerzy zwracają też uwagę na wysoką żywotność drukarki. Toner o wartość 570 złotych powinien zapewnić możliwość wydrukowania aż 25000 stron! Jak zwracają uwagę w podsumowaniu: „drukarkę Kyocera ECOSYS P3055dn można nazwać prawdziwym agentem do zadań specjalnych – dzięki podzespołom o dużej wytrzymałości powinna ona sobie poradzić z setkami tysięcy wydrukowanych stron. Ponadto jest ona w stanie zaoferować świetną jakość wydruków przy bardzo dużej szybkości wynoszącej ponad 50 stron na minutę. W teście podkreślają, że „urządzenie jest dostępne na rynku w cenie oscylującej wokół kwoty 2400 złotych. W porównaniu do cen konkurencyjnych urządzeń w tej klasie, jest ona bardzo atrakcyjna. Kyocera P3055dn potrafi wygrać ze swoimi przeciwnikami nie tylko pod względem statystyk (miesięczna ilość drukowanych stron itp.), ale także ceny. Będzie to bardzo dobre rozwiązanie dla małych i średnich firm, które drukują bardzo dużo dokumentów, a także tych, które swój system archiwizacji ciągle opierają o rozwiązania tradycyjne – drukowanie. Więcej w artykule na łamach Gazety...