Google PlusFacebookTwitter

O ile można obniżyć koszty druku?

dodano przez dn. Sie 6, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Przedsiębiorcy coraz częściej zastanawiają się nad wyborem kryteriów, w oparciu o które wybiorą rozwiązania przynoszące oszczędności w obszarze druku. Dla wielu najważniejsze okażą się głównie czynniki ekonomiczne. Inni, w związku z przepisami RODO przyjrzą się równie uważnie kwestii bezpieczeństwa danych. Część managerów z uwagi na specyfikę pracy analizować będzie funkcjonalności  i łatwość obsługi poszczególnych rozwiązań. Jednak wszyscy, którzy zdecydują się na optymalizację kosztów druku, zaskoczą korzyści jakie mogą dzięki temu osiągnąć? Jak duża może to być skala? Odpowiedź na to pytanie znaleźć można w rozmowie dziennika „Rzeczpospolita” z Maciejem Chudawskim, Dyrektor Działu IT w BNP Paribas Real Estate Poland. „Wdrożenie rozwiązań proponowanych przez firmę Arcus pozwoliło nam zdefiniować koszty generowania wydruków oraz je optymalizować. Dodatkowo system zapewnia bezpieczeństwo i poufność realizowanych wydruków poprzez autoryzację dostępu do różnych funkcji, co przy naszej działalności jest niezmiernie istotne” – tłumaczy Maciej Chudawski, który jednocześnie przypomina, że dla BNP Paribas Real Estate Poland niezwykle ważną kwestią w obszarze druku były łatwość obsługi oraz możliwość korzystania z różnych funkcji sieciowych. BNP Paribas Real Estate Poland korzysta nie tylko z wielofunkcyjnych urządzeń japońskiej Kyocery, ale również z aplikacji MyQ. Jest to rozbudowany serwer, dzięki któremu można kompleksowo zarządzać całym obszarem przetwarzania dokumentów. Zainstalowana na serwerze aplikacja komunikuje się z wszystkimi urządzeniami drukującymi, dzięki czemu użytkownicy potrzebujący papierową wersję dokumentu nie muszą wskazywać na konkretne urządzenie. Aplikacja pozwala na szybki i wygodny wybór funkcji kopiowania, skanowania lub faksowania. Umożliwia również generowanie statystyk na temat kosztów druku w podziale na osoby, działy czy projekty. Maciej Chudawski mówiąc o MyQ, zauważa: „Wymusza on autoryzację użytkownika przy urządzeniu wielofunkcyjnym. W praktyce sam system ma bardzo przyjazny interfejs i jest chwalony przez pracowników”. Z kolei podsumowują efekty finansowe korzystania przez BNP Paribas Real Estate Poland z Arcus SA rozmówca „Rzeczpospolitej” zauważa: „Analizując dane, już po pierwszym roku użytkowania rozwiązań Arcusa odnotowaliśmy spadek kosztów wydruków o około 60 proc. w skali miesiąca”. Nie wyklucza również rozszerzenia współpracy w związku z rozwojem kolejnych projektów.  Pełna rozmowa z Maciejem Chudawskim dostępna jest na https://www.rp.pl/Biznes/180729986-Zyski-na-bank-czyli-spadek-kosztow-druku-o-60-procent-w-skali-miesiaca.html  ...

