Google PlusFacebookTwitter

Korespondencja masowa – jak usprawnić

dodano przez dn. Gru 20, 2017 w Zarządzanie korespondencją |

Korespondencja masowa może być znacznym utrudnieniem w organizacji pracy biura firmowego. Nawet wysyłka raz w miesiącu kilkuset pism np. faktur, może zabrać ogrom czasu pracownika przy żmudnej czynności przygotowywania i nadawania listów. Proces ten można bardzo łatwo usprawnić i zoptymalizować, dzięki czemu korespondencja masowa przestaje być problemem. Urządzenia firmy Pitney Bowes są w stanie wykonać te czynności kilkaset razy szybciej niż nawet najszybszy i najsprawniejszy pracownik. Wyjątkowo przydatnymi urządzeniami przy zarządzaniu korespondencją są kopertownice, adresarki i otwieraczki. Odpowiednio zaprogramowane i skonfigurowane urządzenia potrafią same złożyć zawartość koperty, nadrukować adres, logo, reklamę lub otworzyć otrzymane listy. Kopertownice, adresarki i otwieraczki Adresarki to urządzenia służące do drukowania adresów na przesyłkach, przeważnie wykorzystujące druk atramentowy. W ofercie Arcus można wskazać modele adresarek, które adresują od 10 000 do 30 000 kopert w ciągu godziny, w zależności od wybranego rodzaju urządzenia. Te najbardziej wydajne potrafią wykonać w ciągu godziny pracę, którą pracownikowi zajęłoby trzy miesiące. Adresarki potrafią nanieść adres, nadruk w wielu kolorach lub wypełnić nawet tzw. zwrotki. Adresarki idealnie uzupełniają prace kopertownic służących do automatycznego składania i wkładania do kopert dokumentów, które również zamyka i zakleja. Przy usprawnianiu zarządzania korespondencją ważna jest również poczta przychodząca. Dzięki otwieraczkom, czyli urządzeniom pozwalającym na szybkie otwarcie dużej liczby pism, zyskujemy równie dużo czasu. Otwieraczka w ciągu godziny może otworzyć nawet kilkanaście tysięcy listów. Najmniejsze otwieraczki otwierają listy w tempie 300 kopert na minutę, a te najbardziej wydajne nawet 36 000 kopert na godzinę.   Korespondencja masowa – co się przyda w mojej firmie? Bardzo ważne jest zanalizowanie, które rozwiązanie zoptymalizuje prace naszego biura. Istnieje na rynku mnóstwo urządzeń i oprogramowań, jednak bez umiejętnego zaimplementowania ich na potrzeby własnego biznesu – nie osiągniemy oczekiwanego efektu. Dlatego też, eksperci Arcus początkowo analizują potrzeby konkretnego przedsiębiorstwa i doradzają w doborze najlepszych modeli i systemów. Dzięki temu korespondencja masowa oraz zarządzanie korespondencją w całej firmie  przestają być...

