Google PlusFacebookTwitter

Poszukiwanie oszczędności w firmie – HBR

dodano przez dn. Cze 22, 2017 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne, Zarządzanie dokumentem |

Poszukiwanie oszczędności w firmie jest podstawą do tego, aby skutecznie konkurować na rynku. W poszukiwaniu oszczędności warto zwrócić uwagę na te obszary w firmie, które często bywają pomijane w kontekście poprawy rentowności. A przecież dysponujemy dziś nowoczesnymi systemami informatycznymi, które pozwalają lepiej zarządzać zasobami firmy. Dziennikarze Harvard Business Review przyjrzeli się najnowocześniejszym rozwiązaniom poprawiającym rentowność firm, które w swojej ofercie posiada Grupa Arcus S.A. Poszukiwanie oszczędności w firmie – to słowa klucze, które odmieniane są przez wszystkie przypadki. Właściciele firm często jednak mają z tym nie lada problem. Na szczęście posiadamy dziś nowe technologie, które usprawniają i przyśpieszają niemal każdy rodzaj pracy. Jednym z takich rozwiązań oferowanych przez Arcus Systemy Informatyczne jest platforma informatyczna one4all. Zawiera ona zintegrowane i dostosowane systemy informatyczne, a także szereg zunifikowanych narzędzi do komunikacji, zarządzania infrastrukturą czy obiegiem dokumentów. Dla wielu będzie to pewnie spore zaskoczenie, ale według szacunków koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów pochłaniają od 5% do nawet 15% przychodów dużych firm. Skuteczna optymalizacja tego procesu pozwala osiągnąć bardzo wysokie oszczędności, sięgające nawet 30%. Jednak drogą do tego nie jest inwestycja w „tanie drukarki do biura” i urządzenia wielofunkcyjnych, tylko rzetelny audyt kosztów wydruku. Wynikiem takiego audytu są rekomendacje dotyczące nie tylko obniżenia kosztów związanych z drukiem, ale również tego, jak uczynić organizację pracy biura bardziej efektywną. Podobnie jak systemy kontrolujące obieg dokumentów także dobrze zaprojektowane zarządzanie flotą samochodów firmowych może przynieść realne korzyści w postaci zwiększenia oszczędności i efektywności. Najlepiej w tym pomogą systemy Brumgo i T‑matic Management System. Zacząć jednak trzeba od zainstalowania w samochodach urządzeń lokalizacyjnych z odbiornikami GPS i kartami GSM, które gromadzą dane na temat aktualnej pozycji pojazdu oraz jego parametrów, na przykład prędkości czy wysokości obrotów silnika. Taka baza danych jest następnie przesyłana do serwera monitoringu, który podejmuje działania, przygotowując odpowiednie raporty i analizy. O skuteczności takiego rozwiązania przekonał się m.in. Bank Pocztowy, który dysponował około 90 pojazdami użytkowanymi przez menedżerów, handlowców i pracowników oddziałów. Blisko 80% tych aut to pojazdy, które zgodnie z polityką banku nie mogły być użytkowane prywatnie. Dlatego zdecydowano się na wprowadzenie monitoringu GPS w pojazdach służbowych. W ciągu pół roku cała flota pokonała o ponad 110 tysięcy kilometrów mniej, choć liczba podróży służbowych znacznie wzrosła. Zarządzanie drukiem, flotą samochodową czy procesami informacyjnymi – na tym właśnie polega poszukiwanie oszczędności w firmie, chociaż często nie zdajemy sobie z tego sprawy i szukamy oszczędności zupełnie gdzie indziej. To błąd, bo wykorzystując nowoczesne technologie jesteśmy w stanie uwolnić ogromną ilość środków niezbędnych do prowadzenie działalności. Cały artykuł w Harvard Business Review do przeczytania tutaj...

