Google PlusFacebookTwitter

Bezpieczne zarządzanie korespondencją

dodano przez dn. Lip 11, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie korespondencją |

Na internetowych stronach Business Magazine został opublikowany artykuł „Korespondencja masowa może być szybka i bezpieczna” na temat rozwiązań do obsługi korespondencji masowej takich jak adresarki, kopertownice czy otwieraczki. Wszystkie te narzędzia są efektywniejsze niż nawet najbardziej skrupulatni i wydajni pracownicy. Jednocześnie zastosowanie adresarek czy kopertownic np. przez spółdzielnie czy firmy dostarczające media oznacza kres doręczania listów przez oddelegowanych pracowników czy zatrudnianych na godziny studentów, którzy nie zawsze dokładali należytych starań do odpowiedniej ochrony danych osobowych. Pamiętajmy, że dbałość o dane wrażliwe dotyczy w zasadzie każdego obszaru w biurze, także odbierania i wysyłania listów. W ostatnim półroczu przepisy sławnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO), stały się niemałym wyzwaniem dla menadżerów i zarządzających firmami czy instytucjami. Coraz częściej poszukiwane były i wciąż są narzędzia zwiększające bezpieczeństwo procesów obsługi korespondencji. Dostępne w ofercie Arcusa rozwiązania do obsługi korespondencji masowej amerykańskiego producenta Pitney Bowes spełniają wymagania RODO. Są równie przydatne co narzędzia umożliwiające bezpieczne zarządzanie i monitorowanie kopiowanych, skanowanych i wysyłanych dokumentów przy wykorzystaniu drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych japońskiej Kyocery. Cytowany przez Business Magazine, Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus SA. Zauważa: „Kopertownice, takie jak model DI 380, nie tyko szybciej zapakują dokumenty czy opłaty, ale jednocześnie chronią dane osobowe zgodnie z wymaganiami RODO. Z tego też powodu obserwujemy w ostatnim czasie wzrost zainteresowania naszymi produktami”. Tak jak modele drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych Kyocera, tak również rozwiązania od obsługi korespondencji masowej Pitney Bowes, mogą być zakupione, ale nie koniecznie. Arcus proponuje swoim partnerom i klientów dzierżawę drukarek i mfp, ale również kopertownic czy adresarek amerykańskiego producenta. Miesięczny czynsz za szybkie i bezpieczne korzystanie z tych ostatnich narzędzi to wydatek rzędu kilkuset złotych....

Jak ważny jest audyt w procesie minimalizowania kosztów druku?