Kyocera Ecosys P3055dn wyróżniona w teście Chip.pl

dodano przez dn. Gru 19, 2017 w Drukarki, Poszukiwanie oszczędności w firmie |

Kyocera Ecosys P3055dn wyróżniona w teście chip.pl Laserowa drukarka monochromatyczna Kyocera Ecosys P3055dn została wyróżniona w rankingu szybkich, niedrogich i ekonomicznych urządzeń drukujących wg portalu Chip.pl. Kyocera Ecosys jest najbardziej ekonomiczna i druga pod względem wydajności wśród drukarek laserowych w swojej klasie. Testom zostało poddanych 8 drukarek laserowych, doskonale sprawdzających się w kilkunastoosobowych firmach lub działach funkcjonujących w obrębie tych firm. Ich cena nie przekracza 2000 zł brutto. Wśród kryteriów rankingu wyróżniono m.in. koszty eksploatacji, szybkość druku, wydajność, miesięczną obciążalność czy dodatkowe parametry techniczne, takie jak standardy mobilne, łączność lub obsługę papieru. Do wyścigu o tytuł najlepszej drukarki do biura obok Kyocery Ecosys P3055dn stanęły modele: Brother HL-L6300DW, Canon i-Sensys LBP6780x, HP LaserJetEnterprise M506dn, Lexmark MS818dn, Oki B512dn, Ricoh SP 4510DN oraz Xerox Phaser 3610.  Tania drukarka do biura Drukarka laserowa Kyocera Ecosys P3055dn została oceniona najlepiej w kategorii kosztów eksploatacji. Ekonomiczność naszego urządzenia przejawia się nie tylko w cenie zakupu, ale i na późniejszych etapach jego użytkowania. W drukarce zastosowano tani i wydajny toner TK-3190. Dodatkowo w naszych urządzeniach nie jest wymagana wymiana zespołu obrazującego, w modelu P3055dn jest on objęty gwarancją aż na 3 lata lub 500 tys. wydruków. To wszystko sprawia, że drukowanie na naszym sprzęcie jest najtańsze – koszt wydruku 1 strony A4 kształtuje się na poziomie 2 groszy. Na drugim miejscu uplasował się model Ricoh SP 4510DN. W przypadku tego modelu za wydruk 1 strony A4 musimy zapłacić o średnio 1 grosz więcej, co w przypadku masowego druku w biurach znacząco odbija się na kosztach eksploatacji. Całkowity koszt P3055dn również najniższy TCO, czyli tzw. całkowity koszt posiadania drukarki, uwzględniający cenę papieru, zużycie energii czy zalecane obciążenie w przypadku urządzenia Kyocera Ecosys P3055dn wynosi 5190 zł rocznie. To najlepszy wynik w rankingu. Najwyższe TCO występuje w przypadku urządzenia Oki B512 i wynosić aż 9610 zł – prawie dwukrotnie więcej.  Ecosys P3055dn – wydajna drukarka wielofunkcyjna W rankingu drukarek laserowych Chip.pl oceniono także wydajność urządzeń. Rekordowo szybki Lexmark MS818dn drukuje pierwszą stronę w czasie maksymalnie 4,4 sekundy, o ile urządzenie nie zdążyło przejść w stan hibernacji lub uśpienia. W ciągu minuty model ten zdąży z wydrukiem średnio 60 stron. Tuż za zwycięzcą plasuje się Kyocera Ecosys P3055dn z wydajnością na poziomie 55 stron na minutę (druk jednostronny). To aż o 15 stron więcej niż w przypadku zamykających ranking Canona i-Sensys LBP6780x oraz Ricoh SP 4510DN. W druku dwustronnym pozostajemy bezkonkurencyjni z wynikiem 3,5 strony na minutę. Lexmark notuje o 3,5 strony gorszą notę.  Standardy techniczne drukarek laserowych  Wydajność i koszty eksploatacji to niezwykle istotne parametry w ocenie urządzeń drukujących do biura. Tu różnice między modelami mogą być znaczące, a co za tym idzie istotnie odbijać się na budżecie firmy. Jaka jeszcze powinna być drukarka, żeby spełniać wymogi pracy biurowej w co najmniej kilkunastoosobowym przedsiębiorstwie? Wi-Fi, Print&Follow, Google Cloud Print Po pierwsze powinna mieć interfejs sieciowy – Wi-Fi lub LAN, ze szczególnym naciskiem na LAN, w przypadku którego drukarka znacznie szybciej odbiera dokumenty i rozpoczyna drukowanie. Współczesne urządzenia potrafią współpracować z Google Cloud Print (druk z dowolnego miejsca poza firmą). To rozwiązanie posiada także Kyocera Ecosys P3055dn, a dodatkowo może pochwalić się opcją Print&Follow. Dzięki możliwości śledzenia pracy wszystkich drukarek w firmie, możemy wybrać tą, która aktualnie jest dostępna. Standardem stał się także druk laserowy, oferujący wystarczającą rozdzielczość 1200 dpi, a także wysoką jakość i trwałość na dowolnym nośniku. Do tego warto postawić na wysoką obciążalność sprzętu – w przypadku naszego urządzenia jest to 220 tys. stron miesięcznie – najwięcej spośród modeli porównywanych w rankingu. Wszystkie testowane drukarki posiadają port USB 2.0, możliwość automatycznego druku dwustronnego, szufladę podstawową na co najmniej 1 ryzę papieru A4, a także opcję dołożenia 3-4 szuflad dodatkowych. Drukarka – niezbędne element biura Drukarka jest po komputerach i smartfonach trzecim istotnym elementem infrastruktury informatycznej w firmie. Jest używana praktycznie przez każdego pracownika biura, przez cały dzień roboczy. Stanowi także poważne zobowiązanie finansowe na lata. Warto zatem przed zakupem takiego urządzenia dokładnie zastanowić się nad potrzebami swojej firmy, a także przeczytać rankingi takie jak ten Chip.pl. Pozwoli to nam dobrać drukarkę dopasowaną do naszych potrzeb, a także ekonomiczną, wydajną i...

