Google PlusFacebookTwitter

Pitney Bowes i Kyocera pomogą zmierzyć się z RODO

dodano przez dn. Kwi 16, 2018 w Drukarki, RODO, Zarządzanie dokumentem, Zarządzanie korespondencją |

Za ponad miesiąc wejdą w życie nowe przepisy dotyczące wszystkich podmiotów przetwarzających dane osobowe. Firmy i urzędy, banki i szpitale, samorządy i spółdzielnie mieszkaniowe muszą zmienić nie tylko filozofię myślenia nt. ochrony informacji ale przede wszystkim stosowane procedury zabezpieczenia danych.  26 maja br. zacznie obowiązywać Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych czyli RODO/GDPR (ang. General Data Protection Regulation). Za dużo dostępnych danych prywatnych W ostatnich latach konsumenci i klienci w różnych krajach Europy coraz częściej podnosili problemy związane z niewystarczającym zabezpieczeniem i przetwarzaniem danych osobowych przez firmy oraz instytucje. W ostatnim czasie również w Polsce było głośno chociażby o wyciekach informacji nt. pacjentów szpitali, klientów operatorów telefonicznych czy uczniów szkół. Udostępnianie informacji prywatnych, niekontrolowany wypływ i udostępnianie danych i coraz większe ryzyko cyberataków wywoływały w skali makro głosy oburzenia. Podobne głosy, tylko w mniejszej skali wywołują praktyki roznoszenia przez wspólnoty mieszkaniowe i spółdzielnie mieszkaniowe rozliczeń opłat z mieszkańcami bez odpowiedniej anonimizacji danych lub wręczanie przez samorządy nakazów czy wezwań w innej formie niż w kopercie. UE wkracza z rozporządzeniem Unia Europejska obserwując skalę zjawiska i wsłuchując się w głosy organizacji konsumenckich zdecydowała się na zaostrzenie przepisów regulujących cały obszar ochrony danych. Mało kto pamięta, że poprzednia dyrektywa regulująca te kwestie na terenie Unii była z … 1995 r. W tym czasie dokonała się niekwestionowany postęp technologiczny w zakresie gromadzenia i przetwarzanie danych. Przygotowania na wejście w życie przepisów RODO Zgodnie z przepisami to na firmach, samorządach czy spółdzielniach spoczywać będzie odpowiedzialność za wdrożenie procedur przetwarzania danych, zabezpieczania zbiorów czy dostarczenie korespondencji. Konieczność dostosowania prowadzonych działań przez firmy i instytucje do nowych regulacji, wymaga odpowiedniego przygotowania. A czasu jest coraz mniej. Jeszcze w lutym tylko 3 proc. przedsiębiorców badanych przez PwC stwierdziło, że ich firmy są gotowe na wejście w życie przepisów RODO. Co piąty ankietowany przyznał, że w ogóle nie jest na to przygotowany. Od badania PwC minęło trochę czasu. Zarządzający urzędami, spółdzielniami mieszkaniowymi czy nieruchomościami, gdzie każdego dnia drukowanych i wysyłanych muszą być setki stron dokumetów, pełnych danych wrażliwych, intensyfikują prace. Wszystko po to aby uniknąć ogromnych kar, które mogę sięgać nie tylko kilkudziesięciu czy kilkuset tysięcy złotych, ale w skrajnych sytuacjach nawet kilku milionów. „Obecnie obserwujemy coraz większe zainteresowanie, w szczególności ze strony spółdzielni mieszkaniowych kopertownicami Pitney Bowes. Nasi klienci wprost przyznają, że dzięki tym urządzeniom będą mogli, chroniąc dane osobowe zgodnie z wymaganiami RODO, dostarczać pisma i inne dokumenty mieszkańcom. Kopertownice takie jak model DI 380 szybciej i sprawniej zapakują rozliczenia opłat za wodę czy ścieki niż pracownik, który w tym czasie może wykonać inne czynności” – mówi Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów  Pitney Bowes w firmie Arcus. Kyocera już gotowa na RODO Przez lata utarła się tendencja dbania o zabezpieczenia głównie antywirusowe komputerów, a już nie koniecznie o obszar zarządzania drukiem. Nieprzypadkowo w urządzeniach Kyocery zainstalowane są rozwiązanie wzmacniające bezpieczeństwo. Jednym z nich jest identyfikacja użytkownika poprzez kod PIN lub kartę. Zapewnia ona otrzymanie do rąk osób zlecających wydruk dokumentów takich jak decyzje płatnicze, rozliczenia czy wezwania, w których nie brakuje danych osobowych. „Zapewniamy zróżnicowany ze względu na prowadzoną działalność poziom zabezpieczeń, dzięki czemu jesteśmy w stanie sprostać niełatwym wymaganiom stawianym przez RODO. Przedsiębiorca prowadzący średnią firmę, prezes spółdzielni mieszkaniowej czy dyrektor szpitala może być spokojny o ochronę danych w obszarze drukowania. Urządzenia japońskiego producenta posiadają rozwiązania, które zabezpieczają informacje na dyskach urządzeń wielofunkcyjnych czy drukarek oraz funkcje zapewniające bezpieczne monitorowanie i zarządzanie skanowanymi, kopiowanymi i wysyłanymi dokumentami” – mówi Michał Czeredys, prezes spółki...