dodano przez dn. Lip 9, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Czy do obsługi 80 pracowników dużego biura zarządzania nieruchomościami potrzebnych jest 17 drukarek i trzy skanery? A może wystarczy mniej? Czy warto je zastąpić urządzeniami wielofunkcyjnymi, które nie tylko drukują, ale również kopiują i skanują? Ile to wszystko kosztuje i czy może mniej? Na te pytania chcą znać odpowiedź szefowie i menadżerowie firm zainteresowani zoptymalizowaniem obszaru druku. O tym, w jaki sposób się do tego przygotować, czy jest to czasochłonne i jakie znaczenie ma audyt w procesie minimalizowania wydatków ponoszonych na drukowanie, mówi artykuł pt. „Diagnoza drogą do oszczędności”, dostępny na internetowych stronach dziennika „Rzeczpospolita”. Wielu pracowników, szczególnie w większych organizacjach i instytucjach publicznych lubi korzystać z utartych rozwiązań czyli np. z drukarki podłączonej w pokoju, a nie z urządzenia wielofunkcyjnego ustawionego na korytarzu. I nie koniecznie zwraca uwagę na koszty z tym związane. Im więcej drukarek, tym zwykle są one większe. Czasem rosną wręcz lawinowo za sprawą różnych materiałów eksploatacyjnych czy opłacenia wizyt serwisantów obsługujących poszczególnych producentów. Zmiana utartych zwyczajów może być powodem narzekań, ale wcale tak być nie musi. Wystarczy odpowiednio ją zaplanować, skonsultować i wyjaśnić zmiany i wskazać na korzyści. Audyt pozwala nie tylko na precyzyjne określenie kosztów druku, ale również na optymalne dostosowanie ilości i rodzaju urządzeń potrzebnych w danej organizacji. Pomagają w tym eksperci Arcusa. Cytowany w artykule „Rzeczpospolitej” Łukasz Rumowski,  Dyrektor Działu Rozwoju Produktu w Arcus, tłumaczy:  „Eksperci Arcusa sprawnie przeprowadzają audyty niezależnie od wielkości organizacji. W ich efekcie przedstawiane są rekomendacje dotyczące zarówno obniżenia kosztów druku, jak i efektywniejszego wykorzystania posiadanych przez klienta urządzeń oraz sugestie usprawnienia w organizacji biura w tym zakresie”. W artykule omówione zostały różne zakresy audytu i informacje nt. drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych oraz ich użytkowników, jakie są analizowane w trakcie jego przeprowadzania. Przypomniano, że pozwala on również na wskazanie najbardziej wyeksploatowanego i generującego najwyższe koszty sprzętu. Wśród korzyści jakie przynosi firmom zainteresowanym tańszym drukiem dogłębny audyt tego obszaru, wskazano również określenie zakresu dostępu poszczególnych pracowników do różnych opcji drukowania....

Szybkie zarządzanie korespondencją masową

dodano przez dn. Lip 2, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, RODO, Zarządzanie korespondencją |

Żmudne i czasochłonne, odrywające od codziennych obowiązków i męczące – tak postrzegane są w firmach zadania związane z przygotowaniem w określonym czasie kilkuset czy kilku tysięcy pism do wysłania. Na rynku dostępne są jednak rozwiązania, które doskonale zastępują pracowników w realizacji takich czynności, jak przygotowanie korespondencji do wysyłki czy otwieranie wpływających listów. Na temat efektywności kopertownic i adresarek można przeczytać w artykule „Szybsza komunikacja z klientem”, dostępnym na internetowych stronach dziennika „Rzeczpospolita”.   Zarządzający spółdzielniami mieszkaniowymi, urzędami czy firmami dostarczającymi media co najmniej kilka, a nawet kilkanaście razy w roku, muszą przygotować do wysyłki tysiące pism. Ta konieczność wymaga zorganizowania w odpowiedni sposób pracy zespołu, a czasem nawet oddelegowania pracowników z innych komórek. Pozostaje jeszcze presja czasu. Wszystko dlatego, że dokumenty muszą dotrzeć do adresata w ściśle określonym terminie. Nie jest to łatwe zadanie, tym bardziej że wejście w życie przepisów RODO wymusza na samorządach, firmach czy spółdzielniach większą dbałość o przetwarzanie danych i dostarczenie korespondencji. Idealnym rozwiązaniem w tej sytuacji jest skorzystanie z urządzenia takich jak otwieraczki, adresarki czy kopertownice amerykańskiej firmy Pitney Bowes dostępne w ofercie Arcusa.   Czas pracy urządzeń realizujących korespondencję masową jest zdecydowanie krótszy niż czas, jaki przeznaczy człowiek, zajmując się taką samą liczbą pism. Jak zauważa Maciej Ziemski, dyrektor sprzedaży produktów Pitney Bowes w Arcus S.A. w publikacji „Rzeczpospolitej”: „Pracownik jest w stanie przygotować do wysyłki jeden list na minutę, czyli około 60 listów na godzinę. Trudno się spodziewać, aby utrzymał jednakowe tempo pracy przez cały dzień. Potrzebuje również przerw w przeciwieństwie do kopertownic. Urządzenia zapakują nawet 3000 pism w ciągu godziny, czyli tyle samo co człowiek przez jakieś sześć dni”.   Wśród rozwiązań do obsługi korespondencji równie efektywne jak kopertownice są adresarki i otwieraczki. Te pierwsze urządzenia, wykorzystując druk atramentowy w wysokiej rozdzielczości, są w stanie zaadresować od 10 000 do 30 000 kopert w ciągu godziny i to niezależnie od ich formatu. Z kolei otwieraczki usprawniają proces odbioru korespondencji przychodzącej. Wykorzystując tego rodzaju urządzenia, firmy i instytucje mogą otwierać korespondencję w tempie od 400 nawet do 600 kopert na minutę.   Biorąc pod uwagę efektywność, z jaką pracują urządzenia obsługujące korespondencję masową, nie może dziwić, że coraz więcej klientów interesuje się zakupem czy dzierżawą otwieraczek, adresarek czy kopertownic. W ostatnim czasie to drugie rozwiązanie zyskuje na popularności. Czynsze dzierżawne są niewielkie w porównaniu do korzyści, sięgają zaledwie kilkaset złotych miesięcznie....