Obieg dokumentów w firmie

dodano przez dn. Paź 3, 2016 w Optymalizacja procesów, Zarządzanie dokumentem |

Jak możemy przeczytać w artykule opublikowanym na stronach internetowych Rzeczpospolitej w niewielkiej firmie właściwe ewidencjonowanie dokumentów wymaga dyscypliny i segregatorów. Aby zapewnić sprawny obieg dokumentów w dużym przedsiębiorstwie trzeba sięgnąć po narzędzia informatyczne. Systemy klasy DMS (Document Management System) zapewniają sprawny i bezpieczny obieg dokumentów. W dużych organizacjach, w którym dokumenty przemieszczają się pomiędzy różnymi lokalizacjami i działami potrzebne jest oprogramowanie do zarządzania procesami (BPM – Business Process Management System). W artykule opublikowanym na stronach internetowych rp.pl możemy przeczytać, że firma Docusoft należąca do Grupy Arcus oferuje system elektronicznego obiegu dokumentów Vario. System Vario pozwala między innymi  na elektroniczną archiwizację dokumentów, obsługę korespondencji, tworzenie zadań, modelowanie procesów oraz dokumentowanie i rozliczanie projektów. Jedne z kluczowych funkcjonalności systemu to: – „inteligentny OCR”  umożliwiający zaczytywanie treści dowolnej liczby typów dokumentów, szczególnie przydatny przy rejestracji dużej liczby faktur kosztowych, – tzw. model adaptatywny umożliwiający automatyczne prototypowanie procesów na podstawie najczęściej wykonywanych czynności – system „uczy się” procesów, – duża elastyczność, umożliwiająca dostosowywanie rozwiązania do indywidualnych oczekiwań klienta. Przewagą Vario nad standardowym przechowywaniem plików w folderach jest możliwość kategoryzowania dokumentów na podstawie wzorców, dzięki czemu niemożliwe jest omyłkowe umieszczenie dokumentu w złym miejscu. Z artykułu możemy się też dowiedzieć, że każda korespondencja – tradycyjna, faks i e-mail – może być automatycznie rejestrowana w dziennikach korespondencji, dzięki czemu w organizacji wiadomo kiedy i gdzie wpłynął dokument i kto się z nim zapoznał. System Vario umożliwia też tworzenie zadań oraz wizualizowanie ich na wykresach Gantta. Systemy do zarządzania obiegiem dokumentów pozwalają na lepsze wykorzystanie urządzeń drukujących oraz wielofunkcyjnych. Połączenie możliwości drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera (szybki i tani druk) oraz Vario zapewnia obsługę firmy na etapie skanowania dokumentów, zaczytywania z nich danych oraz ich procedowania zgodnie z przyjętymi w firmie regułami. Implementowane procesy są odwzorowywane, optymalizowane i automatyzowane, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze.  Warto podkreślić, że standardem w Vario jest możliwość obsługi procesów poprzez urządzenia mobilne oraz integracja z systemami trzecimi, w szczególności systemami ERP i bankowymi. Z Vario korzystają zarówno największe polskie firmy związane z branżą petrochemiczną, wydobywczą, czy gazowniczą, jak i przedsiębiorstwa z sektora MSP. Artykuł wyjaśnia w załączonym słowniczku trudne pojęcia, takie jak DMS (Document Management System, system elektronicznego obiegu dokumentów, adaptatywne modelowanie procesów, BPM (Business Process Managment), JPK (Jednolity Plik Kontrolny) i OCR (ang. Optical Character Recognition). Pełna treść artykułu:...

Turbiny Polskiej Gospodarki 2016: wyróżnienie dla Arcus KYOCERA MDS

dodano przez dn. Paź 2, 2016 w Optymalizacja procesów, Zarządzanie dokumentem |

Arcus został wyróżniony w dodatku specjalnym do „Gazety Finansowej” pod tytułem „Biznes Raport” poświęconym plebiscytowi Turbiny Polskiej Gospodarki 2016. Redakcja nagrodziła Arcus w kategorii Oprogramowanie za Arcus Kyocera MDS, czyli kompleksowe rozwiązanie optymalizujące system druku w firmach. W jego skład wchodzą pakiety funkcjonalne: – Arcus SECURITY – pakiet związany z bezpieczeństwem dokumentów – Arcus SAVER – rozwiązania zorientowane na oszczędności – Arcus COMFORT – rozwiązania ułatwiające pracę użytkownikom. Pakiety funkcjonalne zawierają urządzenia drukujące Kyocera (drukarki laserowe i urządzenia wielofunkcyjne) oraz oprogramowanie do zarządzania drukiem dobrane przez ekspertów Arcus. Dzięki oprogramowaniu cały proces produkcji dokumentów: od zadania wydruku/kopii, poprzez proces archiwizacji, przepływ pracy, bezpieczeństwo danych i wpływ na środowisko naturalne został zoptymalizowany. Wdrożenie Arcus Kyocera MDS pozwala obniżyć koszty produkcji i obiegu dokumentów nawet o 30 proc. Arcus w kategorii Oprogramowanie w plebiscycie Turbiny Polskiej Gospodarki 2016 wyróżnione zostały też firmy InsERT (za REWIZOR NEXO, system wspomagający prowadzenie księgowości oraz Sage (za SAGE E-AUDYTOR, internetową platformę, w której można bezpłatnie zweryfikować poprawność danych wygenerowanych w Jednolitym Pliku...