Outsourcing druku i zarządzanie drukiem

dodano przez dn. Sie 1, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Nikogo nie trzeba przekonywać, że outsourcing w Polsce w ostatnich latach dynamicznie się rozwija. Widać to przede wszystkim w obszarze usług finansowych, księgowych i IT. Jeszcze kilka lat temu, urzędy oraz mniejsze czy większe firmy korzystały z firm zewnętrznych głównie po to, aby wdrażać czy rozwijać systemy informatyczne. Dzisiaj nadal tak jest. Niemniej jednak popularne stało się powierzanie zewnętrznym specjalistom całego obszaru druku i zarządzania drukiem, o czym informuje „Rzeczpospolita”. W artykule pt. „Informatyczny outsourcing przynosi firmom oszczędności” zwrócono uwagę na bariery, które hamowały część przedsiębiorców, szczególnie tych mniejszych, przed powierzeniem specjalistom zadań związanych z zarządzaniem drukiem. Jednak korzyści z outsourcingu przeważają nad wszelkimi obawami, jak np. ryzyko wycieku danych. Firmy informatyczne specjalizujące się w outsourcingu zadbały o profesjonalizację usług, poszerzały wiedzę i przedstawiały rozwiązania, które w innej formie często byłyby trudne do osiągnięcia przez przedsiębiorców. A na pewno bardziej kosztowne. Kluczowym czynnikiem okazały się właśnie oszczędności. W ostatnich latach analitycy wielokrotnie wskazywali, że przedsiębiorcy będą ograniczali wydatki w obszarze IT, rezygnując z własnej infrastruktury czy sprzętu. Wszystko po to, aby korzystając z narzędzi informatycznych znacząco redukować koszty. I rzeczywiście w ten trend stał się faktem. Widać to w obszarze druku i zarządzania drukiem. Kiedyś drukarki i urządzenia wielofunkcyjne były głównie kupowane, obecnie raczej dzierżawione. Jak zauważa cytowany przez Rzeczpospolitą Michał Czeredys prezes Arcusa, przedsiębiorcy są zainteresowani już nie tylko outsourcingiem sprzętu drukującego. Chętnie sięgają również po dodatkowe oprogramowanie, za czym przemawiają różne korzyści. Nie są to wyłącznie korzyści o charakterze finansowym, ale również względy bezpieczeństwa. „Oferowane przez nas aplikacje pozwalają na precyzyjne monitorowanie i raportowanie procesów drukowania, kopiowania i skanowania dokumentów. Wiedza o tym, kto, co i kiedy drukował przyczynia się do oszczędności u użytkowników, a menedżerom pozwala ustalić miejsca, gdzie były wykorzystywane materiały zawierające tak ważne dane poufne” – tłumaczy Michał Czeredys. Rzeczpospolita zauważa również, że rozwój outsourcingu jest także czynnikiem zachęcającym producentów sprzętu drukującego do poszerzania swojej oferty. Jako przykład wskazany został Arcus. Tylko w ostatnich tygodniach polscy klienci mogą korzystać z kilkunastu nowych modeli drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocery. A to nie ostatnie słowo. Należy się spodziewać, że w kolejnych latach polskie firmy będą nadal chętnie korzystały z outosurcingu IT. Jego potencjał pozostaje wciąż ogromny. Daleko Polsce do krajów zachodnich. Tam outsourcing IT sięga nawet 80 proc. Pełny treść artykułu...

Optymalne oprogramowanie drogą do oszczędności

dodano przez dn. Lip 30, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

W Grupie Arcus nie brakuje ekspertów wyspecjalizowanych w przeprowadzaniu audytów w obszarze zarządzania dokumentem, dzięki czemu firmy zainteresowane tańszym drukiem otrzymują rekomendacje uwzględniające specyfikę, w jakiej funkcjonują. Audyt daje wiedzę na temat możliwości efektywniejszego wykorzystania już istniejących drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, rezygnację z najbardziej kosztownego sprzętu oraz propozycję wyboru nowych modeli. Przedstawiane informacje podparte są konkretnymi wyliczeniami i kosztami. Przedsiębiorcy posiadający taką wiedzę mogą pójść krok dalej. Wybrać nie tylko sprzęt, ale również optymalne z punktu widzenia potrzeb prowadzonego biznesu oprogramowanie wspierającego obszar druku. Na ten temat opublikowany został na internetowych stronach dziennika Rzeczpospolita artykułu pt. „Optymalne oprogramowanie”. Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorcy nie mieli tak dużej wiedzy jak obecnie na temat skali kosztów eksploatacji urządzeń. Mniej uwagi poświęcali temu kto i jakiego rodzaju dokumenty drukuje. Często zdarzało się, że zamiast 10 niezbędnych akapitów z materiału liczącego 40 stron, drukowany był on w całości. Dopiero analiza obszaru druku wyposażyła przedsiębiorców w wiedzę na ten temat i zachęciła do stosowania rozwiązań minimalizujących wśród pracowników potrzeby posiadania papierowych wydruków. W efekcie przedsiębiorcy wybierają oprogramowanie, które pozwala im minimalizować wydatki. Mogą na przykład zdecydować się na opcje wymagające osobistej autoryzacji wydruku. – Maszyna wydrukuje przesłany dokument po uwierzytelnieniu zadania przez pracownika. To prosta metoda na oszczędności. Materiały nie będą przypadkowo wysyłane do druku, a te z nich, na których naniesiono zmiany w treści, nie zostaną wydrukowane – mówi cytowany przez Rzeczpospolitą, Łukasz Rumowski, Dyrektor Rozwoju Produktu w Arcus SA. Czasy beztroskiego drukowania mijają nie tylko z powodu chęci minimalizowania kosztów, ale również ze względu na coraz większą świadomości postaw ekologicznych. Pracownicy dwa razy zastanowią się, czy potrzebny im będzie cały liczący kilkadziesiąt stron dokument i dopiero klikną „Drukuj”. Tym bardziej wstrzymają rękę na kursorze myszki, wiedząc, że przełożeni mają wiedzę na temat liczby stron, jakie drukują. Precyzyjne rozliczanie i przypisywanie kosztów druku stało się możliwe nie tylko w podziale na osoby, ale również na działy i projekty. Przemawiają za tym nie tylko oszczędności, ale również kwestie związane z ochroną danych osobowych i bezpieczeństwem. Dodatkowe oprogramowanie pozwala na stały monitoring obszaru druku i ewentualne wskazanie osób, które niekoniecznie powinny np. kopiować czy skanować niektóre dokumenty. Oprócz bezpieczeństwa jego atutem pozostaje identyfikowanie ewentualnych błędów i błyskawiczne ich rozwiązywanie. Cały artykuł na temat korzyści dla firm wybierających oprogramowanie wspierające obszar druku dostępny jest na stronach dziennika...

