Google PlusFacebookTwitter

Poszukiwanie oszczędności w firmie – HBR

dodano przez dn. Cze 22, 2017 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne, Zarządzanie dokumentem |

Poszukiwanie oszczędności w firmie jest podstawą do tego, aby skutecznie konkurować na rynku. W poszukiwaniu oszczędności warto zwrócić uwagę na te obszary w firmie, które często bywają pomijane w kontekście poprawy rentowności. A przecież dysponujemy dziś nowoczesnymi systemami informatycznymi, które pozwalają lepiej zarządzać zasobami firmy. Dziennikarze Harvard Business Review przyjrzeli się najnowocześniejszym rozwiązaniom poprawiającym rentowność firm, które w swojej ofercie posiada Grupa Arcus S.A. Poszukiwanie oszczędności w firmie – to słowa klucze, które odmieniane są przez wszystkie przypadki. Właściciele firm często jednak mają z tym nie lada problem. Na szczęście posiadamy dziś nowe technologie, które usprawniają i przyśpieszają niemal każdy rodzaj pracy. Jednym z takich rozwiązań oferowanych przez Arcus Systemy Informatyczne jest platforma informatyczna one4all. Zawiera ona zintegrowane i dostosowane systemy informatyczne, a także szereg zunifikowanych narzędzi do komunikacji, zarządzania infrastrukturą czy obiegiem dokumentów. Dla wielu będzie to pewnie spore zaskoczenie, ale według szacunków koszty związane z tworzeniem i obiegiem dokumentów pochłaniają od 5% do nawet 15% przychodów dużych firm. Skuteczna optymalizacja tego procesu pozwala osiągnąć bardzo wysokie oszczędności, sięgające nawet 30%. Jednak drogą do tego nie jest inwestycja w „tanie drukarki do biura” i urządzenia wielofunkcyjnych, tylko rzetelny audyt kosztów wydruku. Wynikiem takiego audytu są rekomendacje dotyczące nie tylko obniżenia kosztów związanych z drukiem, ale również tego, jak uczynić organizację pracy biura bardziej efektywną. Podobnie jak systemy kontrolujące obieg dokumentów także dobrze zaprojektowane zarządzanie flotą samochodów firmowych może przynieść realne korzyści w postaci zwiększenia oszczędności i efektywności. Najlepiej w tym pomogą systemy Brumgo i T‑matic Management System. Zacząć jednak trzeba od zainstalowania w samochodach urządzeń lokalizacyjnych z odbiornikami GPS i kartami GSM, które gromadzą dane na temat aktualnej pozycji pojazdu oraz jego parametrów, na przykład prędkości czy wysokości obrotów silnika. Taka baza danych jest następnie przesyłana do serwera monitoringu, który podejmuje działania, przygotowując odpowiednie raporty i analizy. O skuteczności takiego rozwiązania przekonał się m.in. Bank Pocztowy, który dysponował około 90 pojazdami użytkowanymi przez menedżerów, handlowców i pracowników oddziałów. Blisko 80% tych aut to pojazdy, które zgodnie z polityką banku nie mogły być użytkowane prywatnie. Dlatego zdecydowano się na wprowadzenie monitoringu GPS w pojazdach służbowych. W ciągu pół roku cała flota pokonała o ponad 110 tysięcy kilometrów mniej, choć liczba podróży służbowych znacznie wzrosła. Zarządzanie drukiem, flotą samochodową czy procesami informacyjnymi – na tym właśnie polega poszukiwanie oszczędności w firmie, chociaż często nie zdajemy sobie z tego sprawy i szukamy oszczędności zupełnie gdzie indziej. To błąd, bo wykorzystując nowoczesne technologie jesteśmy w stanie uwolnić ogromną ilość środków niezbędnych do prowadzenie działalności. Cały artykuł w Harvard Business Review do przeczytania tutaj...

