Google PlusFacebookTwitter

Tanie drukowanie. Jak wybrać najlepszą drukarkę do firmy?

dodano przez dn. Lut 26, 2019 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne, Zarządzanie dokumentem |

Z drukowaniem jest dziś jak z korzystaniem z samochodu firmowego. Mniej istotny jest koszt samego przedmiotu, znacznie ważniejsze stają się koszty użytkowania. Warto więc skupić się na tym, by te wydatki były jak najbardziej efektywne.   Jak wybrać dobrą drukarkę do firmy?   Na rynku samochodowym coraz częściej promowany jest wskaźnik TCO (Total Cost of Ownership), który określa całkowite koszty związane z użytkowaniem danego pojazdu. To koszt zakupu, a także poszczególne elementy, które mają wpływ na to, ile ostatecznie zapłacić za używanie rzeczy. Z tego modelu korzystają również inne branże. TCO jest szczególnie ważnym wskaźnikiem także dla sprzętu biurowego. Należą do nich m.in. drukarki i urządzenia wielofunkcyjne (potocznie określane jako kserokopiarki, ksero). Drukarki firmowe to urządzenia, które muszą być niezawodne i efektywne. Drukowanie nawet kilkuset stron każdego dnia nie jest dla nich niczym niezwykłym. Mało tego, z urządzenia korzystają różne osoby i to z różnym poziomem umiejętności ich obsługi. Jak pokazują dane KPMG, w przeciętnej firmie marnuje się 8 proc. wydruków miesięcznie. W skali roku w firmach marnuje się więc nawet 5 mld stron. Dobre drukarki mają możliwość drukowania dokumentów obustronnie, to skutecznie ogranicza koszty druku.   Najlepsza drukarka do firmy? Dobrze jest optymalnie wykorzystać urządzenia drukujące. Warto sprawdzić kto i ile drukuje. Nowoczesne, profesjonalne urządzenia drukujące mają możliwość ustawienia odpowiednich reguł, wedle których określone grupy pracowników będą mogły drukować dokumenty, wykorzystując konkretne szablony lub parametry. Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorcy wybierali urządzenia najtańsze w zakupie. Mniej uwagi poświęcali na to, ile będą wydawać na utrzymanie. Szybko przekonywali się, że eksploatacja drukarki była bardzo droga.   Drukarka atramentowa czy drukarka laserowa Drukarki atramentowe zdecydowanie lepiej odwzorowują kolory. Poleca się je w przypadku mniej intensywnego użytkowania. Jeśli w firmie drukujemy bardzo dużo, to zdecydowanie lepsza będzie drukarka laserowa. Sporo firm decyduje się też na urządzenia wielofunkcyjne. Mają one w sobie moduł drukarki, skanera, kopiarki i faksu. W przypadku takiego urządzenia nie ma znaczenia czy przedsiębiorstwo jest dużą firmą, czy jednoosobową działalnością gospodarczą.   System zarządzania drukiem Profesjonalne urządzenia drukujące umożliwiają kontrolowanie wydruków poprzez system zarządzania. Można je stosować zarówno w dużych, jak i małych firmach. Jeden z najprostszych systemów, czyli kontrola wydruków, pozwoli zmniejszyć koszty nawet o 30 procent.   Outsourcing druku Są przedsiębiorcy, którzy nie chcą kupować urządzenia drukującego. W związku z tym coraz częściej mamy do czynienia z outsourcingiem druku. Pozwala to na efektywne i oszczędne drukowanie. Firma obsługująca proces druku dba, by urządzenia były sprawne i zawsze miały komplet materiałów eksploatacyjnych.   Zamienniki do druku Zdarza się, że przedsiębiorcy jeszcze bardziej chcą obniżyć koszty wydruku. Wiadomo, że w przypadku oryginalnych materiałów eksploatacyjnych zapłacimy więcej. Zamienniki promowane są przede wszystkim niższą ceną. Warto jednak pamiętać, że jeśli zdecydujemy się na zamiennik, producent urządzeń może odmówić gwarancji, gdyby urządzenie przestało działać. Mało tego – zamienniki mają bardzo różną jakość, więc nie zawsze są w stanie spełnić wszystkich oczekiwań. Podsumowując: cena zakupu urządzenia drukującego to zaledwie ułamek kosztów całkowitych użytkowania tego typu sprzętu. Mając przed sobą wieloletnią perspektywę użytkowania drukarki, nie sposób patrzeć wyłącznie na cenę samego urządzenia. Dla świadomego przedsiębiorcy ważne jest też to, ile kosztuje wydruk. Dobrym sposobem jest po prostu obliczenie, ile trzeba zapłacić za każdą wydrukowaną lub skopiowaną stronę. Gdy przemnożymy tę cenę przez ilość wydrukowanych stron np. w ciągu roku to po takich kalkulacjach dokonanie wyboru urządzenia spełniającego nasze wymagania na pewno będzie bardziej efektywne niż wizyta w markecie i zakup „taniej drukarki do...

