Google PlusFacebookTwitter

Tanie drukowanie. Jak wybrać najlepszą drukarkę do firmy?

dodano przez dn. Lut 26, 2019 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne, Zarządzanie dokumentem |

Z drukowaniem jest dziś jak z korzystaniem z samochodu firmowego. Mniej istotny jest koszt samego przedmiotu, znacznie ważniejsze stają się koszty użytkowania. Warto więc skupić się na tym, by te wydatki były jak najbardziej efektywne.   Jak wybrać dobrą drukarkę do firmy?   Na rynku samochodowym coraz częściej promowany jest wskaźnik TCO (Total Cost of Ownership), który określa całkowite koszty związane z użytkowaniem danego pojazdu. To koszt zakupu, a także poszczególne elementy, które mają wpływ na to, ile ostatecznie zapłacić za używanie rzeczy. Z tego modelu korzystają również inne branże. TCO jest szczególnie ważnym wskaźnikiem także dla sprzętu biurowego. Należą do nich m.in. drukarki i urządzenia wielofunkcyjne (potocznie określane jako kserokopiarki, ksero). Drukarki firmowe to urządzenia, które muszą być niezawodne i efektywne. Drukowanie nawet kilkuset stron każdego dnia nie jest dla nich niczym niezwykłym. Mało tego, z urządzenia korzystają różne osoby i to z różnym poziomem umiejętności ich obsługi. Jak pokazują dane KPMG, w przeciętnej firmie marnuje się 8 proc. wydruków miesięcznie. W skali roku w firmach marnuje się więc nawet 5 mld stron. Dobre drukarki mają możliwość drukowania dokumentów obustronnie, to skutecznie ogranicza koszty druku.   Najlepsza drukarka do firmy? Dobrze jest optymalnie wykorzystać urządzenia drukujące. Warto sprawdzić kto i ile drukuje. Nowoczesne, profesjonalne urządzenia drukujące mają możliwość ustawienia odpowiednich reguł, wedle których określone grupy pracowników będą mogły drukować dokumenty, wykorzystując konkretne szablony lub parametry. Jeszcze kilka lat temu przedsiębiorcy wybierali urządzenia najtańsze w zakupie. Mniej uwagi poświęcali na to, ile będą wydawać na utrzymanie. Szybko przekonywali się, że eksploatacja drukarki była bardzo droga.   Drukarka atramentowa czy drukarka laserowa Drukarki atramentowe zdecydowanie lepiej odwzorowują kolory. Poleca się je w przypadku mniej intensywnego użytkowania. Jeśli w firmie drukujemy bardzo dużo, to zdecydowanie lepsza będzie drukarka laserowa. Sporo firm decyduje się też na urządzenia wielofunkcyjne. Mają one w sobie moduł drukarki, skanera, kopiarki i faksu. W przypadku takiego urządzenia nie ma znaczenia czy przedsiębiorstwo jest dużą firmą, czy jednoosobową działalnością gospodarczą.   System zarządzania drukiem Profesjonalne urządzenia drukujące umożliwiają kontrolowanie wydruków poprzez system zarządzania. Można je stosować zarówno w dużych, jak i małych firmach. Jeden z najprostszych systemów, czyli kontrola wydruków, pozwoli zmniejszyć koszty nawet o 30 procent.   Outsourcing druku Są przedsiębiorcy, którzy nie chcą kupować urządzenia drukującego. W związku z tym coraz częściej mamy do czynienia z outsourcingiem druku. Pozwala to na efektywne i oszczędne drukowanie. Firma obsługująca proces druku dba, by urządzenia były sprawne i zawsze miały komplet materiałów eksploatacyjnych.   Zamienniki do druku Zdarza się, że przedsiębiorcy jeszcze bardziej chcą obniżyć koszty wydruku. Wiadomo, że w przypadku oryginalnych materiałów eksploatacyjnych zapłacimy więcej. Zamienniki promowane są przede wszystkim niższą ceną. Warto jednak pamiętać, że jeśli zdecydujemy się na zamiennik, producent urządzeń może odmówić gwarancji, gdyby urządzenie przestało działać. Mało tego – zamienniki mają bardzo różną jakość, więc nie zawsze są w stanie spełnić wszystkich oczekiwań. Podsumowując: cena zakupu urządzenia drukującego to zaledwie ułamek kosztów całkowitych użytkowania tego typu sprzętu. Mając przed sobą wieloletnią perspektywę użytkowania drukarki, nie sposób patrzeć wyłącznie na cenę samego urządzenia. Dla świadomego przedsiębiorcy ważne jest też to, ile kosztuje wydruk. Dobrym sposobem jest po prostu obliczenie, ile trzeba zapłacić za każdą wydrukowaną lub skopiowaną stronę. Gdy przemnożymy tę cenę przez ilość wydrukowanych stron np. w ciągu roku to po takich kalkulacjach dokonanie wyboru urządzenia spełniającego nasze wymagania na pewno będzie bardziej efektywne niż wizyta w markecie i zakup „taniej drukarki do...

