Google PlusFacebookTwitter

Jak ważny jest audyt w procesie minimalizowania kosztów druku?

dodano przez dn. Lip 9, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Czy do obsługi 80 pracowników dużego biura zarządzania nieruchomościami potrzebnych jest 17 drukarek i trzy skanery? A może wystarczy mniej? Czy warto je zastąpić urządzeniami wielofunkcyjnymi, które nie tylko drukują, ale również kopiują i skanują? Ile to wszystko kosztuje i czy może mniej? Na te pytania chcą znać odpowiedź szefowie i menadżerowie firm zainteresowani zoptymalizowaniem obszaru druku. O tym, w jaki sposób się do tego przygotować, czy jest to czasochłonne i jakie znaczenie ma audyt w procesie minimalizowania wydatków ponoszonych na drukowanie, mówi artykuł pt. „Diagnoza drogą do oszczędności”, dostępny na internetowych stronach dziennika „Rzeczpospolita”. Wielu pracowników, szczególnie w większych organizacjach i instytucjach publicznych lubi korzystać z utartych rozwiązań czyli np. z drukarki podłączonej w pokoju, a nie z urządzenia wielofunkcyjnego ustawionego na korytarzu. I nie koniecznie zwraca uwagę na koszty z tym związane. Im więcej drukarek, tym zwykle są one większe. Czasem rosną wręcz lawinowo za sprawą różnych materiałów eksploatacyjnych czy opłacenia wizyt serwisantów obsługujących poszczególnych producentów. Zmiana utartych zwyczajów może być powodem narzekań, ale wcale tak być nie musi. Wystarczy odpowiednio ją zaplanować, skonsultować i wyjaśnić zmiany i wskazać na korzyści. Audyt pozwala nie tylko na precyzyjne określenie kosztów druku, ale również na optymalne dostosowanie ilości i rodzaju urządzeń potrzebnych w danej organizacji. Pomagają w tym eksperci Arcusa. Cytowany w artykule „Rzeczpospolitej” Łukasz Rumowski,  Dyrektor Działu Rozwoju Produktu w Arcus, tłumaczy:  „Eksperci Arcusa sprawnie przeprowadzają audyty niezależnie od wielkości organizacji. W ich efekcie przedstawiane są rekomendacje dotyczące zarówno obniżenia kosztów druku, jak i efektywniejszego wykorzystania posiadanych przez klienta urządzeń oraz sugestie usprawnienia w organizacji biura w tym zakresie”. W artykule omówione zostały różne zakresy audytu i informacje nt. drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych oraz ich użytkowników, jakie są analizowane w trakcie jego przeprowadzania. Przypomniano, że pozwala on również na wskazanie najbardziej wyeksploatowanego i generującego najwyższe koszty sprzętu. Wśród korzyści jakie przynosi firmom zainteresowanym tańszym drukiem dogłębny audyt tego obszaru, wskazano również określenie zakresu dostępu poszczególnych pracowników do różnych opcji drukowania....

„Sharing economy” po polsku na przykładzie wspólnego korzystania z drukarek

dodano przez dn. Cze 26, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Zarządzanie dokumentem |