„Sharing economy” po polsku na przykładzie wspólnego korzystania z drukarek

dodano przez dn. Cze 26, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Zarządzanie dokumentem |

15 lat temu wydany został pierwszy numer polskiej edycji „Harvard Business Review”. Polska w 2003 r. nie była jeszcze członkiem Unii Europejskiej, a internauci nie korzystali ani z Facebooka, ani z Twittera. Przez ten czas HBRP wielokrotnie zmieniał swoją formułę, konsekwentnie opisując transformacje firm, nowe strategie czy modele zarządzania. Magazyn z okazji jubileuszu przygotował wyjątkową publikację, w której zamieścił kolejne idee opisywane na jego łamach w poszczególnych latach. W wydaniu specjalnym „Harvard Business Review” znaleźć można również artykuł na temat współdzielenia po polsku, gdzie jako przykład tego zjawiska opisano sieci samoobsługowych stanowisk drukujących Arcus Kyocera Zeccer. Jak się okazuje „sharing economy”, czyli popularny trend polegający na współużytkowaniu dóbr i ograniczeniu konsumpcji, staje się coraz bardziej popularny nie tylko w Stanach Zjednoczonych czy w krajach Europy Zachodniej, ale również w Polsce. Polacy coraz częściej sięgają po samochody w ramach carsharingu, chociaż przez lata niemal wyłącznie je kupowali. Ogromną popularnością cieszą się również rowery miejskie. Sieć wypożyczalni w Warszawie czy Lublinie cały czas się rozszerza. Kolejne miasta decydują się na wdrożenie systemów miejskich rowerów. Również, co można przeczytać w artykule pt. „Łatwiejsze drukowanie poza domem i pracą”, Polacy zmieniają swoje podejście do drukowania. Gospodarka współdzielenia nie ominęła także tej dziedziny. Drukarka w domu przestała być atrakcyjnym rozwiązaniem. Raz, że jest wykorzystywana sporadycznie, a dwa, że zajmuje tak cenną przestrzeń. Kiedy wydruk dokumentu czy pracy zaliczeniowej jest niezbędny wystarczy skorzystać z samoobsługowego stanowiska drukującego Arcus Kyocera Zeccer. Sieć jest już dostępna w 18 miastach Polski i na tym nie koniec. Tylko w ostatnim czasie uruchomiono drukarki w pięciu Urzędach Skarbowych oraz pierwszym Urzędzie Wojewódzkim. Do korzystania z sieci samoobsługowych drukarek przekonuje szybkość i wygoda tego rozwiązania. Potrzebny jest jedynie komputer, tablet lub telefon z dostępem do internetu i adres mailowy, z którego wysłane zostaną pliki na wybraną drukarkę.  W odpowiedzi korzystający otrzymuje informację o opłacie. Może uregulować ją kartą, BLIK-iem lub przelewem, a potem odebrać materiał z urządzenia.  Cały proces – co bardzo ważne szczególnie od czasu wejścia w życie przepisów RODO – jest niezwykle bezpieczny. Wszystko dlatego, że system automatycznie usuwa dokumenty bezpośrednio po wydrukowaniu. „Dzięki naszemu rozwiązaniu klienci nie tracą czasu i energii na kupno, serwis czy naprawę drukarki. Potrzebując dokumentu w papierze, wydają dyspozycje za pomocą komputera lub smartfonu i odbierają wydruki w dogodnym dla nich miejscu. Ich wysoką jakość gwarantują wielofunkcyjne urządzenia Kyocera Document Solutions (KDS) znane nie tylko z trwałości i wydajności, ale również z zapewnienia bezpieczeństwa i poufności dokumentów oraz danych. Jestem przekonany, że Polacy polubią proste i wygodne rozwiązanie firm Arcus, Kyocera i Zeccer, tak jak pokochali rowery miejskie” – komentuje na łamach „Harvard Business Review” Michał Czeredys, prezes firmy...