Aplikacje na drukarkę? Tak! Zapewniają wsparcie biznesowe, edukację i rozrywkę

dodano przez dn. Paź 31, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Nowoczesne urządzenia drukujące nie służą wyłącznie do rutynowego odbioru dokumentów. Innowacyjne aplikacje HyPAS stworzone specjalnie na urządzenia wielofunkcyjne marki KYOCERA zamieniają drukarkę w profesjonalne narzędzie wspierające codzienną pracę w biurze lub podczas eventu. Zapewniają również rozrywkę czy edukację. Jak to działa? Bardzo prosto: aplikacje są dostępne z poziomu kolorowego ekranu panelu dotykowego, który standardowo służy do obsługi funkcji druku, kopiowania i skanowania. Wartość dodana w biurze i na imprezie Ile razy potrzebowaliśmy gotowego szablonu często używanego dokumentu, wzoru oferty albo wniosku do pilnego wydrukowania? Z aplikacjami Arcus to żaden problem: wystarczy podejść do urządzenia i wybrać spośród zdefiniowanych szablonów .doc lub .pdf. w aplikacji Repozytorium. Kilka ruchów na panelu dotykowym i wniosek urlopowy wydrukowany. Warto być na bieżąco z kursami walut: z aplikacjami na urządzenia Kyocera to nie problem, nawet gdy czekamy na wydruk większej partii dokumentów. Kalkulator Walut Arcus przeliczy wartość walut z całego świata i udostępni na ekranie. Aplikacja podaje zawsze aktualne kursy, ponieważ są one pobierane w czasie rzeczywistym z serwisu NBP. Konferencja regionalna dla przedstawicieli handlowych może wiele zyskać dzięki urządzeniu wielofunkcyjnemu wyposażonemu w aplikację do ankietowania. Pozwoli ona ocenić, kto posiada największą wiedzę na temat najnowszych procedur i na przykład skierować tę osobę do szkolenia innych. A może chcemy zorganizować zabawny quiz i wybrać króla oraz królową imprezy? Nie ma problemu – dedykowana aplikacja Ankieter nie tylko zapewni interakcję z uczestnikami eventu, a także wydrukuje wyniki w przystępnej i atrakcyjnej formie. Najważniejsza aplikacja w całej branży… Powyższe przykłady nie wyczerpują katalogu aplikacji Arcus. Przede wszystkim brakuje tej najbardziej kluczowej. Twojej własnej. Specjaliści Arcus, w odpowiedzi na potrzeby klientów, oferują „szyte na miarę” aplikacje do zastosowań biznesowych lub innych, z której będziesz mógł skorzystać nie tylko wtedy, gdy udasz się po wydruk. Dedykowana aplikacja pozwoli w pełni wykorzystać potencjał technologii używanych w Twojej...

Jak oszczędzać na obiegu faktur?