Bezpieczne zarządzanie korespondencją

dodano przez dn. Lip 11, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie korespondencją |

Na internetowych stronach Business Magazine został opublikowany artykuł „Korespondencja masowa może być szybka i bezpieczna” na temat rozwiązań do obsługi korespondencji masowej takich jak adresarki, kopertownice czy otwieraczki. Wszystkie te narzędzia są efektywniejsze niż nawet najbardziej skrupulatni i wydajni pracownicy. Jednocześnie zastosowanie adresarek czy kopertownic np. przez spółdzielnie czy firmy dostarczające media oznacza kres doręczania listów przez oddelegowanych pracowników czy zatrudnianych na godziny studentów, którzy nie zawsze dokładali należytych starań do odpowiedniej ochrony danych osobowych. Pamiętajmy, że dbałość o dane wrażliwe dotyczy w zasadzie każdego obszaru w biurze, także odbierania i wysyłania listów. W ostatnim półroczu przepisy sławnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), stały się niemałym wyzwaniem dla menadżerów i zarządzających firmami czy instytucjami. Coraz częściej poszukiwane były i wciąż są narzędzia zwiększające bezpieczeństwo procesów obsługi korespondencji. Dostępne w ofercie Arcusa rozwiązania do obsługi korespondencji masowej amerykańskiego producenta Pitney Bowes spełniają wymagania RODO. Są równie przydatne co narzędzia umożliwiające bezpieczne zarządzanie i monitorowanie kopiowanych, skanowanych i wysyłanych dokumentów przy wykorzystaniu drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych japońskiej Kyocery. Cytowany przez Business Magazine, Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA. Zauważa: „Kopertownice, takie jak model DI 380, nie tyko szybciej zapakują dokumenty czy opłaty, ale jednocześnie chronią dane osobowe zgodnie z wymaganiami RODO. Z tego też powodu obserwujemy w ostatnim czasie wzrost zainteresowania naszymi produktami”. Tak jak modele drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera, tak również rozwiązania od obsługi korespondencji masowej Pitney Bowes, mogą być zakupione, ale nie koniecznie. Arcus proponuje swoim partnerom i klientów dzierżawę drukarek i mfp, ale również kopertownic czy adresarek amerykańskiego producenta. Miesięczny czynsz za szybkie i bezpieczne korzystanie z tych ostatnich narzędzi to wydatek rzędu kilkuset złotych....

Jak ważny jest audyt w procesie minimalizowania kosztów druku?

dodano przez dn. Lip 9, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Czy do obsługi 80 pracowników dużego biura zarządzania nieruchomościami potrzebnych jest 17 drukarek i trzy skanery? A może wystarczy mniej? Czy warto je zastąpić urządzeniami wielofunkcyjnymi, które nie tylko drukują, ale również kopiują i skanują? Ile to wszystko kosztuje i czy może mniej? Na te pytania chcą znać odpowiedź szefowie i menadżerowie firm zainteresowani zoptymalizowaniem obszaru druku. O tym, w jaki sposób się do tego przygotować, czy jest to czasochłonne i jakie znaczenie ma audyt w procesie minimalizowania wydatków ponoszonych na drukowanie, mówi artykuł pt. „Diagnoza drogą do oszczędności”, dostępny na internetowych stronach dziennika „Rzeczpospolita”. Wielu pracowników, szczególnie w większych organizacjach i instytucjach publicznych lubi korzystać z utartych rozwiązań czyli np. z drukarki podłączonej w pokoju, a nie z urządzenia wielofunkcyjnego ustawionego na korytarzu. I nie koniecznie zwraca uwagę na koszty z tym związane. Im więcej drukarek, tym zwykle są one większe. Czasem rosną wręcz lawinowo za sprawą różnych materiałów eksploatacyjnych czy opłacenia wizyt serwisantów obsługujących poszczególnych producentów. Zmiana utartych zwyczajów może być powodem narzekań, ale wcale tak być nie musi. Wystarczy odpowiednio ją zaplanować, skonsultować i wyjaśnić zmiany i wskazać na korzyści. Audyt pozwala nie tylko na precyzyjne określenie kosztów druku, ale również na optymalne dostosowanie ilości i rodzaju urządzeń potrzebnych w danej organizacji. Pomagają w tym eksperci Arcusa. Cytowany w artykule „Rzeczpospolitej” Łukasz Rumowski,  Dyrektor Działu Rozwoju Produktu w Arcus, tłumaczy:  „Eksperci Arcusa sprawnie przeprowadzają audyty niezależnie od wielkości organizacji. W ich efekcie przedstawiane są rekomendacje dotyczące zarówno obniżenia kosztów druku, jak i efektywniejszego wykorzystania posiadanych przez klienta urządzeń oraz sugestie usprawnienia w organizacji biura w tym zakresie”. W artykule omówione zostały różne zakresy audytu i informacje nt. drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych oraz ich użytkowników, jakie są analizowane w trakcie jego przeprowadzania. Przypomniano, że pozwala on również na wskazanie najbardziej wyeksploatowanego i generującego najwyższe koszty sprzętu. Wśród korzyści jakie przynosi firmom zainteresowanym tańszym drukiem dogłębny audyt tego obszaru, wskazano również określenie zakresu dostępu poszczególnych pracowników do różnych opcji drukowania....