15 lat temu wydany został pierwszy numer polskiej edycji „Harvard Business Review”. Polska w 2003 r. nie była jeszcze członkiem Unii Europejskiej, a internauci nie korzystali ani z Facebooka, ani z Twittera. Przez ten czas HBRP wielokrotnie zmieniał swoją formułę, konsekwentnie opisując transformacje firm, nowe strategie czy modele zarządzania. Magazyn z okazji jubileuszu przygotował wyjątkową publikację, w której zamieścił kolejne idee opisywane na jego łamach w poszczególnych latach. W wydaniu specjalnym „Harvard Business Review” znaleźć można również artykuł na temat współdzielenia po polsku, gdzie jako przykład tego zjawiska opisano sieci samoobsługowych stanowisk drukujących Arcus Kyocera Zeccer. Jak się okazuje „sharing economy”, czyli popularny trend polegający na współużytkowaniu dóbr i ograniczeniu konsumpcji, staje się coraz bardziej popularny nie tylko w Stanach Zjednoczonych czy w krajach Europy Zachodniej, ale również w Polsce. Polacy coraz częściej sięgają po samochody w ramach carsharingu, chociaż przez lata niemal wyłącznie je kupowali. Ogromną popularnością cieszą się również rowery miejskie. Sieć wypożyczalni w Warszawie czy Lublinie cały czas się rozszerza. Kolejne miasta decydują się na wdrożenie systemów miejskich rowerów. Również, co można przeczytać w artykule pt. „Łatwiejsze drukowanie poza domem i pracą”, Polacy zmieniają swoje podejście do drukowania. Gospodarka współdzielenia nie ominęła także tej dziedziny. Drukarka w domu przestała być atrakcyjnym rozwiązaniem. Raz, że jest wykorzystywana sporadycznie, a dwa, że zajmuje tak cenną przestrzeń. Kiedy wydruk dokumentu czy pracy zaliczeniowej jest niezbędny wystarczy skorzystać z samoobsługowego stanowiska drukującego Arcus Kyocera Zeccer. Sieć jest już dostępna w 18 miastach Polski i na tym nie koniec. Tylko w ostatnim czasie uruchomiono drukarki w pięciu Urzędach Skarbowych oraz pierwszym Urzędzie Wojewódzkim. Do korzystania z sieci samoobsługowych drukarek przekonuje szybkość i wygoda tego rozwiązania. Potrzebny jest jedynie komputer, tablet lub telefon z dostępem do internetu i adres mailowy, z którego wysłane zostaną pliki na wybraną drukarkę.  W odpowiedzi korzystający otrzymuje informację o opłacie. Może uregulować ją kartą, BLIK-iem lub przelewem, a potem odebrać materiał z urządzenia.  Cały proces – co bardzo ważne szczególnie od czasu wejścia w życie przepisów RODO – jest niezwykle bezpieczny. Wszystko dlatego, że system automatycznie usuwa dokumenty bezpośrednio po wydrukowaniu. „Dzięki naszemu rozwiązaniu klienci nie tracą czasu i energii na kupno, serwis czy naprawę drukarki. Potrzebując dokumentu w papierze, wydają dyspozycje za pomocą komputera lub smartfonu i odbierają wydruki w dogodnym dla nich miejscu. Ich wysoką jakość gwarantują wielofunkcyjne urządzenia Kyocera Document Solutions (KDS) znane nie tylko z trwałości i wydajności, ale również z zapewnienia bezpieczeństwa i poufności dokumentów oraz danych. Jestem przekonany, że Polacy polubią proste i wygodne rozwiązanie firm Arcus, Kyocera i Zeccer, tak jak pokochali rowery miejskie” – komentuje na łamach „Harvard Business Review” Michał Czeredys, prezes firmy...

Oszczędne drukowanie z Arcus Saver

dodano przez dn. Maj 29, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Czy upadające drzewo po środku bezludnej puszczy wydaje dźwięk? Możemy długo rozważać ten problem, ale szef na pewno wyobraża sobie upadające drzewa wraz z kolejnymi wydrukowanymi kartkami. Gdyby nie optymalizacja druku spirala kosztów w tym obszarze rosłaby szybko. W wielu firmach i urzędach wiedza na temat ich źródeł pozostaje znikoma. Tymczasem pełna kontrola nad kosztami związanymi z drukowaniem jest możliwa dzięki pakietowi funkcjonalnemu Arcus Saver. Zamiast odgłosu ścinanych drzew managerowie zaczną słyszeć dźwięk zaoszczędzonych monet! Arcus Saver to jeden z trzech obok Arcus Security i Arcus Comfort pakietów funkcjonalnych przygotowanych przez grupę Arcus. Dzięki nim wydruki w urzędach i przedsiębiorstwach stają się bezpieczne, wygodne i co bardzo ważne oszczędne.  Na pakiety składają się urządzenia wielofunkcyjne i drukarki laserowe Kyocera  wraz z odpowiednio dopasowanym oprogramowaniem.  Pakiet sprzętowo-software’owy Arcus Saver pozwala na wygenerowanie miesięcznych podsumowań i szczegółowych raportów, gdzie znaleźć można precyzyjne informacje na temat ilości stron, właścicieli poszczególnych wydruków czy kosztów wykonanej pracy. Umożliwia również tworzenie profili użytkowników. Dzięki nim nie wszyscy pracownicy będą mogli korzystać ze wszystkich opcji drukowania. Dodatkowo pozawala również na wprowadzenie limitów wydruku, a to kolejna opcja przyczyniająca się do obniżenia kosztów. Arcus Saver jest skutecznym narzędziem dla firm i urzędów, które nie posiadają pełnej wiedzy na temat faktycznie ponoszonych wydatków związanych z drukiem. Nie znają jego prawdziwych źródeł. Dzięki niemu można dowiedzieć się, które osoby to miłośnicy drukowania w kolorze, a które po prostu klikają „drukuj”, nie bacząc na liczbę stron dokumentu czy potrzebę posiadania w papierze np. całego maila z długą, wcześniejszą korespondencją. Pełna kontrola nad kosztami staje się możliwa z Arcus Saver, które wychodzi naprzeciw potrzebom nowoczesnych biur. Zintegrowany sprzęt z pakietem oprogramowania pozwala liczyć zaoszczędzone pieniądze i przeznaczyć je na inne cele. Jakie? Tu propozycji może być wiele! Jedna z nich to zakup systemu telematycznego Brumgo. Dzięki niemu firmy zyskują pełną wiedzę nt. floty samochodowej, co prowadzi, tak jak w przypadku korzystania z Arcus Saver, do kolejnych...

