Google PlusFacebookTwitter

Tanie drukowanie. Jak wybrać najlepszą drukarkę do firmy?

dodano przez dn. Lut 26, 2019 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne, Zarządzanie dokumentem |

Z drukowaniem jest dziś jak z korzystaniem z samochodu firmowego. Mniej istotny jest koszt samego przedmiotu, znacznie ważniejsze stają się koszty użytkowania. Warto więc skupić się na tym, by te wydatki były jak najbardziej efektywne.   Jak wybrać dobrą drukarkę do firmy?   Na rynku samochodowym coraz częściej promowany jest wskaźnik TCO (Total Cost of Ownership), który określa całkowite koszty związane z użytkowaniem danego pojazdu. To koszt zakupu, a także poszczególne elementy, które mają wpływ na to, ile ostatecznie zapłacić za używanie rzeczy. Z tego modelu korzystają również inne branże. TCO jest szczególnie ważnym wskaźnikiem także dla sprzętu biurowego. Należą do nich m.in. drukarki i urządzenia wielofunkcyjne (potocznie określane jako kserokopiarki, ksero). Drukarki firmowe to urządzenia, które muszą być niezawodne i efektywne. Drukowanie nawet kilkuset stron każdego dnia nie jest dla nich niczym niezwykłym. Mało tego, z urządzenia korzystają różne osoby i to z różnym poziomem umiejętności ich obsługi. Jak pokazują dane KPMG, w przeciętnej firmie marnuje się 8 proc. wydruków miesięcznie. W skali roku w firmach marnuje się więc nawet 5 mld stron. Dobre drukarki mają możliwość drukowania dokumentów obustronnie, to skutecznie ogranicza koszty druku.   Najlepsza drukarka do firmy? Dobrze jest optymalnie wykorzystać urządzenia drukujące. Warto sprawdzić kto i ile drukuje. Nowoczesne, profesjonalne urządzenia drukujące mają możliwość ustawienia odpowiednich reguł, wedle których określone grupy pracowników będą mogły drukować dokumenty, wykorzystując konkretne szablony lub parametry. Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorcy wybierali urządzenia najtańsze w zakupie. Mniej uwagi poświęcali na to, ile będą wydawać na utrzymanie. Szybko przekonywali się, że eksploatacja drukarki była bardzo droga.   Drukarka atramentowa czy drukarka laserowa Drukarki atramentowe zdecydowanie lepiej odwzorowują kolory. Poleca się je w przypadku mniej intensywnego użytkowania. Jeśli w firmie drukujemy bardzo dużo, to zdecydowanie lepsza będzie drukarka laserowa. Sporo firm decyduje się też na urządzenia wielofunkcyjne. Mają one w sobie moduł drukarki, skanera, kopiarki i faksu. W przypadku takiego urządzenia nie ma znaczenia czy przedsiębiorstwo jest dużą firmą, czy jednoosobową działalnością gospodarczą.   System zarządzania drukiem Profesjonalne urządzenia drukujące umożliwiają kontrolowanie wydruków poprzez system zarządzania. Można je stosować zarówno w dużych, jak i małych firmach. Jeden z najprostszych systemów, czyli kontrola wydruków, pozwoli zmniejszyć koszty nawet o 30 procent.   Outsourcing druku Są przedsiębiorcy, którzy nie chcą kupować urządzenia drukującego. W związku z tym coraz częściej mamy do czynienia z outsourcingiem druku. Pozwala to na efektywne i oszczędne drukowanie. Firma obsługująca proces druku dba, by urządzenia były sprawne i zawsze miały komplet materiałów eksploatacyjnych.   Zamienniki do druku Zdarza się, że przedsiębiorcy jeszcze bardziej chcą obniżyć koszty wydruku. Wiadomo, że w przypadku oryginalnych materiałów eksploatacyjnych zapłacimy więcej. Zamienniki promowane są przede wszystkim niższą ceną. Warto jednak pamiętać, że jeśli zdecydujemy się na zamiennik, producent urządzeń może odmówić gwarancji, gdyby urządzenie przestało działać. Mało tego – zamienniki mają bardzo różną jakość, więc nie zawsze są w stanie spełnić wszystkich oczekiwań. Podsumowując: cena zakupu urządzenia drukującego to zaledwie ułamek kosztów całkowitych użytkowania tego typu sprzętu. Mając przed sobą wieloletnią perspektywę użytkowania drukarki, nie sposób patrzeć wyłącznie na cenę samego urządzenia. Dla świadomego przedsiębiorcy ważne jest też to, ile kosztuje wydruk. Dobrym sposobem jest po prostu obliczenie, ile trzeba zapłacić za każdą wydrukowaną lub skopiowaną stronę. Gdy przemnożymy tę cenę przez ilość wydrukowanych stron np. w ciągu roku to po takich kalkulacjach dokonanie wyboru urządzenia spełniającego nasze wymagania na pewno będzie bardziej efektywne niż wizyta w markecie i zakup „taniej drukarki do...