Bezstresowe drukowanie i skanowanie

dodano przez dn. Cze 8, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie |

Zmniejszenie liczby urządzeń drukujących w dużych firmach czasem może powodować kolejki po wydruk. To już prosta droga do niezadowolenia pracowników. Użytkownicy urządzeń wielofunkcyjnych naturalnie nie chcą i nie lubią czekać. Tak samo drażni ich poziom zaawansowania ustawień. Niektóre osoby odczuwając wręcz niechęć do korzystania z różnych opcji drukowania. A przecież rozbudowanych możliwości jak i kolejek można uniknąć. Pomaga w tym pakiet Arcus Comfort. Rozwiązanie grupy Arcus zostało oparte na urządzeniach Kyocery i oprogramowaniu wspierającemu. Dzięki niemu korzystanie z urządzeń wielofunkcyjnych przestaje być stresujące, a staje się wygodne. Pomaga intuicyjna obsługa, proste ustawienia i opcje takie jak „skan do siebie”. Arcus Comfort to ekosystem szczególnie przyjazny w procesie użytkowania systemu obiegu dokumentów. Chwilowo niesprawne urządzenie przestają być problemem. Z pomocą przychodzi funkcja wydruku podążającego. Niezwykle potrzebne w danej chwili dokumenty zostają wydrukowane na innym urządzeniu. Czasami pracownicy potrzebują bardzo szybko wykonać skan dokumentu. Jednak dla wielu z nich skaner jest niemal tak nieintuicyjny jak fax. W pakiecie Arcus Comfort każdy będzie mógł uzyskać skan w odpowiedniej jakości bez zbędnych komplikacji. Wystarczy po autoryzacji na urządzeniu wielofunkcyjnym wskazać swój adres mailowy i zatwierdzić polecenie przyciskiem „wyślij”. Zeskanowany dokument trafi na skrzynkę...

Oszczędne drukowanie z Arcus Saver

dodano przez dn. Maj 29, 2018 w Drukarki, Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Zarządzanie dokumentem |