Pełna kontrola procesu druku z aplikacją MyQ

dodano przez dn. Maj 17, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Zarządzanie dokumentem |

Pięciu pracowników biura architektonicznego spotyka się przy drukarce. Wszyscy oczekują na odebranie wydruków. Pierwsza osoba chwyta kartkę, ale dwie inne nie mają czasu dłużej czekać. Wracają do swoich biurek bez materiałów. Miła rozmowa szybko zamienia się w irytację. Wszystko dlatego, że maszyna drukuje liczący kilkadziesiąt stron materiał pełen danych wrażliwych. Jego właściciel nie jest żadną z osób stojących przy drukarce. Pewnie kiedyś przyjdzie odebrać materiał? Tego typu sytuacje zdarzają się w wielu firmach czy zespołach. Nadmierne obciążenie poszczególnych urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek jest  jednym z problemów, z którymi muszą borykać się pracownicy biur. Do niektórych maszyn tworzą się kolejki osób oczekujące na wydruk, a inne wykorzystywane są jedynie sporadycznie. Czasem zdarza się, że wydrukowane dokumenty  pozostają nieodebrane. Niektóre leżą nawet kilka dni przy drukarce chociaż zawierają cenne lub wrażliwe dane, a tego typu sytuację mogą rodzić różne problemy dla firm. Pamiętajmy, że niebawem wchodzi w życie rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO. Firmy i instytucją mogą uniknąć wyżej wymienionych sytuacji o czym możemy przeczytać w opublikowanym na stronie rp.pl artykule „Na miarę potrzeb”.  Wystarczy wykorzystać np. aplikację MyQ, będącą rozbudowanym serwerem zapewniającym zarządzanie procesem przetwarzania dokumentów.  Użytkownik wybierając opcję „drukuj”, nie musi wskazywać konkretnego urządzenia. Aplikacja sama wybierze i wskaże użytkownikowi najmniej obciążone urządzenie. Dzięki zainstalowaniu na serwerze, MyQ komunikuje się na bieżąco ze wszystkimi działającymi w biurze drukarkami czy urządzeniami wielofunkcyjnymi, zapewniając płynność w procesie wydruku. Aplikacja umożliwia również kopiowanie, skanowanie i drukowanie dokumentów w czym pomocne są spersonalizowane skróty poszczególnych funkcji oraz prosty i wygodny w obsłudze interfejs. Z kolei opcja „skan do siebie” pozwala na przesyłanie dokumentu na adres mailowy użytkownika. Każda osoba może również za sprawą funkcji zarządzenie pracami poznać koszty wydruku albo oznaczyć prace jako ulubione. Dzięki system MyQ użytkownik może korzystać z wielu innych, niezwykle ważnych funkcji takich jak: wydruk bezpośredni, podążający, bezpieczny czy opcji raportów zarówno ilościowych, jak i kosztowych. Aplikacja pozwala na wygenerowanie precyzyjnych statystyk na temat druku każdego z użytkowników, danego działu czy projektu. Jej niezwykle bogate funkcjonalności ułatwiają efektywnie korzystać tak z urządzeń Kyocery jak również innych producentów. Aplikacja MyQ umożliwia również obsługę urządzeń mobilnych oraz zasobów chmurowych takich jak GoogleDrive czy One Drive. Więcej na temat MyQ oraz innych aplikacji na stronie www.rp.pl oraz w dodatku „ABC nowoczesnych...