Ranking drukarek laserowych. Kyocera zwycięzcą!

dodano przez dn. Cze 19, 2017 w Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne, Zarządzanie dokumentem |

Imponująca szybkość wydruku i szybkość przetwarzanych danych, rewelacyjna cena oryginalnego tonera, niskie koszty druku i zaskakująco niska głośność pracy – ranking drukarek laserowych wypadł dla Kyocery ECOSYS P3055dn niezwykle pomyślnie. W przeprowadzonych w laboratorium PC World testach drukarek, Kyocera ECOSYS P3055dn zdobyła również wyróżnienie za najlepszą wydajność i najlepszą opłacalność. Ranking drukarek laserowych powstał w laboratorium PC World po przetestowaniu sześciu profesjonalnych laserowych drukarek monochromatycznych w cenie do 3 000 zł. Eksperci przetestowali drukarki laserowe na wiele sposobów. Jednym z kryteriów stworzonego rankingu drukarek monochromatycznych była szybkość druku. Drukarka Kyocera ECOSYS P3055dn okazała się w tej kategorii bezkonkurencyjna. Najszybciej ze wszystkich drukarek, które wzięły udział w rankingu laserowych drukarek monochromatycznych, jest w stanie wydrukować pierwszą stronę. Iście sprinterski wynik Kyocera ECOSYS P3055dn osiąga również przy wydruku 10 stron oraz 10 stron dwustronnie, uzyskując odpowiednio czas 16 i 38 sekund. Gotowość do rozpoczęcia pracy i szybkość wydruku to jedno. Równie ważne są koszty. I bynajmniej nie te związane z samym zakupem drukarki są najważniejsze, ale te związane z zakupem materiałów eksploatacyjnych. Jednym z ważniejszych elementów większości drukarek laserowych jest bęben światłoczuły. Zazwyczaj przeciętny bęben wystarcza na wydrukowanie około 50 tys. stron. Kyocera w tej kwestii pozostawia konkurencje daleko w tyle. Żywotność bębnów ceramicznych Kyocery określa się bowiem na 500 tys. stron. Równie ważny jest fakt, że w Kyocera ECOSYS P3055dn zastosowano klasyczną technologię laserową. Dzięki temu, drukarka jest w stanie drukować w wysokiej rozdzielczości 1200 dpi. Daje nam to gwarancję, że wszystkie krawędzie są bardzo wyraźne. W przeprowadzonym w laboratorium PC World teście i rankingu laserowych drukarek monochromatycznych Kyocera ECOSYS P3055dn okazała się bezkonkurencyjna. Dalsze miejsca zajęły: Xerox VersaLink B400, Canon i-SENSYS LBP312x, Brother L6400DW, OKI B721dn, Lexmark MS517dn. Szczegóły techniczne Kyocera ECOSYS P3055dn: Drukowanie z prędkością 55 stron A4 i A5 na minutę Czas wydruku pierwszej strony: tylko 6,6 sekundy Gigabit LAN w standardzie, opcjonalnie Wi-Fi z Wi-Fi Direct Drukowanie mobilne: obsługa AirPrint, Mopria, KYOCERA Mobile Print Drukowanie dwustronne i N-up ograniczające zużycie papieru Do 6 podajników papieru zwiększających elastyczność urządzenia Optymalizacja przepływu dokumentów dzięki funkcji Print&FollowTM (opcjonalnie) Zaawansowane funkcje obsługi dokumentów, opcjonalne karty SD Przyjazne środowisku: trwałe podzespoły, niski pobór energii Wyjątkowo niskie koszty druku w swojej klasie Zwycięstwo w prestiżowym rankingu to niejedyny sukces Kyocery w ostatnim czasie. Model Kyocera ECOSYS P3055dn równie dobrze wypadł podczas testów przeprowadzonych przez Gazetę Prawną i portal conowego.pl...

