Google PlusFacebookTwitter

„Sharing economy” po polsku na przykładzie wspólnego korzystania z drukarek

dodano przez dn. Cze 26, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Zarządzanie dokumentem |

15 lat temu wydany został pierwszy numer polskiej edycji „Harvard Business Review”. Polska w 2003 r. nie była jeszcze członkiem Unii Europejskiej, a internauci nie korzystali ani z Facebooka, ani z Twittera. Przez ten czas HBRP wielokrotnie zmieniał swoją formułę, konsekwentnie opisując transformacje firm, nowe strategie czy modele zarządzania. Magazyn z okazji jubileuszu przygotował wyjątkową publikację, w której zamieścił kolejne idee opisywane na jego łamach w poszczególnych latach. W wydaniu specjalnym „Harvard Business Review” znaleźć można również artykuł na temat współdzielenia po polsku, gdzie jako przykład tego zjawiska opisano sieci samoobsługowych stanowisk drukujących Arcus Kyocera Zeccer. Jak się okazuje „sharing economy”, czyli popularny trend polegający na współużytkowaniu dóbr i ograniczeniu konsumpcji, staje się coraz bardziej popularny nie tylko w Stanach Zjednoczonych czy w krajach Europy Zachodniej, ale również w Polsce. Polacy coraz częściej sięgają po samochody w ramach carsharingu, chociaż przez lata niemal wyłącznie je kupowali. Ogromną popularnością cieszą się również rowery miejskie. Sieć wypożyczalni w Warszawie czy Lublinie cały czas się rozszerza. Kolejne miasta decydują się na wdrożenie systemów miejskich rowerów. Również, co można przeczytać w artykule pt. „Łatwiejsze drukowanie poza domem i pracą”, Polacy zmieniają swoje podejście do drukowania. Gospodarka współdzielenia nie ominęła także tej dziedziny. Drukarka w domu przestała być atrakcyjnym rozwiązaniem. Raz, że jest wykorzystywana sporadycznie, a dwa, że zajmuje tak cenną przestrzeń. Kiedy wydruk dokumentu czy pracy zaliczeniowej jest niezbędny wystarczy skorzystać z samoobsługowego stanowiska drukującego Arcus Kyocera Zeccer. Sieć jest już dostępna w 18 miastach Polski i na tym nie koniec. Tylko w ostatnim czasie uruchomiono drukarki w pięciu Urzędach Skarbowych oraz pierwszym Urzędzie Wojewódzkim. Do korzystania z sieci samoobsługowych drukarek przekonuje szybkość i wygoda tego rozwiązania. Potrzebny jest jedynie komputer, tablet lub telefon z dostępem do internetu i adres mailowy, z którego wysłane zostaną pliki na wybraną drukarkę.  W odpowiedzi korzystający otrzymuje informację o opłacie. Może uregulować ją kartą, BLIK-iem lub przelewem, a potem odebrać materiał z urządzenia.  Cały proces – co bardzo ważne szczególnie od czasu wejścia w życie przepisów RODO – jest niezwykle bezpieczny. Wszystko dlatego, że system automatycznie usuwa dokumenty bezpośrednio po wydrukowaniu. „Dzięki naszemu rozwiązaniu klienci nie tracą czasu i energii na kupno, serwis czy naprawę drukarki. Potrzebując dokumentu w papierze, wydają dyspozycje za pomocą komputera lub smartfonu i odbierają wydruki w dogodnym dla nich miejscu. Ich wysoką jakość gwarantują wielofunkcyjne urządzenia Kyocera Document Solutions (KDS) znane nie tylko z trwałości i wydajności, ale również z zapewnienia bezpieczeństwa i poufności dokumentów oraz danych. Jestem przekonany, że Polacy polubią proste i wygodne rozwiązanie firm Arcus, Kyocera i Zeccer, tak jak pokochali rowery miejskie” – komentuje na łamach „Harvard Business Review” Michał Czeredys, prezes firmy...