Aplikacja Arcus MED – odciąża personel, pomaga pacjentom

dodano przez dn. Sty 2, 2019 w Optymalizacja procesów, Zarządzanie dokumentem |

Zmniejszenie obowiązków administracyjnych w służbie zdrowia to stały punkt wszystkich programów naprawczych systemu zdrowia publicznego w Polsce. Aplikacja Arcus MED co prawda nie zwalnia lekarza ze żmudnej „pracy papierkowej”, jednak czyni ten obowiązek łatwiejszym i bezpieczniejszym. Dokumentacja medyczna (EDM) stanowi nieodłączny element procesu leczenia każdego pacjenta. Niestety, jak wskazują sami lekarze, prowadzenie jej zajmuje cenny czas, który powinien być poświęcony pacjentowi. Dodatkowo, wymogiem jest prowadzenie dokumentacji w sposób szczególnie staranny, gdyż podlega ona kontroli. Prawidłowe prowadzenie elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) nakłada na placówki medyczne obowiązek wdrożenia odpowiedniego systemu, który zagwarantuje m.in.: zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem lub utratą zachowanie integralności i wiarygodności dokumentacji stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych jednoznaczną identyfikację osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych i rejestrowanych przez nią zmian możliwość wydrukowania kopii dokumentacji medycznej Aplikacja Arcus MED na urządzenia Kyocera wyposażone w technologię HyPAS pomaga realizować te obowiązki. Dzięki niej proces przygotowania, archiwizacji i obiegu dokumentacji medycznej jest jeszcze prostszy i sprawniejszy. Pozwala ona uprawnionym użytkownikom na łatwe i szybkie wprowadzanie dokumentacji medycznej z poziomu panelu dotykowego urządzenia wielofunkcyjnego Kyocera. Dzięki temu proces tworzenia, archiwizacji i obiegu dokumentacji medycznej jest szybszy i bezpieczniejszy, stanowi mniejsze obciążenie dla personelu służby zdrowia, dzięki czemu może ona poświęcić więcej czasu pacjentom. Aplikacja Arcus MED stworzona została we współpracy z producentami oprogramowania klasy HIS „ESKULAP” oraz KS-Somed. Warto przypomnieć, że zgodnie z art. 56 ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia (tj. z 13 kwietnia 2015 roku Dz. U. 2015 poz. 636 z późń. zm.) elektroniczna dokumentacja medyczna będzie jedyną formą dokumentacji medycznej. Ze względu na skomplikowany proces wdrażania terminy wejścia ustawy były przesuwane. Ostatnia zmiana weszła w życie 13 czerwca 2018 roku, a termin wejścia w życie przepisów wprowadzających elektroniczną dokumentację medyczną ustalono na 1 stycznia 2021 roku. Więcej o aplikacji Arcus...