Optymalizacja wykorzystania floty samochodowej

dodano przez dn. Cze 1, 2017 w Systemy informatyczne |

Temat floty samochodowej nie dotyczy jedynie dużych korporacji, a dotyka również małe, a nawet mikroprzedsiębiorstwa. Większość działalności biznesowej opiera się o różne kontakty handlowe, a przecież na spotkania trzeba dojechać. Optymalizacja wykorzystania floty samochodowej powinna skupiać się więc  na jak najlepszym zarządzaniu posiadanymi autami firmowymi. Cyfrowa transformacja biznesu pozwala na wykorzystanie nowoczesnej technologii dla każdej branży, niezależnie od skali prowadzonego biznesu. Dostawca usług telematycznych, firma Geotik, ma w swojej ofercie rozwiązania telematyczne dla każdego. System monitorowania floty działa w dość prosty sposób. Na początku instalowane są w samochodach urządzenia lokalizacyjne z odbiornikiem GPS, dzięki którym gromadzone są dane na temat aktualnej pozycji pojazdu oraz parametrów pojazdu (m.in. prędkości, wysokości obrotów silnika). Następnie te dane są przesyłane do serwera, a na koniec dokonywana jest analiza i konwertowanie przesłanych danych na raporty i wizualizacje. Pozwala to na efektywne wykorzystanie floty, a także  realne  oszczędności we flocie pojazdów. Idealnym rozwiązaniem dla mniejszych przedsiębiorstw jest Brumgo z ofety Geotika.  Jest to nowoczesna i prosta w użyciu aplikacja do monitorowania pojazdów w mikroprzedsiębiorstwach lub pojazdów w domowym garażu. Aplikacja jest bowiem dostępna w wersji mobilnej (Android i IOR) oraz w webowej, a jej podstawowa wersja jest bezpłatna dla każdego użytkownika. W wydaniu biznesowym zalecany jest zakup urządzenia do monitoringu GPS oraz wykupienie odpowiednich subskrypcji. Z Brumgo można się lepiej zapoznać na stronie << link >> .   Dobry przykład Przykładem małej firmy, która wdrożyła monitoring floty jest Mericon. Firma zajmująca się outsourcingiem działu kadr i płac wykorzystywała 15 samochodów osobowych różnych modeli. Wraz z narastającymi kosztami oraz liczbą przebytych kilometrów, wzrastała także potrzeba uporządkowania zarządzania flotą. Nowe obowiązki podatkowe związane z wykorzystywaniem aut służbowych w celach prywatnych, kilka stłuczek, czy wzrastające składki ubezpieczeniowe – to tylko nieliczne z argumentów dla których firma podjęła decyzję o monitoringu GPS. Jako dostawcę usług telematycznych wybrali firmę T-matic Systems (obecnie działającą jako Geotik) oraz produkt T-matic Management System. Profesjonalna telematyka daje ogromne możliwości skonfigurowania oprogramowania do potrzeb klienta. Mericon wybrał trzy moduły: mapowy (lokalizowanie pojazdów i historia pokonywanych tras), drogowy (stan stacyjki ON/OFF, postój, jazda) oraz administracji. Dzięki panelowi administracyjnemu firma uzyskała możliwość powiadamiania i ograniczania (np. informowanie menedżera floty o przekraczaniu bezpiecznych obrotów silnika). Automatyczne i cykliczne przesyłanie raportów oraz wysyłanie powiadomień o bieżących zdarzeniach zapewniło, że optymalizacja wykorzystania floty samochodowej była możliwa. Wdrożenie przyniosło Mericonowi natychmiastowe oszczędności – mniejsze koszty paliwa, spadek przebiegu floty, ostrożniejsza jazda kierowców, mniejsza liczba stłuczek, mniej serwisowania samochodów oraz oszczędności na...