Oszczędności w firmie dzięki Arcus

dodano przez dn. Wrz 20, 2016 w Optymalizacja procesów, Smart Control, Systemy informatyczne, Zarządzanie dokumentem, Zarządzanie korespondencją |

Rzeczpospolita opublikowała na swoich stronach internetowych artykuł na temat Grupy Arcus i jej oferty skierowanej do przedsiębiorstw i instytucji. Oszczędności w firmie i urzędzie możliwe są m.in. dzięki nowoczesnym technologiom IT. Jak możemy przeczytać w artykule na stronach rp.pl zarządzanie flotą pojazdów, zarządzanie dokumentem, systemy workflow, systemy informatyczne – to narzędzia pozwalające na oszczędności w firmie i urzędzie. Grupa Arcus, czyli firma Arcus i jej spółki zależne oferują zarówno doradztwo w doborze narzędzi, jak i outsourcing IT. Nowoczesne technologie IT pozwalają na oszczędności, ponieważ przyspieszają pracę i ograniczają ryzyko błędów. Dziś nawet menedżerowie niewielkich firm mogą pozwolić sobie na zakup lub dzierżawę wydajnych urządzeń drukujących (np. oferowanych przez Arcus drukarek laserowych i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera), systemu monitoringu floty, elektronicznego obiegu dokumentów, CRM czy zintegrowanej komunikacji. Coraz częściej menedżerowie kierują się także TCO, czyli pełnymi kosztami użytkowania rozwiązania, czy urządzenia. Do historii przechodzi niebezpieczna zasada polegająca na wpisaniu w wyszukiwarce frazy „tania drukarka do biura”. Z doświadczenia wiemy, że „tania drukarka” w zakupie oznacza w długim okresie „urządzenie drogie”. W utrzymaniu i eksploatacji. Jak zauważa w artykule Michał Czeredys, Prezes Zarządu Arcus SA klienci chcący ograniczyć koszty druku coraz częściej decydują się nie na zakup urządzeń drukujących Kyocera ale na dzierżawę drukarek albo outsourcing druku. W ramach niewielkich miesięcznych opłat eksperci Arcusa biorą na siebie pełny zakres obowiązków związanych z zapewnieniem serwisu i materiałów eksploatacyjnych. Na takie rozwiązanie coraz częściej decydują się firmy oraz administracja publiczna. Michał Czeredys zauważa też, że klienci decydują się na coraz bardziej zaawansowane rozwiązania. Nie tylko decydują się na trwałe i wydajne drukarki laserowe Kyocera, ale sięgają po bardziej zaawansowane rozwiązania jak np. ARCUS Kyocera MDS, czyli kompleksowy system umożliwiający pełne zarządzanie dokumentami. Oszczędności w firmie generuje też monitoring pojazdów. Dzięki połączeniu technologii GPS i oprogramowania dostarczanego przez T-matic Systems koszty paliwa, serwisu i składek ubezpieczeniowych potrafią spaść w skali całej organizacji nawet o kilkadziesiąt procent. Grupa Arcus oferuje również system Vario do zarządzania dokumentami w wersji elektronicznej oraz nowoczesne urządzenia Pitney Bowes do bardzo szybkiej obsługi korespondencji (kopertownice, adresarki, otwieraczki i składarki). Należąca do Grupy spółka Arcus Systemy Informatyczne odpowiada za wdrożenia i integrację systemów informatycznych. Arcus SI oferuje zarówno aplikacje Microsoft, ale także własne rozwiązania. Są to m.in. systemy ERP, CRM, unified communication. Jak wyjaśnia w artykule Michał Czeredys klientami Grupy Arcus są organizacje różnej wielkości: od małych przedsiębiorców prowadzących niewielkie biura po największe korporacje i urzędy centralne. Pełna treść artykułu:...

Arcus nagrodzony „Book of lists 2016”