Aplikacja Centrum Kontaktu – wsparcie techniczne dostępne od ręki

dodano przez dn. Lis 20, 2018 w Systemy informatyczne |

Niesprawne urządzenie wielofunkcyjne kojarzy się z utrudnieniami w codziennej pracy biurowej i oczekiwaniem na serwis. Dzięki aplikacji Centrum Kontaktu wszelkie problemy można rozwiązać łatwiej, szybciej i przyjemniej. Aplikacje Arcus na urządzenia wielofunkcyjne Kyocera (pisaliśmy o nich tutaj) znacznie ułatwiają pracę biura. Aplikacja Arcus Centrum Kontaktu działa jak asystent techniczny przypisany do urządzenia, który zadba o to, by przestoje urządzeń zdarzały się jak najrzadziej i trwały jak najkrócej. Aplikacja zapewnia pełen monitoring stanu urządzenia. Nie tylko możemy w każdej chwili sprawdzić poziom materiałów eksploatacyjnych, ale także wysłać do serwisu zamówienie na nowe tonery. Materiały eksploatacyjne przyjdą, zanim wyczerpią się dotychczasowe. Dodatkowo eliminowane są nieuzasadnione lub omyłkowe zamówienia. Zarządzanie aplikacją odbywa się poprzez ekran dotykowy urządzenia wielofunkcyjnego. Dostęp do serwisu mamy na wyciągnięcie ręki. Coś nie działa tak, jak powinno? Zamiast tłumaczyć problem serwisantowi przez telefon, wystarczy zgłosić usterkę z poziomu aplikacji. Urządzenie posiada funkcję autodiagnostyki oraz może wysłać stronę testową lub przykładową wadliwą kopię. Naprawa przebiega sprawnie i optymalnie – zespół serwisowy dokładnie wie „co dolega”, czy potrzebna jest interwencja oraz ewentualnie jakie części i narzędzia będą potrzebne do uruchomienia urządzenia. Rozwiązanie umożliwia także automatyczną wysyłkę raportów o stanach liczników na wybrany adres mailowy. W praktyce, dzięki aplikacji Contact Center, urządzenie wielofunkcyjne Kyocera potrafi „zadbać o siebie” oraz o komfort użytkownika. Rozwiązanie wpisuje się w ideę Industry 4.0 – „Internetu rzeczy”, uważanego za czwartą falę rewolucji przemysłowej. Urządzenia i systemy stają się częścią inteligentnego środowiska pracy i zyskują autonomię, tak jak w przypadku aplikacji Arcus, która zapewnia urządzeniom zdolność do autodiagnozy i inicjowania kontaktu z serwisem oraz użytkownikiem....

Aplikacje na drukarkę? Tak! Zapewniają wsparcie biznesowe, edukację i rozrywkę

dodano przez dn. Paź 31, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Nowoczesne urządzenia drukujące nie służą wyłącznie do rutynowego odbioru dokumentów. Innowacyjne aplikacje HyPAS stworzone specjalnie na urządzenia wielofunkcyjne marki KYOCERA zamieniają drukarkę w profesjonalne narzędzie wspierające codzienną pracę w biurze lub podczas eventu. Zapewniają również rozrywkę czy edukację. Jak to działa? Bardzo prosto: aplikacje są dostępne z poziomu kolorowego ekranu panelu dotykowego, który standardowo służy do obsługi funkcji druku, kopiowania i skanowania. Wartość dodana w biurze i na imprezie Ile razy potrzebowaliśmy gotowego szablonu często używanego dokumentu, wzoru oferty albo wniosku do pilnego wydrukowania? Z aplikacjami Arcus to żaden problem: wystarczy podejść do urządzenia i wybrać spośród zdefiniowanych szablonów .doc lub .pdf. w aplikacji Repozytorium. Kilka ruchów na panelu dotykowym i wniosek urlopowy wydrukowany. Warto być na bieżąco z kursami walut: z aplikacjami na urządzenia Kyocera to nie problem, nawet gdy czekamy na wydruk większej partii dokumentów. Kalkulator Walut Arcus przeliczy wartość walut z całego świata i udostępni na ekranie. Aplikacja podaje zawsze aktualne kursy, ponieważ są one pobierane w czasie rzeczywistym z serwisu NBP. Konferencja regionalna dla przedstawicieli handlowych może wiele zyskać dzięki urządzeniu wielofunkcyjnemu wyposażonemu w aplikację do ankietowania. Pozwoli ona ocenić, kto posiada największą wiedzę na temat najnowszych procedur i na przykład skierować tę osobę do szkolenia innych. A może chcemy zorganizować zabawny quiz i wybrać króla oraz królową imprezy? Nie ma problemu – dedykowana aplikacja Ankieter nie tylko zapewni interakcję z uczestnikami eventu, a także wydrukuje wyniki w przystępnej i atrakcyjnej formie. Najważniejsza aplikacja w całej branży… Powyższe przykłady nie wyczerpują katalogu aplikacji Arcus. Przede wszystkim brakuje tej najbardziej kluczowej. Twojej własnej. Specjaliści Arcus, w odpowiedzi na potrzeby klientów, oferują „szyte na miarę” aplikacje do zastosowań biznesowych lub innych, z której będziesz mógł skorzystać nie tylko wtedy, gdy udasz się po wydruk. Dedykowana aplikacja pozwoli w pełni wykorzystać potencjał technologii używanych w Twojej...