Jak dostosować swoją firmę do wymagań RODO?

dodano przez dn. Gru 14, 2017 w Drukarki, RODO |

Jak dostosować swoją firmę do wymagań RODO? W dobie postępującej cyfryzacji ludzie i firmy nagminnie stają się ofiarami cyberataków, zaś od partnera technologicznego zapewniającego bezpieczeństwo danych wymaga się profesjonalizmu oraz etyki w działaniu. Zaostrza się również unijne prawo. Za kilka miesięcy zostaną wprowadzone w życie przepisy RODO wzmacniające ochronę danych osobowych. Dlatego już dziś należy dostosowywać swój biznes do przyszłych regulacji. Należy dobrać optymalne środki, które zminimalizują ryzyko. Również w środowisku druku. Zostało niewiele czasu Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO) wejdzie w życie pod koniec maja przyszłego roku. Będzie ono dotyczyć wszystkich firm, które wykorzystują i gromadzą dane osób fizycznych. „To odpowiedź Unii Europejskiej na postulat konsumentów, by instytucje biznesowe zaczęły szanować ich prywatność. Tymczasem ponad połowa polskich firm i instytucji nie jest przygotowana na nowe przepisy” – zauważa Krzysztof Jaśkiewicz, prezes spółki Arcus Systemy Informatyczne, która specjalizuje się w audytach RODO oraz wdrażaniu rozwiązań zapewniających zgodność z tym rozporządzeniem. Unijny pomysł Intencją unijnych urzędników było stworzenie nowego, neutralnego i aktualnego niezależnie od rozwoju technologii prawa. Unijne rozporządzenie nie zawiera konkretnych wytycznych, czy rozwiązań technologicznych i organizacyjnych. „W wyborze najlepszych technologii i procesów pomogą jednak doświadczeni doradcy i dostawcy rozwiązań IT, przy współudziale kancelarii prawnych” – sugeruje Krzysztof Jaśkiewicz – Prezes ARCUS SI. Bezpieczeństwo druku Przez długi czas firmowi informatycy dbali głównie o zabezpieczenie komputerów, instalując antywirusy, firewalle, wyłapując podejrzaną pocztę, wdrażając metody ochrony transmisji danych. Drukarki wówczas nie były podłączone do sieci, dlatego też nie poświęcano im zbyt dużej uwagi. Tak było do czasu, gdy sieciowe urządzenia drukujące stały się standardem wyposażenia biurowego. Można mieć do nich zdalny dostęp – podobnie jak komputery – są narażone na ataki cyberprzestępców i niekiedy stają się backdoorem do firmowego środowiska IT. ARCUS i Kyocera w pełni gotowe na zmiany RODO Jesteśmy jednak w stanie sprostać wymogom RODO w środowisku druku oferując podmiotom zróżnicowany poziom zabezpieczeń w zależności od skali prowadzonego biznesu. „Wysokiej klasy sprzęt zabezpiecza dane znajdujące się na dysku urządzenia drukującego i umożliwia skuteczne jego wymazanie z dysku po wykonaniu pracy. Ważną funkcją jest także bezpieczne zarządzanie i monitoring kopiowanych, skanowanych i wysyłanych dokumentów, także na urządzenia spoza naszej firmowej sieci. Takie walory mają urządzenia marki Kyocera, której jesteśmy przedstawicielem na polskim rynku” – podkreśla Michał Czeredys, prezes spółki Arcus, specjalizującej się w zarządzaniu drukiem i obiegiem dokumentów. Sprzęt Kyocera – bezpieczne rozwiązanie dla małych i średnich przedsiębiorstw Małe przedsiębiorstwa nie potrzebują tak zaawansowanej ochrony, jak chociażby banki. Dlatego też inżynierowie Kyocera Document Solutions umiejscowili w drukarkach dla mniejszych podmiotów mechanizmy oferujące podstawowy poziom bezpieczeństwa. Sprzęt japońskiego producenta pozwala na identyfikację użytkowników dzięki kodzie PIN, czy karcie zbliżeniowej. Dokument zostanie wydrukowany bezpośrednio do rąk osoby upoważnionej, gdy zlecający zadanie podejdzie do urządzenia autoryzując zlecenie za pomocą opcji druku podążającego wydruk z komputera (tzw. follow – me – print czyli druk pełzający). Cena, szybkość, jakość Przedsiębiorcy, wybierając urządzenie wielofunkcyjne, w pierwszej kolejności zwracają uwagę na cenę. Jednakże sprzęt z dolnej półki nie zapewni wystarczającej ochrony ich firmie przed złośliwym oprogramowaniem. Zazwyczaj tani produkt jest drogi w użytkowaniu – zużywa znacznie więcej materiałów eksploatacyjnych, prądu, wymaga częstszych napraw, przeglądów i wymiany części, nie pozwalając na automatyczny druk dwustronny. – Szacując TCO, czyli całkowity koszt posiadania, trzeba uwzględnić wszystkie wydatki, w tym koszt tonerów, serwisowania, przestojów, prądu, a także nakładów na uruchomienie – instalację i konfigurację sprzętu oraz szkolenie pracowników. Kolejne czynniki to łatwość rozbudowy parku maszyn i ewentualny recycling – tłumaczy prezes Czeredys. – Według niezależnych testów branżowych magazynu „Chip”, najtaniej drukuje sprzęt Kyocery – nawet do 2 groszy za czarno – biały wydruk na stronie A4. Koszt wydruku u najdroższego konkurenta jest kilka razy wyższy. Kyocera Ecosys P3055dn Kyocera ma przedsiębiorcom do zaoferowania wiele rozwiązań, poczynając od stosunku jakości do ceny. Przykładem może być model Kyocera Ecosys P3055dn, który kosztuje około 1700 zł i jest wyjątkowo tani w eksploatacji. „Wielofunkcyjne urządzenie – MFP od Kyocery może zastąpić wiele zwykłych drukarek. To sposób na niższe wydatki, oszczędność miejsca w biurze, komfort pracy i bezpieczeństwo” – przekonuje prezes ARCUS Michał Czeredys. Bezpieczeństwo danych do nasz obowiązek (RODO) Każdy przedsiębiorca w dobie cyfryzacji będzie musiał dostosować indywidualnie do charakteru swojego przedsięwzięcia metody zabezpieczenia i przetwarzania danych. Dobrać optymalne środki, które zminimalizują ryzyko. Utrata informacji i danych byłaby równoznaczna z utratą klientów oraz koniecznością zapłaty wielotysięcznych lub wielomilionowych kar. Niestety ponad 80 proc. wycieków wynika z błędów lub nieuczciwości pracowników. Przedsiębiorcom zaleca się by na bieżąco śledzili komunikaty Ministerstwa Cyfryzacji i już teraz zaczęli dostosowywać swój biznes do regulacji, które w połowie następnego roku wejdą w...

