Google PlusFacebookTwitter

Zarządzanie obiegiem dokumentów to fundament firmy

dodano przez dn. Maj 29, 2017 w Systemy informatyczne |

Prowadząc przedsiębiorstwo każdy skupia się na jak najkorzystniejszych kontraktach biznesowych i inwestycjach. To klienci zapewniają firmie utrzymanie, rozwój i funkcjonowanie. Patrząc na biznes w skali makro, często zapominamy o elementach „u podstaw”, których się nie dostrzega, a które odpowiednio zaplanowane, mogą przynieść realne korzyści dla firmy. Takim elementem jest zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Już w niewielkim przedsiębiorstwie sprawny obieg materiałów wymaga ogromnej dyscypliny i dużej liczby segregatorów. Gdy biznes robi się większy, a dokumenty przemieszczają się pomiędzy różnymi działami, a nawet siedzibami firmy, nie sposób opanować tematu bez odpowiedniego oprogramowania.   Jednym z takich rozwiązań jest system obiegu dokumentów Vario, który zdecydowanie ułatwia i usprawnia pracę. Vario jest autorskim systemem opracowanym przez ekspertów z Grupy Arcus. Pozwala na elektroniczną archiwizację dokumentów, obsługę korespondencji, tworzenie zadań, modelowanie procesów oraz dokumentowanie i rozliczanie projektów. Oprogramowanie może być dopasowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa i funkcjonujących dotychczas procedur. Workflow dokumentów w firmie staje się dzięki temu zdecydowanie sprawniejszy, ponieważ można obsługiwać procesy przez urządzenia mobilne. Dodatkowo system może być zintegrowany z innym oprogramowaniem funkcjonującym w firmie, np. systemem ERP lub systemem bankowym. Wybierając nowoczesny system zarządzania dokumentami zdecydowanie usprawniamy przepływ informacji w firmie.   Sprawdzone zarządzanie obiegiem dokumentów w dziale księgowości Przykładem zastosowania systemu może być dział księgowy w firmie. Dzięki Vario księgowość ma stałą kontrolę nad dokumentami finansowymi od samego momentu ich pojawienia się w firmie. Oprogramowanie informuje o wpłynięciu faktury, sczytuje dane z faktury – nagłówki oraz pozycje, automatyzuje proces obiegu, pozwala przypisać koszty do właściwych MPK oraz współpracuje z systemami ERP. Dodatkowo można powiązać obieg faktury z realizowanymi projektami, co pozwoli na kontrolowanie kosztów z danego projektu. Wiele firm decyduje się również na implementację procesów akceptacji i rozliczania delegacji, zamówień, reklamacji oraz zaliczek. Wszystko po to, aby usprawnić procesy administracyjne w firmie. Zyskujemy w ten sposób czas, ponieważ znaczną część za pracowników wykonuje oprogramowanie, a w dalszej perspektywie oszczędności – ten czas pracownik może poświęcić na działania bardziej...

Pitney Bowes w firmach wodno-kanalizacyjnych

dodano przez dn. Lis 30, 2016 w Zarządzanie korespondencją |

Firma Arcus od 2001 roku jest autoryzowanym partnerem firmy Pitney Bowes i oferuje na polskim rynku kopertownice, adresarki, otwieraczki, składarki, a także oprogramowanie i systemy kopertujące. Jednym słowem: pełne spektrum urządzeń i rozwiązań ułatwiających zarządzanie korespondencją. Przygotowanie i pakowanie korespondencji to istotna część zadań realizowanych przez przedsiębiorstwa, zwłaszcza te, które obsługują dużą liczbę klientów. – Często zwracają się do nas przedsiębiorstwa wodociągów i kanalizacji z całego kraju z prośbą o pomoc przy organizacji procesu przygotowania korespondencji. To ważne dla tego typu spółek, ponieważ od bezbłędnego i terminowego dostarczenia do adresatów rozliczeń i faktur zależy płynność finansowa firmy – mówi Maciej Ziemski, Dyrektor ds. Sprzedaży w Arcus S.A. Proponując system obsługi korespondencji dla danego Klienta eksperci firmy Arcus nie tylko wykorzystują nowoczesne urządzenia Pitney Bowes, ale również oprogramowanie i wiedzę na temat integracji z funkcjonującymi systemami informatycznymi. – Jedna ze spółek wodociągowych z Mazowsza musiała uporać się z przygotowaniem rozliczeń i faktur do wysyłki, które następowało trzy razy w miesiącu. Za każdym razem do wysyłki trzeba było przygotować ok. 1000 przesyłek. Ręczne wykonanie tego zadania zabierało jednej osobie około dwóch dni roboczych – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w firmie Arcus SA. Aby usprawnić proces przygotowania korespondencji zapadła decyzja o kupnie kopertownicy Pitney Bowes DI380 OMR, która skraca proces kopertowania 1000 przesyłek do zaledwie 30 min. Kopertownica Pitney Bowes DI380 OMR umożliwia kopertowanie zmiennej liczby kartek do przesyłek (różni odbiorcy mają faktury i rozliczenia o różnej ilości kartek). – Informacje o tym ile kartek ma zostać zakopertowanych do danej przesyłki, urządzenie pobiera z kodów sterujących OMR naniesionych na faktury podczas ich generowania. Dzięki kodom sterującym i wydajnej kopertownicy Pitney Bowes DI380 OMR kwestia nadania przesyłek do klientów nie stanowi problemu, a sam proces uległ skróceniu z kliku dni roboczych do kilku godzin – podsumowuje Maciej...