dodano przez dn. Paź 12, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Stałe monitorowanie wydatków i efektywne ich ograniczenie jest podstawą każdego biznesu. Nie zawsze jest ku temu odpowiedni czas, nawet obecnie, kiedy gospodarka się rozwija, a wysoka konsumpcja napędza zyski przedsiębiorcom. Przy sprzyjającej koniunkturze wielu z nich koncentruje się na bieżących zadaniach. Mniej uważnie analizuje koszty, a na później przekłada decyzje, które mogą je zminimalizować.   Nie warto czekać na redukcję kosztów aż do czasu ochłodzenia koniunktury. Wbrew pozorom reorganizacja wydatków nie wymaga rewolucyjnych zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Przedsiębiorcy i menadżerowie, gdy już zdecydują się na poszukanie oszczędności, w pierwszym etapie biorą pod lupę produkcję oraz świadczenie usług. Na dalszy plan schodzą inne obszary, takie jak flota samochodowa, zarządzanie drukiem czy obieg faktur. Czynności związane z tym ostatnim zadaniem są zwykle rozproszone pomiędzy różne osoby i jednostki organizacyjne. A szkoda, bo często do małych nie należą.   Papierowe faktury ktoś przecież musi wprowadzić do systemu, przekazać do odpowiednich komórek, dołączyć do dokumentacji. Potem zwykle zostają jeszcze wypożyczane, czasem kopiowane i archiwizowane. To wszystko oznacza zaangażowanie czasowe pracowników. A mogliby w tym czasie z większym pożytkiem dla pracodawcy wykonać inne zadania. Z kolei faktury otrzymywane w wersji elektronicznej są w niejednej firmie wciąż drukowane, pomimo postępującej digitalizacji. Papierowe wersje kosztują, nawet jeśli przygotujemy je wykorzystując najbardziej wydajne drukarki czy urządzenia wielofunkcyjne.   Alternatywą okazują się wciąż niedoceniane rozwiązania pozwalające na skanowanie i OCR nie tylko faktur, ale również innych dokumentów, takich jak wnioski czy zapytania ofertowe. Mechanizm działania takich rozwiązań sprowadza się do kilku kroków. Wpływające faktury kosztowe są skanowane. System sam rozpoznaje ich fragmenty, automatycznie wybiera dane takie jak daty, terminy, wartości netto i brutto czy numery NIP i transferuje do programów zewnętrznych. Dobrym przykładem tego rodzaju narzędzia jest Fakturomat opracowany przez bielsko-bialską firmę Docusoft, wchodzącą w skład Grupy Arcus.   Efektem zastosowania Fakturomatu są oszczędności, które wręcz zaskakują przedsiębiorców. Zgodnie z szacunkami korzystanie z tego narzędzia okazuje się być aż trzy razy tańsze niż koszty, jakie trzeba ponosić na analogiczne czynności, które wykonają pracownicy. Do tego ograniczane są również koszty druku. Co ciekawe Fakturomat został opracowany w sposób pozwalający na zamienianie obrazów na dane również z innych dokumentów, takich jak na przykład druki magazynowe czy transportowe.   Po Fakturomat sięgają m.in. sieci handlowe, dzięki czemu na bieżąco uzyskują informacje na temat niezgodności w dostawach towarów. Opracowane przez Docusoft narzędzie, zaczytuje faktury towarowe i pozwala na ich automatyczne porównanie nie tylko z zamówieniami, ale również z dokumentami magazynowymi. Osoby korzystające z Fakturomatu w sieciach handlowych chwalą sobie również przejrzystą formę przedstawiania wyników w postaci pokazania różnic pomiędzy poszczególnymi pozycjami.   Korzystanie z tego rozwiązania przynosi szereg różnych korzyści. Eliminuje błędy ludzkie w procesie umieszczania danych z faktur w systemach zewnętrznych. Pozwala również efektywniej wykorzystać pracę osób oddelegowanych do obsługi faktur. Pamiętajmy, że pracownicy stają się coraz bardziej wymagający i niekoniecznie interesuje ich wykonywanie powtarzalnych zadań. Czynność związane z obsługą faktur do nich właśnie należą. Z kolei menadżerowie i pracodawcy są zainteresowani minimalną rotacją w swoich zespołach. Do tego przyczyni się korzystanie z rozwiązania takiego jak Fakturomat. Płynnie zadba on o implementację danych z faktur do programów informatycznych, odciążając osoby, które zajmowały się tym zadaniem. A wtedy można powierzyć im inne, bardziej wymagające...

O ile można obniżyć koszty druku?