Aplikacja Centrum Kontaktu – wsparcie techniczne dostępne od ręki

dodano przez dn. Lis 20, 2018 w Systemy informatyczne |

Niesprawne urządzenie wielofunkcyjne kojarzy się z utrudnieniami w codziennej pracy biurowej i oczekiwaniem na serwis. Dzięki aplikacji Centrum Kontaktu wszelkie problemy można rozwiązać łatwiej, szybciej i przyjemniej. Aplikacje Arcus na urządzenia wielofunkcyjne Kyocera (pisaliśmy o nich tutaj) znacznie ułatwiają pracę biura. Aplikacja Arcus Centrum Kontaktu działa jak asystent techniczny przypisany do urządzenia, który zadba o to, by przestoje urządzeń zdarzały się jak najrzadziej i trwały jak najkrócej. Aplikacja zapewnia pełen monitoring stanu urządzenia. Nie tylko możemy w każdej chwili sprawdzić poziom materiałów eksploatacyjnych, ale także wysłać do serwisu zamówienie na nowe tonery. Materiały eksploatacyjne przyjdą, zanim wyczerpią się dotychczasowe. Dodatkowo eliminowane są nieuzasadnione lub omyłkowe zamówienia. Zarządzanie aplikacją odbywa się poprzez ekran dotykowy urządzenia wielofunkcyjnego. Dostęp do serwisu mamy na wyciągnięcie ręki. Coś nie działa tak, jak powinno? Zamiast tłumaczyć problem serwisantowi przez telefon, wystarczy zgłosić usterkę z poziomu aplikacji. Urządzenie posiada funkcję autodiagnostyki oraz może wysłać stronę testową lub przykładową wadliwą kopię. Naprawa przebiega sprawnie i optymalnie – zespół serwisowy dokładnie wie „co dolega”, czy potrzebna jest interwencja oraz ewentualnie jakie części i narzędzia będą potrzebne do uruchomienia urządzenia. Rozwiązanie umożliwia także automatyczną wysyłkę raportów o stanach liczników na wybrany adres mailowy. W praktyce, dzięki aplikacji Contact Center, urządzenie wielofunkcyjne Kyocera potrafi „zadbać o siebie” oraz o komfort użytkownika. Rozwiązanie wpisuje się w ideę Industry 4.0 – „Internetu rzeczy”, uważanego za czwartą falę rewolucji przemysłowej. Urządzenia i systemy stają się częścią inteligentnego środowiska pracy i zyskują autonomię, tak jak w przypadku aplikacji Arcus, która zapewnia urządzeniom zdolność do autodiagnozy i inicjowania kontaktu z serwisem oraz użytkownikiem....