Aplikacje na miarę potrzeb, czyli jak zarządzać procesem drukowania

dodano przez dn. Kwi 25, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Jak możemy przeczytać na stronach internetowych dziennika Rzeczpospolita systemy przetwarzania dokumentów przestały być wykorzystywane wyłącznie w obszarze podstawowych procesów drukowania, skanowania czy kopiowania. W artykule opublikowanym na  rp.pl „Na miarę potrzeb” możemy przeczytać, jak ważny jest wybór optymalnego dla danej organizacji oprogramowania wspierającego proces przetwarzania dokumentów. W dobie walki o miano lidera swojej branży nowoczesne i dynamiczne firmy oczekują nowych funkcjonalności w tym obszarze. Coraz większym zainteresowaniem cieszą się rozwiązania dostosowujące system przetwarzania dokumentów do specyfiki pracy danej organizacji, w czym niezwykle pomocne okazują się aplikacje oferowane przez Arcus S.A. Dzięki nim użytkownicy zyskują dostęp do często zaawansowanych informacji, mogą w pełni dysponować obszarem bezpieczeństwa oraz precyzyjnie kontrolować koszty. Aplikacje pozwalają w sposób prosty i komfortowy zarządzać środowiskiem druku oraz wspierać przepływ i przetwarzanie dokumentów w formie elektronicznej. Wśród dostępnych na rynku rozwiązań wskazać można unikalny, mocno rozbudowany system serwerowy dedykowany do kompleksowego zarządzania całym procesem przetwarzania dokumentów, czyli aplikację MyQ, ale również systemy dedykowane poszczególnym branżom: administracji, edukacji czy sektorowi medycznemu. Nie brakuje aplikacji przygotowanych z myślą o wygodnym i komfortowym drukowaniu, czego przykładem jest MyPanel. Umożliwia on zdalną obsługą urządzeń Kyocery poprzez tablet, smartfon lub sieć Wi-Fi dzięki czemu użytkownik może zdalnie kopiować, skanować, wysyłać dokumenty oraz drukować ze swojej skrzynki. Z kolei aplikacja Skanner Vision jest wyjątkowym narzędziem w przetwarzaniu dokumentów w formie elektronicznej. System przechwytuje dokumenty otrzymane mailem lub zeskanowane za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego, pozwala na ich odczytanie dzięki OCR oraz wysłanie np. do systemu księgowego. Jednocześnie system zapewnia uzyskanie wersji edytowalnej materiałów. Więcej na temat wyżej wymienionych i innych polecanych przez ekspertów Arcusa aplikacji w dodatku „ABC nowoczesnych technologii” oraz na stronie...

Pitney Bowes i Kyocera pomogą zmierzyć się z RODO

dodano przez dn. Kwi 16, 2018 w Drukarki, RODO, Zarządzanie dokumentem, Zarządzanie korespondencją |