Bezstresowe drukowanie i skanowanie

dodano przez dn. Cze 8, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie |

Zmniejszenie liczby urządzeń drukujących w dużych firmach czasem może powodować kolejki po wydruk. To już prosta droga do niezadowolenia pracowników. Użytkownicy urządzeń wielofunkcyjnych naturalnie nie chcą i nie lubią czekać. Tak samo drażni ich poziom zaawansowania ustawień. Niektóre osoby odczuwając wręcz niechęć do korzystania z różnych opcji drukowania. A przecież rozbudowanych możliwości jak i kolejek można uniknąć. Pomaga w tym pakiet Arcus Comfort. Rozwiązanie grupy Arcus zostało oparte na urządzeniach Kyocery i oprogramowaniu wspierającemu. Dzięki niemu korzystanie z urządzeń wielofunkcyjnych przestaje być stresujące, a staje się wygodne. Pomaga intuicyjna obsługa, proste ustawienia i opcje takie jak „skan do siebie”. Arcus Comfort to ekosystem szczególnie przyjazny w procesie użytkowania systemu obiegu dokumentów. Chwilowo niesprawne urządzenie przestają być problemem. Z pomocą przychodzi funkcja wydruku podążającego. Niezwykle potrzebne w danej chwili dokumenty zostają wydrukowane na innym urządzeniu. Czasami pracownicy potrzebują bardzo szybko wykonać skan dokumentu. Jednak dla wielu z nich skaner jest niemal tak nieintuicyjny jak fax. W pakiecie Arcus Comfort każdy będzie mógł uzyskać skan w odpowiedniej jakości bez zbędnych komplikacji. Wystarczy po autoryzacji na urządzeniu wielofunkcyjnym wskazać swój adres mailowy i zatwierdzić polecenie przyciskiem „wyślij”. Zeskanowany dokument trafi na skrzynkę...

Oszczędne drukowanie z Arcus Saver

dodano przez dn. Maj 29, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Czy upadające drzewo po środku bezludnej puszczy wydaje dźwięk? Możemy długo rozważać ten problem, ale szef na pewno wyobraża sobie upadające drzewa wraz z kolejnymi wydrukowanymi kartkami. Gdyby nie optymalizacja druku spirala kosztów w tym obszarze rosłaby szybko. W wielu firmach i urzędach wiedza na temat ich źródeł pozostaje znikoma. Tymczasem pełna kontrola nad kosztami związanymi z drukowaniem jest możliwa dzięki pakietowi funkcjonalnemu Arcus Saver. Zamiast odgłosu ścinanych drzew managerowie zaczną słyszeć dźwięk zaoszczędzonych monet! Arcus Saver to jeden z trzech obok Arcus Security i Arcus Comfort pakietów funkcjonalnych przygotowanych przez grupę Arcus. Dzięki nim wydruki w urzędach i przedsiębiorstwach stają się bezpieczne, wygodne i co bardzo ważne oszczędne.  Na pakiety składają się urządzenia wielofunkcyjne i drukarki laserowe Kyocera  wraz z odpowiednio dopasowanym oprogramowaniem.  Pakiet sprzętowo-software’owy Arcus Saver pozwala na wygenerowanie miesięcznych podsumowań i szczegółowych raportów, gdzie znaleźć można precyzyjne informacje na temat ilości stron, właścicieli poszczególnych wydruków czy kosztów wykonanej pracy. Umożliwia również tworzenie profili użytkowników. Dzięki nim nie wszyscy pracownicy będą mogli korzystać ze wszystkich opcji drukowania. Dodatkowo pozawala również na wprowadzenie limitów wydruku, a to kolejna opcja przyczyniająca się do obniżenia kosztów. Arcus Saver jest skutecznym narzędziem dla firm i urzędów, które nie posiadają pełnej wiedzy na temat faktycznie ponoszonych wydatków związanych z drukiem. Nie znają jego prawdziwych źródeł. Dzięki niemu można dowiedzieć się, które osoby to miłośnicy drukowania w kolorze, a które po prostu klikają „drukuj”, nie bacząc na liczbę stron dokumentu czy potrzebę posiadania w papierze np. całego maila z długą, wcześniejszą korespondencją. Pełna kontrola nad kosztami staje się możliwa z Arcus Saver, które wychodzi naprzeciw potrzebom nowoczesnych biur. Zintegrowany sprzęt z pakietem oprogramowania pozwala liczyć zaoszczędzone pieniądze i przeznaczyć je na inne cele. Jakie? Tu propozycji może być wiele! Jedna z nich to zakup systemu telematycznego Brumgo. Dzięki niemu firmy zyskują pełną wiedzę nt. floty samochodowej, co prowadzi, tak jak w przypadku korzystania z Arcus Saver, do kolejnych...