Zarządzanie obiegiem dokumentów to fundament firmy

dodano przez dn. Maj 29, 2017 w Systemy informatyczne |

Prowadząc przedsiębiorstwo każdy skupia się na jak najkorzystniejszych kontraktach biznesowych i inwestycjach. To klienci zapewniają firmie utrzymanie, rozwój i funkcjonowanie. Patrząc na biznes w skali makro, często zapominamy o elementach „u podstaw”, których się nie dostrzega, a które odpowiednio zaplanowane, mogą przynieść realne korzyści dla firmy. Takim elementem jest zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie. Już w niewielkim przedsiębiorstwie sprawny obieg materiałów wymaga ogromnej dyscypliny i dużej liczby segregatorów. Gdy biznes robi się większy, a dokumenty przemieszczają się pomiędzy różnymi działami, a nawet siedzibami firmy, nie sposób opanować tematu bez odpowiedniego oprogramowania.   Jednym z takich rozwiązań jest system obiegu dokumentów Vario, który zdecydowanie ułatwia i usprawnia pracę. Vario jest autorskim systemem opracowanym przez ekspertów z Grupy Arcus. Pozwala na elektroniczną archiwizację dokumentów, obsługę korespondencji, tworzenie zadań, modelowanie procesów oraz dokumentowanie i rozliczanie projektów. Oprogramowanie może być dopasowane do potrzeb konkretnego przedsiębiorstwa i funkcjonujących dotychczas procedur. Workflow dokumentów w firmie staje się dzięki temu zdecydowanie sprawniejszy, ponieważ można obsługiwać procesy przez urządzenia mobilne. Dodatkowo system może być zintegrowany z innym oprogramowaniem funkcjonującym w firmie, np. systemem ERP lub systemem bankowym. Wybierając nowoczesny system zarządzania dokumentami zdecydowanie usprawniamy przepływ informacji w firmie.   Sprawdzone zarządzanie obiegiem dokumentów w dziale księgowości Przykładem zastosowania systemu może być dział księgowy w firmie. Dzięki Vario księgowość ma stałą kontrolę nad dokumentami finansowymi od samego momentu ich pojawienia się w firmie. Oprogramowanie informuje o wpłynięciu faktury, sczytuje dane z faktury – nagłówki oraz pozycje, automatyzuje proces obiegu, pozwala przypisać koszty do właściwych MPK oraz współpracuje z systemami ERP. Dodatkowo można powiązać obieg faktury z realizowanymi projektami, co pozwoli na kontrolowanie kosztów z danego projektu. Wiele firm decyduje się również na implementację procesów akceptacji i rozliczania delegacji, zamówień, reklamacji oraz zaliczek. Wszystko po to, aby usprawnić procesy administracyjne w firmie. Zyskujemy w ten sposób czas, ponieważ znaczną część za pracowników wykonuje oprogramowanie, a w dalszej perspektywie oszczędności – ten czas pracownik może poświęcić na działania bardziej...

Pitney Bowes w firmach wodno-kanalizacyjnych

dodano przez dn. Lis 30, 2016 w Zarządzanie korespondencją |

Firma Arcus od 2001 roku jest autoryzowanym partnerem firmy Pitney Bowes i oferuje na polskim rynku kopertownice, adresarki, otwieraczki, składarki, a także oprogramowanie i systemy kopertujące. Jednym słowem: pełne spektrum urządzeń i rozwiązań ułatwiających zarządzanie korespondencją. Przygotowanie i pakowanie korespondencji to istotna część zadań realizowanych przez przedsiębiorstwa, zwłaszcza te, które obsługują dużą liczbę klientów. – Często zwracają się do nas przedsiębiorstwa wodociągów i kanalizacji z całego kraju z prośbą o pomoc przy organizacji procesu przygotowania korespondencji. To ważne dla tego typu spółek, ponieważ od bezbłędnego i terminowego dostarczenia do adresatów rozliczeń i faktur zależy płynność finansowa firmy – mówi Maciej Ziemski, Dyrektor ds. Sprzedaży w Arcus S.A. Proponując system obsługi korespondencji dla danego Klienta eksperci firmy Arcus nie tylko wykorzystują nowoczesne urządzenia Pitney Bowes, ale również oprogramowanie i wiedzę na temat integracji z funkcjonującymi systemami informatycznymi. – Jedna ze spółek wodociągowych z Mazowsza musiała uporać się z przygotowaniem rozliczeń i faktur do wysyłki, które następowało trzy razy w miesiącu. Za każdym razem do wysyłki trzeba było przygotować ok. 1000 przesyłek. Ręczne wykonanie tego zadania zabierało jednej osobie około dwóch dni roboczych – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w firmie Arcus SA. Aby usprawnić proces przygotowania korespondencji zapadła decyzja o kupnie kopertownicy Pitney Bowes DI380 OMR, która skraca proces kopertowania 1000 przesyłek do zaledwie 30 min. Kopertownica Pitney Bowes DI380 OMR umożliwia kopertowanie zmiennej liczby kartek do przesyłek (różni odbiorcy mają faktury i rozliczenia o różnej ilości kartek). – Informacje o tym ile kartek ma zostać zakopertowanych do danej przesyłki, urządzenie pobiera z kodów sterujących OMR naniesionych na faktury podczas ich generowania. Dzięki kodom sterującym i wydajnej kopertownicy Pitney Bowes DI380 OMR kwestia nadania przesyłek do klientów nie stanowi problemu, a sam proces uległ skróceniu z kliku dni roboczych do kilku godzin – podsumowuje Maciej...