Kupno prądu online? Czemu nie!

dodano przez dn. Maj 28, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne |

Coraz więcej przedsiębiorców zastanawia się, jak zredukować koszty za energię. Kieruje nimi nie tylko naturalna potrzeba szukania oszczędności, ale również starania o budowę wizerunku firmy odpowiedzialnej ekologicznie. Tańszego prądu szukają nie tylko duże przedsiębiorstwa, ale również małe i średnie firmy. Porównanie ofert energii i sprzedaż prądu online stają się coraz bardziej popularne. Widząc zmieniające się zachowania rynku sprzedawcy energii, nie pozostali obojętni. Przekonać klientów do siebie próbują konkurencyjnymi, często zmieniającymi się cenami i promocjami. Mnogość ofert i ich zawiłość niejednego przytłacza, a porównanie i precyzyjne wyliczenie kosztów może przysporzyć niemałych trudności.   Mimo tego dynamiczni i nowocześni przedsiębiorcy wiedząc, że tani prąd jest na wyciągnięcie ręki, drążą przysłowiową skałę. Dokonują wyliczeń i porównań, zmieniają dostawców. W efekcie uzyskują niższy rachunek za prąd nawet o 30 procent. Jak to jest możliwe? Kluczem do sukcesu musi być precyzyjne dostosowanie zakupów energii elektrycznej do realnych potrzeb danej firmy. Pomoże w tym platforma zakupowa Enbay.pl na którą składa się m.in. z innowacyjna porównywarka ofert energii oraz eksperci z spółki Durau wchodzącej w skład grupy Arcus.   To właśnie ta firma z myślą o podmiotach, które chcą płacić mniej za prąd, stworzyła platformę sprzedaży energii elektrycznej i gazu dla małych i średnich przedsiębiorstw. Postawiła na metodę multisprzedaży popularnej m.in. w branży ubezpieczeniowej. Dzięki Enbay.pl zainteresowany zamianą sprzedawcy energii korzysta z aktualnych ofert rynkowych rekomendowanych sprzedawców. Jest ich aż 11.  Oferty są niezależnie porównywane, a kalkulacje uwzględniają aktualizowane cenny i bieżące promocje dzięki czemu możliwe jest precyzyjne policzenie ceny końcowej. Cały proces sprzedaży (uzupełnienie danych, porównanie ofert, wygenerowanie zestawień) odbywa się online na platformie Enbay.pl. Do dyspozycji na każdym etapie są niezależni doradcy.   „Korzystanie z Enbay.pl jest bezpłatne i co równie ważne niezwykle proste. Zabiera nie więcej niż kilkanaście minut. Proponujemy dwie drogi do najtańszego dostawcy prądu. Można skontaktować się z doradcą lub samemu wybrać taryfę w oparciu o swoje dane i aktualną cenę gazu i energii. Potem następuje porównanie ofert i wygenerowanie umowy. Zgodnie z życzeniem klienta umowa zostanie dostarczona albo w formie elektronicznej albo papierowej. Podpisana po zeskanowaniu może być wysłana do nas e-mailem, z kolei oryginały dokumentów odbiera kurier. Jak widać tańszy prąd jest na wyciągnięcie ręki” – wyjaśnia Rafał Kręcisz, prezes firmy...

Czy warto ręcznie wprowadzać dane do systemów?

dodano przez dn. Maj 22, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne |

Pisma, wnioski, faktury, oferty, podania… każda firma czy instytucja codziennie otrzymuje setki czy tysiące dokumentów. Zawarte na nich dane trafiają do systemów informatycznych. Zwykle są wprowadzane ręcznie, ale jest też inny sposób, o którym można przeczytać w opublikowanym na internetowych stronach Rzeczpospolitej artykule „Automatyczne zaczytywanie danych”. Mowa w nim o Fakturomacie, czyli narzędziu do rozpoznania, zinterpretowania, sprawdzania i wreszcie wysłanie danych z faktur do dalszego wykorzystania. Fakturomat opracowała wchodzącą w skład grupy Arcus spółka Docusoft. Pracownik wprowadzając kolejne dane z faktur takie jak: numer, data wystawienia, wartości netto i brutto szybko może się nudzić i stopniowo tracić koncentrację. O błędy nie trudno. Wprowadzone do systemów księgowych danych muszą zostać dodatkowo sprawdzone. To wszystko kosztuje. Jak mówią szacunki 70 groszy wynosi koszt wprowadzenia przez pracownika jednej faktury do systemu. Dzięki rozwiązaniom informatycznym to około 20-30 groszy. Działanie Fakturomatu jest niezwykle proste i skuteczne. W pierwszym etapie dane są zaczytywane z faktury papierowej  lub jej postaci elektronicznej. Potem, już w etapie interpretacji następuje ich selekcja zgodnie z przyjętymi założeniami. Może to być np. data, NIP czy wartość. Wreszcie po  weryfikacji sum czy poprawności podanego konta bankowego dane zostają przesłane do systemu obiegu dokumentów. Narzędzie oferowane przez Docusoft może zostać z powodzeniem wykorzystane podczas weryfikacji dostaw towarów. Zaczytując faktury towarowe, porównuje informacje z zamówieniami i dokumentami magazynowymi. Dzięki temu szybko i sprawnie wykrywa wszelkie niezgodności. Fakturomat może być stosowany jako niezależny produkt. Jest również dostępny jako moduł systemu Vario czyli oprogramowania, które m.in. od strony operacyjnej, dokumentacyjnej czy realizacji budżetu wspiera zarządzanie projektami. Fakturomat podczas odbywającej się w kwietniu Gali Technobiznes otrzymał tytuł Hit 2018 roku. Wyróżnienie przyznaje Kapituła Redakcji Gazety Bankowej doceniając produkty i usługi, które mogą stać się popularne na rynku w najbliższych miesiącach. Na stronie docusoft.pl można znaleźć więcej informacji nt. potencjału elektronicznego obiegu...

Jak zarządzać energią w firmie? Rozwiązanie ma Blue Pillar

dodano przez dn. Wrz 27, 2017 w Systemy informatyczne |

Źródła zasilania padają, panuje chaos informacyjny, brak wody, światła, nie działa komunikacja miejska, nie można wyjąć pieniędzy z bankomatu, zapłacić kartą, zatankować samochodu. Agregaty szpitali czy innych instytucji też w końcu przestaną działać. Tak może wyglądać blackout, ale wcale nie musi do niego dojść jeśli nauczymy się jak zarządzać energią w firmie. Ograniczenia poboru mocy W Polsce byliśmy bliscy blackoutu latem 2015 roku, kiedy z powodu upałów dramatycznie zwiększyło się zapotrzebowanie na energię. Elektrownie pracowały na najwyższych obrotach i nie były w stanie wyprodukować jej tyle, żeby zaspokoić potrzeby konsumentów. W związku z tym PSE wprowadziło ograniczenia poboru mocy dla ponad 1,5 tysiąca firm oraz apelowało do mieszkańców naszego kraju, aby nie korzystali z urządzeń elektrycznych między godziną 11 a 15, czyli wtedy kiedy zapotrzebowanie na energię było najwyższe. Pomiar energii Podnoszony w mediach temat blackoutu zwrócił uwagę wielu firm i przedsiębiorstw na problem pomiaru wykorzystywanej energii elektrycznej oraz identyfikacji urządzeń, które czerpią jej najwięcej. Rosnące zapotrzebowanie na energię elektryczną i starzejąca się infrastruktura sieci wywierają co raz większą presję na sieci energetyczne. Z uwagi na te okoliczności firmy energetyczne, takie jak PSE, zaczęły zwracać się z prośbą do końcowego odbiorcy o pomoc w ograniczeniu poboru energii na urządzeniach dużych mocy czy magazynowanie nadmiaru energii. Na zachętę partnerzy handlowi i przemysłowi otrzymują wynagrodzenie za pozostawanie w gotowości do obniżenia poboru mocy. Blue Pillar wie jak zarządzać energią w firmie Z uwagi na to wielu klientów skorzystało z sieci Aurora – sprawdzonego na świecie rozwiązania partnera T-Matic Systems, Blue Pillar. Aurora to nowoczesny system monitoringu i komunikacji ze wszystkimi odbiornikami, miernikami czy generatorami energii elektrycznej zainstalowanymi za licznikiem (Automated Demand Response). Jednak to coś więcej niż system monitoringu, który przesyła dane operatorowi energii. Dzięki niemu klienci zyskują pełną przejrzystość rachunków, są w stanie zidentyfikować urządzenia czerpiące za dużo energii oraz dzięki dogłębnemu monitoringowi kosztów, mogą je zredukować. Ponadto otrzymują stałe wynagrodzenie za pozostawanie w gotowości do ograniczenia poboru mocy. Co więcej, dostęp do wszystkich danych jest możliwy w każdej chwili, po zalogowaniu się z dowolnego urządzenia mobilnego do systemu Blue Pillar. Najwyższa pora, żeby sprawdzone na świecie rozwiązanie zostało wdrożone w firmach polskich...