Szybkie zarządzanie korespondencją masową

dodano przez dn. Lip 2, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, RODO, Zarządzanie korespondencją |

Żmudne i czasochłonne, odrywające od codziennych obowiązków i męczące – tak postrzegane są w firmach zadania związane z przygotowaniem w określonym czasie kilkuset czy kilku tysięcy pism do wysłania. Na rynku dostępne są jednak rozwiązania, które doskonale zastępują pracowników w realizacji takich czynności, jak przygotowanie korespondencji do wysyłki czy otwieranie wpływających listów. Na temat efektywności kopertownic i adresarek można przeczytać w artykule „Szybsza komunikacja z klientem”, dostępnym na internetowych stronach dziennika „Rzeczpospolita”.   Zarządzający spółdzielniami mieszkaniowymi, urzędami czy firmami dostarczającymi media co najmniej kilka, a nawet kilkanaście razy w roku, muszą przygotować do wysyłki tysiące pism. Ta konieczność wymaga zorganizowania w odpowiedni sposób pracy zespołu, a czasem nawet oddelegowania pracowników z innych komórek. Pozostaje jeszcze presja czasu. Wszystko dlatego, że dokumenty muszą dotrzeć do adresata w ściśle określonym terminie. Nie jest to łatwe zadanie, tym bardziej że wejście w życie przepisów RODO wymusza na samorządach, firmach czy spółdzielniach większą dbałość o przetwarzanie danych i dostarczenie korespondencji. Idealnym rozwiązaniem w tej sytuacji jest skorzystanie z urządzenia takich jak otwieraczki, adresarki czy kopertownice amerykańskiej firmy Pitney Bowes dostępne w ofercie Arcusa.   Czas pracy urządzeń realizujących korespondencję masową jest zdecydowanie krótszy niż czas, jaki przeznaczy człowiek, zajmując się taką samą liczbą pism. Jak zauważa Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus S.A. w publikacji „Rzeczpospolitej”: „Pracownik jest w stanie przygotować do wysyłki jeden list na minutę, czyli około 60 listów na godzinę. Trudno się spodziewać, aby utrzymał jednakowe tempo pracy przez cały dzień. Potrzebuje również przerw w przeciwieństwie do kopertownic. Urządzenia zapakują nawet 3000 pism w ciągu godziny, czyli tyle samo co człowiek przez jakieś sześć dni”.   Wśród rozwiązań do obsługi korespondencji równie efektywne jak kopertownice są adresarki i otwieraczki. Te pierwsze urządzenia, wykorzystując druk atramentowy w wysokiej rozdzielczości, są w stanie zaadresować od 10 000 do 30 000 kopert w ciągu godziny i to niezależnie od ich formatu. Z kolei otwieraczki usprawniają proces odbioru korespondencji przychodzącej. Wykorzystując tego rodzaju urządzenia, firmy i instytucje mogą otwierać korespondencję w tempie od 400 nawet do 600 kopert na minutę.   Biorąc pod uwagę efektywność, z jaką pracują urządzenia obsługujące korespondencję masową, nie może dziwić, że coraz więcej klientów interesuje się zakupem czy dzierżawą otwieraczek, adresarek czy kopertownic. W ostatnim czasie to drugie rozwiązanie zyskuje na popularności. Czynsze dzierżawne są niewielkie w porównaniu do korzyści, sięgają zaledwie kilkaset złotych miesięcznie....