Za ponad miesiąc wejdą w życie nowe przepisy dotyczące wszystkich podmiotów przetwarzających dane osobowe. Firmy i urzędy, banki i szpitale, samorządy i spółdzielnie mieszkaniowe muszą zmienić nie tylko filozofię myślenia nt. ochrony informacji ale przede wszystkim stosowane procedury zabezpieczenia danych.  26 maja br. zacznie obowiązywać Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych czyli RODO/GDPR (ang. General Data Protection Regulation). Za dużo dostępnych danych prywatnych W ostatnich latach konsumenci i klienci w różnych krajach Europy coraz częściej podnosili problemy związane z niewystarczającym zabezpieczeniem i przetwarzaniem danych osobowych przez firmy oraz instytucje. W ostatnim czasie również w Polsce było głośno chociażby o wyciekach informacji nt. pacjentów szpitali, klientów operatorów telefonicznych czy uczniów szkół. Udostępnianie informacji prywatnych, niekontrolowany wypływ i udostępnianie danych i coraz większe ryzyko cyberataków wywoływały w skali makro głosy oburzenia. Podobne głosy, tylko w mniejszej skali wywołują praktyki roznoszenia przez wspólnoty mieszkaniowe i spółdzielnie mieszkaniowe rozliczeń opłat z mieszkańcami bez odpowiedniej anonimizacji danych lub wręczanie przez samorządy nakazów czy wezwań w innej formie niż w kopercie. UE wkracza z rozporządzeniem Unia Europejska obserwując skalę zjawiska i wsłuchując się w głosy organizacji konsumenckich zdecydowała się na zaostrzenie przepisów regulujących cały obszar ochrony danych. Mało kto pamięta, że poprzednia dyrektywa regulująca te kwestie na terenie Unii była z … 1995 r. W tym czasie dokonała się niekwestionowany postęp technologiczny w zakresie gromadzenia i przetwarzanie danych. Przygotowania na wejście w życie przepisów RODO Zgodnie z przepisami to na firmach, samorządach czy spółdzielniach spoczywać będzie odpowiedzialność za wdrożenie procedur przetwarzania danych, zabezpieczania zbiorów czy dostarczenie korespondencji. Konieczność dostosowania prowadzonych działań przez firmy i instytucje do nowych regulacji, wymaga odpowiedniego przygotowania. A czasu jest coraz mniej. Jeszcze w lutym tylko 3 proc. przedsiębiorców badanych przez PwC stwierdziło, że ich firmy są gotowe na wejście w życie przepisów RODO. Co piąty ankietowany przyznał, że w ogóle nie jest na to przygotowany. Od badania PwC minęło trochę czasu. Zarządzający urzędami, spółdzielniami mieszkaniowymi czy nieruchomościami, gdzie każdego dnia drukowanych i wysyłanych muszą być setki stron dokumetów, pełnych danych wrażliwych, intensyfikują prace. Wszystko po to aby uniknąć ogromnych kar, które mogę sięgać nie tylko kilkudziesięciu czy kilkuset tysięcy złotych, ale w skrajnych sytuacjach nawet kilku milionów. „Obecnie obserwujemy coraz większe zainteresowanie, w szczególności ze strony spółdzielni mieszkaniowych kopertownicami Pitney Bowes. Nasi klienci wprost przyznają, że dzięki tym urządzeniom będą mogli, chroniąc dane osobowe zgodnie z wymaganiami RODO, dostarczać pisma i inne dokumenty mieszkańcom. Kopertownice takie jak model DI 380 szybciej i sprawniej zapakują rozliczenia opłat za wodę czy ścieki niż pracownik, który w tym czasie może wykonać inne czynności” – mówi Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów  Pitney Bowes w firmie Arcus. Kyocera już gotowa na RODO Przez lata utarła się tendencja dbania o zabezpieczenia głównie antywirusowe komputerów, a już nie koniecznie o obszar zarządzania drukiem. Nieprzypadkowo w urządzeniach Kyocery zainstalowane są rozwiązanie wzmacniające bezpieczeństwo. Jednym z nich jest identyfikacja użytkownika poprzez kod PIN lub kartę. Zapewnia ona otrzymanie do rąk osób zlecających wydruk dokumentów takich jak decyzje płatnicze, rozliczenia czy wezwania, w których nie brakuje danych osobowych. „Zapewniamy zróżnicowany ze względu na prowadzoną działalność poziom zabezpieczeń, dzięki czemu jesteśmy w stanie sprostać niełatwym wymaganiom stawianym przez RODO. Przedsiębiorca prowadzący średnią firmę, prezes spółdzielni mieszkaniowej czy dyrektor szpitala może być spokojny o ochronę danych w obszarze drukowania. Urządzenia japońskiego producenta posiadają rozwiązania, które zabezpieczają informacje na dyskach urządzeń wielofunkcyjnych czy drukarek oraz funkcje zapewniające bezpieczne monitorowanie i zarządzanie skanowanymi, kopiowanymi i wysyłanymi dokumentami” – mówi Michał Czeredys, prezes spółki...