Czy upadające drzewo po środku bezludnej puszczy wydaje dźwięk? Możemy długo rozważać ten problem, ale szef na pewno wyobraża sobie upadające drzewa wraz z kolejnymi wydrukowanymi kartkami. Gdyby nie optymalizacja druku spirala kosztów w tym obszarze rosłaby szybko. W wielu firmach i urzędach wiedza na temat ich źródeł pozostaje znikoma. Tymczasem pełna kontrola nad kosztami związanymi z drukowaniem jest możliwa dzięki pakietowi funkcjonalnemu Arcus Saver. Zamiast odgłosu ścinanych drzew managerowie zaczną słyszeć dźwięk zaoszczędzonych monet! Arcus Saver to jeden z trzech obok Arcus Security i Arcus Comfort pakietów funkcjonalnych przygotowanych przez grupę Arcus. Dzięki nim wydruki w urzędach i przedsiębiorstwach stają się bezpieczne, wygodne i co bardzo ważne oszczędne.  Na pakiety składają się urządzenia wielofunkcyjne i drukarki laserowe Kyocera  wraz z odpowiednio dopasowanym oprogramowaniem.  Pakiet sprzętowo-software’owy Arcus Saver pozwala na wygenerowanie miesięcznych podsumowań i szczegółowych raportów, gdzie znaleźć można precyzyjne informacje na temat ilości stron, właścicieli poszczególnych wydruków czy kosztów wykonanej pracy. Umożliwia również tworzenie profili użytkowników. Dzięki nim nie wszyscy pracownicy będą mogli korzystać ze wszystkich opcji drukowania. Dodatkowo pozawala również na wprowadzenie limitów wydruku, a to kolejna opcja przyczyniająca się do obniżenia kosztów. Arcus Saver jest skutecznym narzędziem dla firm i urzędów, które nie posiadają pełnej wiedzy na temat faktycznie ponoszonych wydatków związanych z drukiem. Nie znają jego prawdziwych źródeł. Dzięki niemu można dowiedzieć się, które osoby to miłośnicy drukowania w kolorze, a które po prostu klikają „drukuj”, nie bacząc na liczbę stron dokumentu czy potrzebę posiadania w papierze np. całego maila z długą, wcześniejszą korespondencją. Pełna kontrola nad kosztami staje się możliwa z Arcus Saver, które wychodzi naprzeciw potrzebom nowoczesnych biur. Zintegrowany sprzęt z pakietem oprogramowania pozwala liczyć zaoszczędzone pieniądze i przeznaczyć je na inne cele. Jakie? Tu propozycji może być wiele! Jedna z nich to zakup systemu telematycznego Brumgo. Dzięki niemu firmy zyskują pełną wiedzę nt. floty samochodowej, co prowadzi, tak jak w przypadku korzystania z Arcus Saver, do kolejnych...

Kupno prądu online? Czemu nie!

dodano przez dn. Maj 28, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne |

Coraz więcej przedsiębiorców zastanawia się, jak zredukować koszty za energię. Kieruje nimi nie tylko naturalna potrzeba szukania oszczędności, ale również starania o budowę wizerunku firmy odpowiedzialnej ekologicznie. Tańszego prądu szukają nie tylko duże przedsiębiorstwa, ale również małe i średnie firmy. Porównanie ofert energii i sprzedaż prądu online stają się coraz bardziej popularne. Widząc zmieniające się zachowania rynku sprzedawcy energii, nie pozostali obojętni. Przekonać klientów do siebie próbują konkurencyjnymi, często zmieniającymi się cenami i promocjami. Mnogość ofert i ich zawiłość niejednego przytłacza, a porównanie i precyzyjne wyliczenie kosztów może przysporzyć niemałych trudności.   Mimo tego dynamiczni i nowocześni przedsiębiorcy wiedząc, że tani prąd jest na wyciągnięcie ręki, drążą przysłowiową skałę. Dokonują wyliczeń i porównań, zmieniają dostawców. W efekcie uzyskują niższy rachunek za prąd nawet o 30 procent. Jak to jest możliwe? Kluczem do sukcesu musi być precyzyjne dostosowanie zakupów energii elektrycznej do realnych potrzeb danej firmy. Pomoże w tym platforma zakupowa Enbay.pl na którą składa się m.in. z innowacyjna porównywarka ofert energii oraz eksperci z spółki Durau wchodzącej w skład grupy Arcus.   To właśnie ta firma z myślą o podmiotach, które chcą płacić mniej za prąd, stworzyła platformę sprzedaży energii elektrycznej i gazu dla małych i średnich przedsiębiorstw. Postawiła na metodę multisprzedaży popularnej m.in. w branży ubezpieczeniowej. Dzięki Enbay.pl zainteresowany zamianą sprzedawcy energii korzysta z aktualnych ofert rynkowych rekomendowanych sprzedawców. Jest ich aż 11.  Oferty są niezależnie porównywane, a kalkulacje uwzględniają aktualizowane cenny i bieżące promocje dzięki czemu możliwe jest precyzyjne policzenie ceny końcowej. Cały proces sprzedaży (uzupełnienie danych, porównanie ofert, wygenerowanie zestawień) odbywa się online na platformie Enbay.pl. Do dyspozycji na każdym etapie są niezależni doradcy.   „Korzystanie z Enbay.pl jest bezpłatne i co równie ważne niezwykle proste. Zabiera nie więcej niż kilkanaście minut. Proponujemy dwie drogi do najtańszego dostawcy prądu. Można skontaktować się z doradcą lub samemu wybrać taryfę w oparciu o swoje dane i aktualną cenę gazu i energii. Potem następuje porównanie ofert i wygenerowanie umowy. Zgodnie z życzeniem klienta umowa zostanie dostarczona albo w formie elektronicznej albo papierowej. Podpisana po zeskanowaniu może być wysłana do nas e-mailem, z kolei oryginały dokumentów odbiera kurier. Jak widać tańszy prąd jest na wyciągnięcie ręki” – wyjaśnia Rafał Kręcisz, prezes firmy...