Kupno prądu online? Czemu nie!

dodano przez dn. Maj 28, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne |

Coraz więcej przedsiębiorców zastanawia się, jak zredukować koszty za energię. Kieruje nimi nie tylko naturalna potrzeba szukania oszczędności, ale również starania o budowę wizerunku firmy odpowiedzialnej ekologicznie. Tańszego prądu szukają nie tylko duże przedsiębiorstwa, ale również małe i średnie firmy. Porównanie ofert energii i sprzedaż prądu online stają się coraz bardziej popularne. Widząc zmieniające się zachowania rynku sprzedawcy energii, nie pozostali obojętni. Przekonać klientów do siebie próbują konkurencyjnymi, często zmieniającymi się cenami i promocjami. Mnogość ofert i ich zawiłość niejednego przytłacza, a porównanie i precyzyjne wyliczenie kosztów może przysporzyć niemałych trudności.   Mimo tego dynamiczni i nowocześni przedsiębiorcy wiedząc, że tani prąd jest na wyciągnięcie ręki, drążą przysłowiową skałę. Dokonują wyliczeń i porównań, zmieniają dostawców. W efekcie uzyskują niższy rachunek za prąd nawet o 30 procent. Jak to jest możliwe? Kluczem do sukcesu musi być precyzyjne dostosowanie zakupów energii elektrycznej do realnych potrzeb danej firmy. Pomoże w tym platforma zakupowa Enbay.pl na którą składa się m.in. z innowacyjna porównywarka ofert energii oraz eksperci z spółki Durau wchodzącej w skład grupy Arcus.   To właśnie ta firma z myślą o podmiotach, które chcą płacić mniej za prąd, stworzyła platformę sprzedaży energii elektrycznej i gazu dla małych i średnich przedsiębiorstw. Postawiła na metodę multisprzedaży popularnej m.in. w branży ubezpieczeniowej. Dzięki Enbay.pl zainteresowany zamianą sprzedawcy energii korzysta z aktualnych ofert rynkowych rekomendowanych sprzedawców. Jest ich aż 11.  Oferty są niezależnie porównywane, a kalkulacje uwzględniają aktualizowane cenny i bieżące promocje dzięki czemu możliwe jest precyzyjne policzenie ceny końcowej. Cały proces sprzedaży (uzupełnienie danych, porównanie ofert, wygenerowanie zestawień) odbywa się online na platformie Enbay.pl. Do dyspozycji na każdym etapie są niezależni doradcy.   „Korzystanie z Enbay.pl jest bezpłatne i co równie ważne niezwykle proste. Zabiera nie więcej niż kilkanaście minut. Proponujemy dwie drogi do najtańszego dostawcy prądu. Można skontaktować się z doradcą lub samemu wybrać taryfę w oparciu o swoje dane i aktualną cenę gazu i energii. Potem następuje porównanie ofert i wygenerowanie umowy. Zgodnie z życzeniem klienta umowa zostanie dostarczona albo w formie elektronicznej albo papierowej. Podpisana po zeskanowaniu może być wysłana do nas e-mailem, z kolei oryginały dokumentów odbiera kurier. Jak widać tańszy prąd jest na wyciągnięcie ręki” – wyjaśnia Rafał Kręcisz, prezes firmy...

Czy warto ręcznie wprowadzać dane do systemów?

dodano przez dn. Maj 22, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne |

Pisma, wnioski, faktury, oferty, podania… każda firma czy instytucja codziennie otrzymuje setki czy tysiące dokumentów. Zawarte na nich dane trafiają do systemów informatycznych. Zwykle są wprowadzane ręcznie, ale jest też inny sposób, o którym można przeczytać w opublikowanym na internetowych stronach Rzeczpospolitej artykule „Automatyczne zaczytywanie danych”. Mowa w nim o Fakturomacie, czyli narzędziu do rozpoznania, zinterpretowania, sprawdzania i wreszcie wysłanie danych z faktur do dalszego wykorzystania. Fakturomat opracowała wchodzącą w skład grupy Arcus spółka Docusoft. Pracownik wprowadzając kolejne dane z faktur takie jak: numer, data wystawienia, wartości netto i brutto szybko może się nudzić i stopniowo tracić koncentrację. O błędy nie trudno. Wprowadzone do systemów księgowych danych muszą zostać dodatkowo sprawdzone. To wszystko kosztuje. Jak mówią szacunki 70 groszy wynosi koszt wprowadzenia przez pracownika jednej faktury do systemu. Dzięki rozwiązaniom informatycznym to około 20-30 groszy. Działanie Fakturomatu jest niezwykle proste i skuteczne. W pierwszym etapie dane są zaczytywane z faktury papierowej  lub jej postaci elektronicznej. Potem, już w etapie interpretacji następuje ich selekcja zgodnie z przyjętymi założeniami. Może to być np. data, NIP czy wartość. Wreszcie po  weryfikacji sum czy poprawności podanego konta bankowego dane zostają przesłane do systemu obiegu dokumentów. Narzędzie oferowane przez Docusoft może zostać z powodzeniem wykorzystane podczas weryfikacji dostaw towarów. Zaczytując faktury towarowe, porównuje informacje z zamówieniami i dokumentami magazynowymi. Dzięki temu szybko i sprawnie wykrywa wszelkie niezgodności. Fakturomat może być stosowany jako niezależny produkt. Jest również dostępny jako moduł systemu Vario czyli oprogramowania, które m.in. od strony operacyjnej, dokumentacyjnej czy realizacji budżetu wspiera zarządzanie projektami. Fakturomat podczas odbywającej się w kwietniu Gali Technobiznes otrzymał tytuł Hit 2018 roku. Wyróżnienie przyznaje Kapituła Redakcji Gazety Bankowej doceniając produkty i usługi, które mogą stać się popularne na rynku w najbliższych miesiącach. Na stronie docusoft.pl można znaleźć więcej informacji nt. potencjału elektronicznego obiegu...