dodano przez dn. Wrz 7, 2016 w Optymalizacja procesów, Systemy informatyczne |

Ranking „Book of lists 2016” to ważny dla rynku drogowskaz na temat wiarygodnych partnerów biznesowych. W tegorocznej edycji rankingu Grupa Arcus została wyróżniona w kategorii „IT consulting”. – Arcus jest obecny na polskim rynku od 1987 roku. Początkowo zajmowaliśmy się głównie dystrybucją sprzętu IT, a od blisko półtorej dekady intensywnie inwestujemy i rozwijamy segment usług wdrożeniowych i integratorskich. Przyznanie pierwszego miejsca w kategorii „IT consulting” w rankingu „Book of lists 2016” to wyraz uznania dla zespołu Arcus, który rozwija także usługi doradcze. Rolą konsultanta jest zrozumienie potrzeb klienta i dostarczenie mu najlepszego rozwiązania. Tak właśnie działa Grupa Arcus – komentuje Michał Czeredys, Prezes Zarządu Grupy Arcus. – Rola konsultantów w zakresie IT to trudne zadanie. Z jednej strony wymaga wiedzy technicznej, z drugiej strony głębokiego zrozumienia mechanizmów działania organizacji, a w przypadku klientów ze sfery publicznej wymagana jest też znajomość prawa zamówień publicznych. Tego typu umiejętności są unikalne – mówi Michał Gembal, Dyrektor Marketingu Grupy Arcus, menedżer z ponad piętnastoletnim doświadczeniem na rynku IT. Grupa Arcus oferuje wdrożenia kompleksowych systemów druku opartych o urządzenia drukujące Kyocera oraz zaawansowane oprogramowanie do zarządzania procesem druku. Firma oraz wchodzące w skład Grupy spółki oferują również monitoring flot pojazdów, smart metering, CRM, ERP, Unified Communication, systemy workflow i wiele innych narzędzi informatycznych optymalizujących pracę w organizacjach i obniżających koszty. Book of Lists to największa publikacja o charakterze rankingowym w Polsce, wydawana przez anglojęzyczny magazyn Warsaw Business Journal. Publikacja przedstawia w postaci list i zestawień szczegółowe informacje finansowe i statystyczne uszeregowane wg najbardziej charakterystycznego kryterium dla danej...

Arcus partnerem dodatku „ABC nowoczesnych technologii”

dodano przez dn. Wrz 6, 2016 w Optymalizacja procesów, Smart Control, Systemy informatyczne, Zarządzanie dokumentem |

Z przyjemnością informujemy, że do dzisiejszego wydania dziennika „Rzeczpospolita” załączany jest dodatek „ABC nowoczesnych technologii”, którego partnerem jest Arcus. To obowiązkowa lektura dla przedsiębiorców, menedżerów, a także osób zarządzających w administracji publicznej. „Rzeczpospolita” wraz z ekspertami firmy Arcus doradzają firmom, korporacjom i urzędom jak dzięki nowoczesnym technologiom obniżać koszty, przyspieszać procesy i redukować ryzyko błędów. Wyjaśniamy w nim jak o kilkadziesiąt procent obniżyć koszty druku w organizacjach dzięki wdrożeniu kompleksowych rozwiązań – od sprzętu (wydajne drukarki laserowe i urządzenia wielofunkcyjne Kyocera, które pozwalają drukować nawet trzykrotnie taniej niż urządzenia konkurencji) poprzez wdrożenie oprogramowania do zarządzania drukiem oferujące takie funkcje jak bezpieczny wydruk, wydruk podążający, czy rozbudowany system raportowania. To nie wszystko: drukarki i urządzenia wielofunkcyjne Kyocera umożliwiają instalację na urządzeniach aplikacji, które umożliwiają korzystanie z dodatkowych funkcji. Aby ułatwić klientom dobranie odpowiednich rozwiązań Arcus przygotował trzy pakiety funkcjonalne złożone z urządzeń oraz oprogramowania: Arcus SAVER, Arcus COMFORT i Arcus SECURITY. W dodatku „ABC nowoczesnych technologii” eksperci z T-matic Systems, spółki należącej do Grupy wyjaśniają jak nowoczesny monitoring floty obniża koszty jej funkcjonowania. Dzięki usłudze T-matic Management System menedżer floty zna nie tylko aktualne położenie pojazdów wchodzących w skład parku samochodowego, ale również rozbudowanych raportów. Na łamach dodatku „ABC nowoczesnych technologii” można też przeczytać o nowoczesnych rozwiązaniach umożliwiających automatyczny pomiar natężenia ruchu. To o wiele bardziej efektywne rozwiązanie niż ręczne liczenie pojazdów przejeżdżających przez dany odcinek drogi. Eksperci z Arcus Systemy Informatyczne, spółki integratorskiej należącej do Grupy Arcus wyjaśniają na czym polega rozwiązanie one4all. Platforma ta integruje różne systemy informatyczne (m.in. CRM, ERP, Unified Communication) oparte o rozwiązania dostarczane przez Microsoft. Spółka Docusoft, która także jest częścią notowanej na warszawskiej giełdzie Grupy oferuje Vario – system obiegu dokumentów, który umożliwia sprawne i bezpieczne przetwarzanie wszystkich dokumentów znajdujących się w organizacji. Z lektury dodatku „ABC nowoczesnych technologii” można też dowiedzieć się jak wykorzystać otwieraczki, kopertownice, składarki i adresarki do sprawnego zarządzania korespondencją. Więcej szczegółów w dodatku załączonym do dzisiejszego wydania...