Czy warto ręcznie wprowadzać dane do systemów?

dodano przez dn. Maj 22, 2018 w Optymalizacja procesów, Poszukiwanie oszczędności w firmie, Systemy informatyczne |

Pisma, wnioski, faktury, oferty, podania… każda firma czy instytucja codziennie otrzymuje setki czy tysiące dokumentów. Zawarte na nich dane trafiają do systemów informatycznych. Zwykle są wprowadzane ręcznie, ale jest też inny sposób, o którym można przeczytać w opublikowanym na internetowych stronach Rzeczpospolitej artykule „Automatyczne zaczytywanie danych”. Mowa w nim o Fakturomacie, czyli narzędziu do rozpoznania, zinterpretowania, sprawdzania i wreszcie wysłanie danych z faktur do dalszego wykorzystania. Fakturomat opracowała wchodzącą w skład grupy Arcus spółka Docusoft. Pracownik wprowadzając kolejne dane z faktur takie jak: numer, data wystawienia, wartości netto i brutto szybko może się nudzić i stopniowo tracić koncentrację. O błędy nie trudno. Wprowadzone do systemów księgowych danych muszą zostać dodatkowo sprawdzone. To wszystko kosztuje. Jak mówią szacunki 70 groszy wynosi koszt wprowadzenia przez pracownika jednej faktury do systemu. Dzięki rozwiązaniom informatycznym to około 20-30 groszy. Działanie Fakturomatu jest niezwykle proste i skuteczne. W pierwszym etapie dane są zaczytywane z faktury papierowej  lub jej postaci elektronicznej. Potem, już w etapie interpretacji następuje ich selekcja zgodnie z przyjętymi założeniami. Może to być np. data, NIP czy wartość. Wreszcie po  weryfikacji sum czy poprawności podanego konta bankowego dane zostają przesłane do systemu obiegu dokumentów. Narzędzie oferowane przez Docusoft może zostać z powodzeniem wykorzystane podczas weryfikacji dostaw towarów. Zaczytując faktury towarowe, porównuje informacje z zamówieniami i dokumentami magazynowymi. Dzięki temu szybko i sprawnie wykrywa wszelkie niezgodności. Fakturomat może być stosowany jako niezależny produkt. Jest również dostępny jako moduł systemu Vario czyli oprogramowania, które m.in. od strony operacyjnej, dokumentacyjnej czy realizacji budżetu wspiera zarządzanie projektami. Fakturomat podczas odbywającej się w kwietniu Gali Technobiznes otrzymał tytuł Hit 2018 roku. Wyróżnienie przyznaje Kapituła Redakcji Gazety Bankowej doceniając produkty i usługi, które mogą stać się popularne na rynku w najbliższych miesiącach. Na stronie docusoft.pl można znaleźć więcej informacji nt. potencjału elektronicznego obiegu...