Pełna kontrola procesu druku z aplikacją MyQ

dodano przez dn. Maj 17, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Zarządzanie dokumentem |

Pięciu pracowników biura architektonicznego spotyka się przy drukarce. Wszyscy oczekują na odebranie wydruków. Pierwsza osoba chwyta kartkę, ale dwie inne nie mają czasu dłużej czekać. Wracają do swoich biurek bez materiałów. Miła rozmowa szybko zamienia się w irytację. Wszystko dlatego, że maszyna drukuje liczący kilkadziesiąt stron materiał pełen danych wrażliwych. Jego właściciel nie jest żadną z osób stojących przy drukarce. Pewnie kiedyś przyjdzie odebrać materiał? Tego typu sytuacje zdarzają się w wielu firmach czy zespołach. Nadmierne obciążenie poszczególnych urządzeń wielofunkcyjnych i drukarek jest  jednym z problemów, z którymi muszą borykać się pracownicy biur. Do niektórych maszyn tworzą się kolejki osób oczekujące na wydruk, a inne wykorzystywane są jedynie sporadycznie. Czasem zdarza się, że wydrukowane dokumenty  pozostają nieodebrane. Niektóre leżą nawet kilka dni przy drukarce chociaż zawierają cenne lub wrażliwe dane, a tego typu sytuację mogą rodzić różne problemy dla firm. Pamiętajmy, że niebawem wchodzi w życie rozporządzenie o ochronie danych osobowych RODO. Firmy i instytucją mogą uniknąć wyżej wymienionych sytuacji o czym możemy przeczytać w opublikowanym na stronie rp.pl artykule „Na miarę potrzeb”.  Wystarczy wykorzystać np. aplikację MyQ, będącą rozbudowanym serwerem zapewniającym zarządzanie procesem przetwarzania dokumentów.  Użytkownik wybierając opcję „drukuj”, nie musi wskazywać konkretnego urządzenia. Aplikacja sama wybierze i wskaże użytkownikowi najmniej obciążone urządzenie. Dzięki zainstalowaniu na serwerze, MyQ komunikuje się na bieżąco ze wszystkimi działającymi w biurze drukarkami czy urządzeniami wielofunkcyjnymi, zapewniając płynność w procesie wydruku. Aplikacja umożliwia również kopiowanie, skanowanie i drukowanie dokumentów w czym pomocne są spersonalizowane skróty poszczególnych funkcji oraz prosty i wygodny w obsłudze interfejs. Z kolei opcja „skan do siebie” pozwala na przesyłanie dokumentu na adres mailowy użytkownika. Każda osoba może również za sprawą funkcji zarządzenie pracami poznać koszty wydruku albo oznaczyć prace jako ulubione. Dzięki system MyQ użytkownik może korzystać z wielu innych, niezwykle ważnych funkcji takich jak: wydruk bezpośredni, podążający, bezpieczny czy opcji raportów zarówno ilościowych, jak i kosztowych. Aplikacja pozwala na wygenerowanie precyzyjnych statystyk na temat druku każdego z użytkowników, danego działu czy projektu. Jej niezwykle bogate funkcjonalności ułatwiają efektywnie korzystać tak z urządzeń Kyocery jak również innych producentów. Aplikacja MyQ umożliwia również obsługę urządzeń mobilnych oraz zasobów chmurowych takich jak GoogleDrive czy One Drive. Więcej na temat MyQ oraz innych aplikacji na stronie www.rp.pl oraz w dodatku „ABC nowoczesnych...