Jak zarządzać energią w firmie? Rozwiązanie ma Blue Pillar

dodano przez dn. Wrz 27, 2017 w Systemy informatyczne |

Źródła zasilania padają, panuje chaos informacyjny, brak wody, światła, nie działa komunikacja miejska, nie można wyjąć pieniędzy z bankomatu, zapłacić kartą, zatankować samochodu. Agregaty szpitali czy innych instytucji też w końcu przestaną działać. Tak może wyglądać blackout, ale wcale nie musi do niego dojść jeśli nauczymy się jak zarządzać energią w firmie. Ograniczenia poboru mocy W Polsce byliśmy bliscy blackoutu latem 2015 roku, kiedy z powodu upałów dramatycznie zwiększyło się zapotrzebowanie na energię. Elektrownie pracowały na najwyższych obrotach i nie były w stanie wyprodukować jej tyle, żeby zaspokoić potrzeby konsumentów. W związku z tym PSE wprowadziło ograniczenia poboru mocy dla ponad 1,5 tysiąca firm oraz apelowało do mieszkańców naszego kraju, aby nie korzystali z urządzeń elektrycznych między godziną 11 a 15, czyli wtedy kiedy zapotrzebowanie na energię było najwyższe. Pomiar energii Podnoszony w mediach temat blackoutu zwrócił uwagę wielu firm i przedsiębiorstw na problem pomiaru wykorzystywanej energii elektrycznej oraz identyfikacji urządzeń, które czerpią jej najwięcej. Rosnące zapotrzebowanie na energię elektryczną i starzejąca się infrastruktura sieci wywierają co raz większą presję na sieci energetyczne. Z uwagi na te okoliczności firmy energetyczne, takie jak PSE, zaczęły zwracać się z prośbą do końcowego odbiorcy o pomoc w ograniczeniu poboru energii na urządzeniach dużych mocy czy magazynowanie nadmiaru energii. Na zachętę partnerzy handlowi i przemysłowi otrzymują wynagrodzenie za pozostawanie w gotowości do obniżenia poboru mocy. Blue Pillar wie jak zarządzać energią w firmie Z uwagi na to wielu klientów skorzystało z sieci Aurora – sprawdzonego na świecie rozwiązania partnera T-Matic Systems, Blue Pillar. Aurora to nowoczesny system monitoringu i komunikacji ze wszystkimi odbiornikami, miernikami czy generatorami energii elektrycznej zainstalowanymi za licznikiem (Automated Demand Response). Jednak to coś więcej niż system monitoringu, który przesyła dane operatorowi energii. Dzięki niemu klienci zyskują pełną przejrzystość rachunków, są w stanie zidentyfikować urządzenia czerpiące za dużo energii oraz dzięki dogłębnemu monitoringowi kosztów, mogą je zredukować. Ponadto otrzymują stałe wynagrodzenie za pozostawanie w gotowości do ograniczenia poboru mocy. Co więcej, dostęp do wszystkich danych jest możliwy w każdej chwili, po zalogowaniu się z dowolnego urządzenia mobilnego do systemu Blue Pillar. Najwyższa pora, żeby sprawdzone na świecie rozwiązanie zostało wdrożone w firmach polskich...