Jak oszczędzać na obiegu faktur?

dodano przez dn. Paź 12, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Stałe monitorowanie wydatków i efektywne ich ograniczenie jest podstawą każdego biznesu. Nie zawsze jest ku temu odpowiedni czas, nawet obecnie, kiedy gospodarka się rozwija, a wysoka konsumpcja napędza zyski przedsiębiorcom. Przy sprzyjającej koniunkturze wielu z nich koncentruje się na bieżących zadaniach. Mniej uważnie analizuje koszty, a na później przekłada decyzje, które mogą je zminimalizować.   Nie warto czekać na redukcję kosztów aż do czasu ochłodzenia koniunktury. Wbrew pozorom reorganizacja wydatków nie wymaga rewolucyjnych zmian w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Przedsiębiorcy i menadżerowie, gdy już zdecydują się na poszukanie oszczędności, w pierwszym etapie biorą pod lupę produkcję oraz świadczenie usług. Na dalszy plan schodzą inne obszary, takie jak flota samochodowa, zarządzanie drukiem czy obieg faktur. Czynności związane z tym ostatnim zadaniem są zwykle rozproszone pomiędzy różne osoby i jednostki organizacyjne. A szkoda, bo często do małych nie należą.   Papierowe faktury ktoś przecież musi wprowadzić do systemu, przekazać do odpowiednich komórek, dołączyć do dokumentacji. Potem zwykle zostają jeszcze wypożyczane, czasem kopiowane i archiwizowane. To wszystko oznacza zaangażowanie czasowe pracowników. A mogliby w tym czasie z większym pożytkiem dla pracodawcy wykonać inne zadania. Z kolei faktury otrzymywane w wersji elektronicznej są w niejednej firmie wciąż drukowane, pomimo postępującej digitalizacji. Papierowe wersje kosztują, nawet jeśli przygotujemy je wykorzystując najbardziej wydajne drukarki czy urządzenia wielofunkcyjne.   Alternatywą okazują się wciąż niedoceniane rozwiązania pozwalające na skanowanie i OCR nie tylko faktur, ale również innych dokumentów, takich jak wnioski czy zapytania ofertowe. Mechanizm działania takich rozwiązań sprowadza się do kilku kroków. Wpływające faktury kosztowe są skanowane. System sam rozpoznaje ich fragmenty, automatycznie wybiera dane takie jak daty, terminy, wartości netto i brutto czy numery NIP i transferuje do programów zewnętrznych. Dobrym przykładem tego rodzaju narzędzia jest Fakturomat opracowany przez bielsko-bialską firmę Docusoft, wchodzącą w skład Grupy Arcus.   Efektem zastosowania Fakturomatu są oszczędności, które wręcz zaskakują przedsiębiorców. Zgodnie z szacunkami korzystanie z tego narzędzia okazuje się być aż trzy razy tańsze niż koszty, jakie trzeba ponosić na analogiczne czynności, które wykonają pracownicy. Do tego ograniczane są również koszty druku. Co ciekawe Fakturomat został opracowany w sposób pozwalający na zamienianie obrazów na dane również z innych dokumentów, takich jak na przykład druki magazynowe czy transportowe.   Po Fakturomat sięgają m.in. sieci handlowe, dzięki czemu na bieżąco uzyskują informacje na temat niezgodności w dostawach towarów. Opracowane przez Docusoft narzędzie, zaczytuje faktury towarowe i pozwala na ich automatyczne porównanie nie tylko z zamówieniami, ale również z dokumentami magazynowymi. Osoby korzystające z Fakturomatu w sieciach handlowych chwalą sobie również przejrzystą formę przedstawiania wyników w postaci pokazania różnic pomiędzy poszczególnymi pozycjami.   Korzystanie z tego rozwiązania przynosi szereg różnych korzyści. Eliminuje błędy ludzkie w procesie umieszczania danych z faktur w systemach zewnętrznych. Pozwala również efektywniej wykorzystać pracę osób oddelegowanych do obsługi faktur. Pamiętajmy, że pracownicy stają się coraz bardziej wymagający i niekoniecznie interesuje ich wykonywanie powtarzalnych zadań. Czynność związane z obsługą faktur do nich właśnie należą. Z kolei menadżerowie i pracodawcy są zainteresowani minimalną rotacją w swoich zespołach. Do tego przyczyni się korzystanie z rozwiązania takiego jak Fakturomat. Płynnie zadba on o implementację danych z faktur do programów informatycznych, odciążając osoby, które zajmowały się tym zadaniem. A wtedy można powierzyć im inne, bardziej wymagające...