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych – nowe przepisy

dodano przez dn. Wrz 25, 2017 w Systemy informatyczne |

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych Już od 25 maja 2018 roku pracodawcy zlokalizowani lub zatrudniający w Unii Europejskiej będą musieli przestrzegać nowego prawa w zakresie ochrony danych osobowych. Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych ma na celu określenie jednolitych ram prawnych ochrony danych osobowych we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Może się wydawać, ze 8 miesięcy to bardzo dużo czasu na przygotowanie się do obowiązywania nowych przepisów. Jednak zmiany, jakie czekają wiele polskich firm mogą okazać się na tyle poważne, że czasu nie zostało zbyt wiele. Zwłaszcza, że za nieprzestrzeganie przepisów przewidziane są wielomilionowe kary finansowe. RODO, czyli Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych dotyczyć będzie wszystkich firm, które zbierają i wykorzystują dane osób fizycznych. Unijni urzędnicy postanowili dostosować regulacje o ochronie danych osobowych, które obowiązują od 1995 roku, do postępującej cyfryzacji i praw, jakimi rządzi się współczesny świat. W zamyśle twórców nowe prawo zostało stworzone tak, aby było neutralne technologicznie, czyli aktualne niezależnie od rozwoju i powstania nowych technologii. Właśnie z tego powodu unijne rozporządzenie nie precyzuje sposobu, w jaki należy zabezpieczać dane osobowe. Dzieje się tak ponieważ wytyczne musiałyby być inne dla każdej branży, przez co szybko mogłoby się zdezaktualizować. JAK CHRONIĆ DANE OSOBOWE? Dla przedsiębiorców RODO oznacza, że będą musieli dostosować środki ochrony indywidualnie do charakteru swojej działalności. Obecnie ponad połowa polskich przedsiębiorców jest nieprzygotowanych na wejście w życie Rozporządzenia. W Arcus SI wychodząc naprzeciw tej potrzebie rozszerzyliśmy swoją ofertę o dostosowanie firm do wymogów RODO. Przy projektach związanych z przygotowaniem organizacji do rozporządzenia współpracujemy z renomowaną polską kancelarią prawną. W ramach nowej usługi w Arcus SI przeprowadzamy jeden kompleksowy audyt technologiczny i prawny. Dzięki temu nasi klienci otrzymują spójną rekomendację technologiczną i prawną. Podczas przygotowania organizacji do obowiązywania Rozporządzenia niezbędna jest m.in.: analiza luk i ryzyka bezpieczeństwa danych osobowych, audyt konfiguracji oraz przegląd architektury systemów. Konieczne jest też wykonanie szeregu testów: penetracyjnych, aplikacyjnych i socjotechnicznych oraz wdrożenie SZBI zgodnie z certyfikatem ISO 27001. Ponadto od strony prawnej należy pamiętać też o przeprowadzeniu analizy przetwarzania danych, procedur oraz dokumentacji. Wszystkie te usługi dostępne są w Arcus...