Employer branding – ważny element dla każdej firmy

dodano przez dn. Wrz 5, 2017 w Systemy informatyczne |

Dziś w Pulsie Biznesu możemy ukazał się artykuł, który porusza kwestie związane z dbaniem o wizerunek firmy. Podkreśla się też w nim rolę wpisania działań z zakresu employer brandingu w strategię biznesową. Raport Edelmana „Barometr Zaufania 2017” podnosi bardzo istotną kwestię wizerunkową firmy, jaką jest employer branding. Znajdziemy w nim między innymi odpowiedzi na pytania  o zachowanie równowagi między marketingiem a troską o pracownika oraz o sposobie informowania o employer brandingu z wyczuciem. Z przeprowadzonego badania wynika, że tylko 35% respondentów uważa, że instytucje w Polsce postępują właściwie. Tak druzgoczący wynik plasuje nas na przedostatnim miejscu w rankingu 28 krajów, z czego ostatnie miejsce zajmuje Rosja. Z raportu możemy się też dowiedzieć, że sytuacja nie wygląda różowo w przypadku prezesów i rzeczników prasowych. Ufa im tylko odpowiednio 23 i 14 procent ankietowanych. Employer branding Budowanie marki pracodawcy z tak niskimi wskaźnikami poparcia stanowi nie lada wyzwanie. W employer brandingu dostrzegam pewną dychotomię. Specjaliści od biznesowego PRu  budują idealny, pozbawiony najmniejszej skazy obraz firmy, co zaburza jej odbiór. Z drugiej strony mamy też przedsiębiorstwa, które zaniedbują komunikowanie o swoich działaniach w obszarze employer brandingu ze względu na źle pojmowaną skromność. Dlatego należy znaleźć złoty środek między atakującą reklamą a dyskretną i subtelną promocją. Jeśli firma ma się czym pochwalić, należy to robić. Kluczowe jest przy tym promowanie dobrych praktyk, co zawsze będzie stanowić dla innych inspirację czy motywować do działania. Według Justyny Siwek, kierownik działu HR Poczty Polskiej, zarówno kandydaci jak i pracownicy mają prawo wiedzieć co pracodawca ma im do zaoferowania. Podkreśla też rolę mediów elektronicznych, które ułatwiają dotarcie do konkretnych grup docelowych. Jednak pomimo możliwości jakie dają, Poczta Polska nie lekceważy tradycyjnych kanałów, na których opiera się marketing. Justyna Siwek zwraca też uwagę na rolę wykorzystywanych narzędzi komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, jakimi są intranet, forum pracownicze, portale społecznościowe, ikony i plakaty, prasa lokalna, obecność w wydarzeniach masowych, organizacja dni otwartych itp. W artykule wypowiada się też Radosław Busiło, członek zarządu PR Security. Zwraca uwagę na to, że nie wszędzie rządzi pracownik. W branży ochroniarskiej ludzi zastępują kamery, drony czy systemy autoryzacji, a konkurencja jest na tyle duża, że trzeba ciąć koszty osobowe. Jednak mimo to nie rezygnuje z działań w zakresie employer brandingu, ponieważ zawsze będzie zapotrzebowanie na dobrych specjalistów. Przedsiębiorcy nie powinni również mylić promocji firmy z propagandą, ponieważ każdy niezadowolony pracownik może wytoczyć ciężkie działo w postaci komentarza w Internecie. Czego doskonałym przykładem jest raport...