Optymalizacja korespondencji z klientem

dodano przez dn. Lut 9, 2018 w Optymalizacja procesów, Zarządzanie korespondencją |

Aktywny kontakt z klientem to podstawy działania większych przedsiębiorstw i instytucji, również tam gdzie konieczna jest korespondencja papierowa. Ręczne przygotowanie wysyłki tysięcy listów zajmuje wiele czasu – przy 1000 listach jest to ok. 17 godzin pracy jednego pracownika. Firmy coraz częściej optymalizują ten proces dzięki systemom kopertującym. Kopertownice (inaczej koperciarki) zapewniają one nawet 3500 zakopertowań na godzinę. Przygotowanie rozliczeń i faktur oraz terminowe dostarczenie dokumentów do odbiorców ma duży wpływ na płynność finansową firm takich jak np. dostawcy energii czy przedsiębiorstwa wodno-kanalizacyjne. Dodatkowym atutem jest możliwość pakowania przesyłek o zmiennej ilości kartek w kopercie oraz dodawanie informacji marketingowej. Usprawnienie korespondencji biurowej opiera się również na ciągłym badaniu efektywności na podstawie raportów z wykonanych prac. Wiele firm decyduje się na coraz popularniejsze rozwiązanie, którym jest dzierżawa kopertownicy (wynajem kopertownicy). Instytucje i firmy, w których występuje korespondencja masowa muszą przygotować często kilka razy w miesiącu rozliczenia i faktury do wysyłki. Ręczne wykonanie tego zadania wymaga oddelegowania na całe dni robocze jednej czy nawet kilku osób. Doszło do tego u jednego z klientów, który skorzystał z rozwiązania Pitney Bowes. – Jeden z Urzędów Miasta w województwie kujawsko-pomorskim jak co roku musiał uporać się z przygotowaniem do wysyłki wymiaru podatku lokalnego. Do zakopertowania było około 100 000 decyzji. W przypadku pakowania ręcznego zajmowało to kilkunastu osobom ponad miesiąc. Do pakowania angażowano wszystkich pracowników z działu księgowości i innych działów. Zwykła praca urzędu była paraliżowana na kilka tygodni. Kopertownica obsługiwana przez dwóch pracowników wykonała to zadanie przez około 3 tygodnie. Coraz więcej urzędów miast i gmin inwestuje w urządzenia do kopertowania, by znacząco usprawnić pracę urzędu w pierwszym kwartale każdego roku – mówi Janusz Siemaszko, Product Manager w firmie Arcus...

PCWorld przetestowało urządzenia wielofunkcyjne. Redakcja poleca Kyocera Ecosys M5526cdw

dodano przez dn. Lut 9, 2018 w Drukarki, Poszukiwanie oszczędności w firmie |

MFP Kyocera Ecosys M5526cdw zostało wyróżnione w rankingu laserowych urządzeń wielofunkcyjnych z opcją wydruku w kolorze. PCWorld poleca urządzenie Kyocery, doceniając m.in. jakość wydruku wyróżniającą się na tle konkurencyjnych urządzeń. Testom zostało poddanych aż 8 urządzeń wielofunkcyjnych, które zaspakajają potrzeby mniejszych przedsiębiorstw. Wyniki rankingu będą pomocne dla każdego, kto kierując się potrzebami swojej firmy, szuka dobrych pomysłów na redukcję kosztów drukowania. Kryterium wyboru dla większości klientów jest wciąż „tania drukarka do biura”, jednak cena urządzenia to tylko ok. 10% całkowitego kosztu posiadania (TCO). Ceny testowanych maszyn wahają się w przedziale między 1500 a 2200 zł. Kryteriami rankingu były m.in. wydajność, wyposażenie, opłacalność oraz szereg parametrów technicznych. W starciu o miano najlepszego, kolorowego urządzenia do biura obok Kyocera Ecosys M5526cdw brały udział: Canon i-sensys MF735Cx, Xerox WorkCentre 6515, HP Color Laser Jet Pro M477fdw, Lexmar CX517dn, Brother MFC-L8690CDW, OKI MC573, Ricoh SP C261SFNw. Standardy urządzeń wielofunkcyjnych Wszystkie testowane urządzenia oferują funkcję zautomatyzowanego kopiowania dwustronnego, dysponują gniazdem USB Host oraz pozwalają pracować w roli faksu. Każda z maszyn posiada kasetę na 250 stron z opcją zainstalowania kolejnej. Pojemność maksymalna Kyocera Ecosys M5526cdw to nawet 550 arkuszy A4. Większość testowanych maszyn posiada w standardzie podajnik wielofunkcyjny oraz moduł Wi-Fi. Mocne strony wyróżnionych maszyn Na czołowych pozycjach w rankingu znalazły się m.in. Canon i-sensys MF735Cx, Xerox WorkCentre 6515 oraz HP Color Laser Jet Pro M477fdw. Pierwsze urządzenie wyróżnia bogate wyposażenie i kompatybilność ze wszystkimi znaczącymi usługami druku w chmurze; drugie atrakcyjna cena oraz niskie koszty eksploatacji, a trzecie wydajność. Redakcja doceniła jednocześnie urządzenie wielofunkcyjne Kyocera Ecosys M5526cdw. Za atuty maszyny Kyocery uznała przede wszystkim jakość wydruków, ale również możliwość pracy z wykorzystaniem usług druku w chmurze czy zastosowane oprogramowanie System Command Centre RX. Urządzenie na tle innych ma jeszcze jeden zdaniem PCWorld plus – niewielkie gabaryty i kompaktowy design. Wszechstronność Kyocera Ecosys M5526cdw Urządzenie wielofunkcyjne Kyocera ECOSYS M5526cdw drukuje z prędkością 26 stron na minutę. Maszyna posiada m.in.: tonery o wydajności 3000 stron w kolorze, podajnik dokumentów umożliwiający dwustronne skanowanie, 4,3-calowy intuicyjny panel dotykowy czy klawisze programowe uproszczające obieg dokumentów. Dodatkowo zapewnia gwarancję bezpieczeństwa poprzez SSL, IPsec i funkcje wydruku poufnego oraz wykorzystanie łączności bezprzewodowej, w tym AirPrint, Mopria, KYOCERA....