dodano przez dn. Sie 6, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Przedsiębiorcy coraz częściej zastanawiają się nad wyborem kryteriów, w oparciu o które wybiorą rozwiązania przynoszące oszczędności w obszarze druku. Dla wielu najważniejsze okażą się głównie czynniki ekonomiczne. Inni, w związku z przepisami RODO przyjrzą się równie uważnie kwestii bezpieczeństwa danych. Część managerów z uwagi na specyfikę pracy analizować będzie funkcjonalności  i łatwość obsługi poszczególnych rozwiązań. Jednak wszyscy, którzy zdecydują się na optymalizację kosztów druku, zaskoczą korzyści jakie mogą dzięki temu osiągnąć? Jak duża może to być skala? Odpowiedź na to pytanie znaleźć można w rozmowie dziennika „Rzeczpospolita” z Maciejem Chudawskim, Dyrektor Działu IT w BNP Paribas Real Estate Poland. „Wdrożenie rozwiązań proponowanych przez firmę Arcus pozwoliło nam zdefiniować koszty generowania wydruków oraz je optymalizować. Dodatkowo system zapewnia bezpieczeństwo i poufność realizowanych wydruków poprzez autoryzację dostępu do różnych funkcji, co przy naszej działalności jest niezmiernie istotne” – tłumaczy Maciej Chudawski, który jednocześnie przypomina, że dla BNP Paribas Real Estate Poland niezwykle ważną kwestią w obszarze druku były łatwość obsługi oraz możliwość korzystania z różnych funkcji sieciowych. BNP Paribas Real Estate Poland korzysta nie tylko z wielofunkcyjnych urządzeń japońskiej Kyocery, ale również z aplikacji MyQ. Jest to rozbudowany serwer, dzięki któremu można kompleksowo zarządzać całym obszarem przetwarzania dokumentów. Zainstalowana na serwerze aplikacja komunikuje się z wszystkimi urządzeniami drukującymi, dzięki czemu użytkownicy potrzebujący papierową wersję dokumentu nie muszą wskazywać na konkretne urządzenie. Aplikacja pozwala na szybki i wygodny wybór funkcji kopiowania, skanowania lub faksowania. Umożliwia również generowanie statystyk na temat kosztów druku w podziale na osoby, działy czy projekty. Maciej Chudawski mówiąc o MyQ, zauważa: „Wymusza on autoryzację użytkownika przy urządzeniu wielofunkcyjnym. W praktyce sam system ma bardzo przyjazny interfejs i jest chwalony przez pracowników”. Z kolei podsumowują efekty finansowe korzystania przez BNP Paribas Real Estate Poland z Arcus SA rozmówca „Rzeczpospolitej” zauważa: „Analizując dane, już po pierwszym roku użytkowania rozwiązań Arcusa odnotowaliśmy spadek kosztów wydruków o około 60 proc. w skali miesiąca”. Nie wyklucza również rozszerzenia współpracy w związku z rozwojem kolejnych projektów.  Pełna rozmowa z Maciejem Chudawskim dostępna jest na https://www.rp.pl/Biznes/180729986-Zyski-na-bank-czyli-spadek-kosztow-druku-o-60-procent-w-skali-miesiaca.html  ...

Outsourcing druku i zarządzanie drukiem

dodano przez dn. Sie 1, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Nikogo nie trzeba przekonywać, że outsourcing w Polsce w ostatnich latach dynamicznie się rozwija. Widać to przede wszystkim w obszarze usług finansowych, księgowych i IT. Jeszcze kilka lat temu, urzędy oraz mniejsze czy większe firmy korzystały z firm zewnętrznych głównie po to, aby wdrażać czy rozwijać systemy informatyczne. Dzisiaj nadal tak jest. Niemniej jednak popularne stało się powierzanie zewnętrznym specjalistom całego obszaru druku i zarządzania drukiem, o czym informuje „Rzeczpospolita”. W artykule pt. „Informatyczny outsourcing przynosi firmom oszczędności” zwrócono uwagę na bariery, które hamowały część przedsiębiorców, szczególnie tych mniejszych, przed powierzeniem specjalistom zadań związanych z zarządzaniem drukiem. Jednak korzyści z outsourcingu przeważają nad wszelkimi obawami, jak np. ryzyko wycieku danych. Firmy informatyczne specjalizujące się w outsourcingu zadbały o profesjonalizację usług, poszerzały wiedzę i przedstawiały rozwiązania, które w innej formie często byłyby trudne do osiągnięcia przez przedsiębiorców. A na pewno bardziej kosztowne. Kluczowym czynnikiem okazały się właśnie oszczędności. W ostatnich latach analitycy wielokrotnie wskazywali, że przedsiębiorcy będą ograniczali wydatki w obszarze IT, rezygnując z własnej infrastruktury czy sprzętu. Wszystko po to, aby korzystając z narzędzi informatycznych znacząco redukować koszty. I rzeczywiście w ten trend stał się faktem. Widać to w obszarze druku i zarządzania drukiem. Kiedyś drukarki i urządzenia wielofunkcyjne były głównie kupowane, obecnie raczej dzierżawione. Jak zauważa cytowany przez Rzeczpospolitą Michał Czeredys prezes Arcusa, przedsiębiorcy są zainteresowani już nie tylko outsourcingiem sprzętu drukującego. Chętnie sięgają również po dodatkowe oprogramowanie, za czym przemawiają różne korzyści. Nie są to wyłącznie korzyści o charakterze finansowym, ale również względy bezpieczeństwa. „Oferowane przez nas aplikacje pozwalają na precyzyjne monitorowanie i raportowanie procesów drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów. Wiedza o tym, kto, co i kiedy drukował przyczynia się do oszczędności u użytkowników, a menedżerom pozwala ustalić miejsca, gdzie były wykorzystywane materiały zawierające tak ważne dane poufne” – tłumaczy Michał Czeredys. Rzeczpospolita zauważa również, że rozwój outsourcingu jest także czynnikiem zachęcającym producentów sprzętu drukującego do poszerzania swojej oferty. Jako przykład wskazany został Arcus. Tylko w ostatnich tygodniach polscy klienci mogą korzystać z kilkunastu nowych modeli drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocery. A to nie ostatnie słowo. Należy się spodziewać, że w kolejnych latach polskie firmy będą nadal chętnie korzystały z outosurcingu IT. Jego potencjał pozostaje wciąż ogromny. Daleko Polsce do krajów zachodnich. Tam outsourcing IT sięga nawet 80 proc. Pełny treść artykułu...