„Rzeczpospolita”: Kyocera Scan Extension KIT (A)

dodano przez dn. Lis 29, 2016 w Systemy informatyczne |

Co zaoferowała światu firma Google w 1998 r.? Możliwość łatwego wyszukiwania potrzebnych informacji w internecie. Tego samego oczekują tysiące pracowników biurowych, którzy pracują z dokumentami. Aplikacja Kyocera Scan Extension KIT (A) umożliwia im to. Na stronach internetowych dziennika „Rzeczpospolita” opublikowany został artykuł na temat Kyocera Scan Extension KIT (A). Zaletą dokumentów zapisanych w formacie PDF jest możliwość ich szybkiego przeszukania.  W otwartym dokumencie wystarczy wcisnąć klawisze Control i F i wpisać poszukiwaną frazę. Sytuacja nie jest prosta, gdy dokument nie składa się z tekstu, ale ze skanowanych obrazów. Z pomocą przychodzi Kyocera Scan Extension KIT (A) – to opcjonalna funkcjonalność wybranych urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera, która przy wykorzystaniu funkcji OCR pozwala na uzyskanie dokumentu w wersji  elektronicznej w formie przeszukiwalnego PDF. Aplikacja jest płatna. Pełna treść artykułu:...

AirPrint i Apple to łatwy druk

dodano przez dn. Lis 26, 2016 w Zarządzanie dokumentem |

Dziennik „Rzeczpospolita” informuje na swoich stronach internetowych o AirPrint. To wygodne narzędzie dla miłośników sprzętu marki Apple: iPhone’ów, iPadów oraz Macbooków. Aplikacja ta pozwala na drukowanie dokumentów z urządzeń mobilnych na drukarkach i urządzeniach wielofunkcyjnych Kyocera bezpośrednio, bez potrzeby instalowania sterowników. AirPrint docenią użytkownicy systemów operacyjnych z rodziny iOS oraz OS X. Aplikacje i urządzenia Apple służą z wygody obsługiwania, a AirPrint jest doskonałym uzupełnieniem. Pełna treść artykułu:...

Pomoc dla nauczyciela: Teaching Assistant

dodano przez dn. Lis 25, 2016 w Zarządzanie dokumentem |

Dziennik „Rzeczpospolita” opublikował na swoich stronach internetowych artykuł na temat zastosowania nowoczesnych technologii w procesie nauczania. Materiał opisuje aplikację Teaching Assistant – wygodne narzędzie, które pomaga nauczycielom oraz wykładowcom przeprowadzenie testów sprawdzających wiedzę. Przeprowadzenie kolokwium dla grupy 150-200 studentów to duże wyzwanie organizacyjne i logistyczne. Ale nowoczesne technologie pozwalają skrócić proces przygotowania testu, a następnie jego sprawdzania. Oferowana przez Arcus aplikacja Teaching Assistant jest przeznaczona do automatyzacji drukowania i sprawdzania testów wielokrotnego wyboru w postaci tzw. bubble–sheet. Program nie tylko sprawdzi poprawność udzielonych odpowiedzi, ale może również wygenerować rozbudowane raporty (m.in. tabela wyników testu, ilość poprawnych odpowiedzi, udział procentowy itd.). Płatna aplikacja dedykowana jest na urządzenia wielofunkcyjne Kyocera. Narzędzie docenią nauczyciele w szkołach, wykładowcy akademiccy i organizatorzy kursów oraz szkoleń. Pełna treść artykułu:...