Optymalne oprogramowanie drogą do oszczędności

dodano przez dn. Lip 30, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

W Grupie Arcus nie brakuje ekspertów wyspecjalizowanych w przeprowadzaniu audytów w obszarze zarządzania dokumentem, dzięki czemu firmy zainteresowane tańszym drukiem otrzymują rekomendacje uwzględniające specyfikę, w jakiej funkcjonują. Audyt daje wiedzę na temat możliwości efektywniejszego wykorzystania już istniejących drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, rezygnację z najbardziej kosztownego sprzętu oraz propozycję wyboru nowych modeli. Przedstawiane informacje podparte są konkretnymi wyliczeniami i kosztami. Przedsiębiorcy posiadający taką wiedzę mogą pójść krok dalej. Wybrać nie tylko sprzęt, ale również optymalne z punktu widzenia potrzeb prowadzonego biznesu oprogramowanie wspierającego obszar druku. Na ten temat opublikowany został na internetowych stronach dziennika Rzeczpospolita artykułu pt. „Optymalne oprogramowanie”. Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorcy nie mieli tak dużej wiedzy jak obecnie na temat skali kosztów eksploatacji urządzeń. Mniej uwagi poświęcali temu kto i jakiego rodzaju dokumenty drukuje. Często zdarzało się, że zamiast 10 niezbędnych akapitów z materiału liczącego 40 stron, drukowany był on w całości. Dopiero analiza obszaru druku wyposażyła przedsiębiorców w wiedzę na ten temat i zachęciła do stosowania rozwiązań minimalizujących wśród pracowników potrzeby posiadania papierowych wydruków. W efekcie przedsiębiorcy wybierają oprogramowanie, które pozwala im minimalizować wydatki. Mogą na przykład zdecydować się na opcje wymagające osobistej autoryzacji wydruku. – Maszyna wydrukuje przesłany dokument po uwierzytelnieniu zadania przez pracownika. To prosta metoda na oszczędności. Materiały nie będą przypadkowo wysyłane do druku, a te z nich, na których naniesiono zmiany w treści, nie zostaną wydrukowane – mówi cytowany przez Rzeczpospolitą, Łukasz Rumowski, Dyrektor Rozwoju Produktu w Arcus SA. Czasy beztroskiego drukowania mijają nie tylko z powodu chęci minimalizowania kosztów, ale również ze względu na coraz większą świadomości postaw ekologicznych. Pracownicy dwa razy zastanowią się, czy potrzebny im będzie cały liczący kilkadziesiąt stron dokument i dopiero klikną „Drukuj”. Tym bardziej wstrzymają rękę na kursorze myszki, wiedząc, że przełożeni mają wiedzę na temat liczby stron, jakie drukują. Precyzyjne rozliczanie i przypisywanie kosztów druku stało się możliwe nie tylko w podziale na osoby, ale również na działy i projekty. Przemawiają za tym nie tylko oszczędności, ale również kwestie związane z ochroną danych osobowych i bezpieczeństwem. Dodatkowe oprogramowanie pozwala na stały monitoring obszaru druku i ewentualne wskazanie osób, które niekoniecznie powinny np. kopiować czy skanować niektóre dokumenty. Oprócz bezpieczeństwa jego atutem pozostaje identyfikowanie ewentualnych błędów i błyskawiczne ich rozwiązywanie. Cały artykuł na temat korzyści dla firm wybierających oprogramowanie wspierające obszar druku dostępny jest na stronach dziennika...